Assistant à la reconduction des contrats

(Contrats/Entretien / Reconduction des contrats)

L'essentiel...

À savoir...

La reconduction consiste à prolonger des contrats existants ou à créer de nouveaux contrats sur la base de contrats existants. Cette reconduction est réalisée via cet assistant de reconduction.

Pour quoi faire ?

Cette option vous offre la possibilité de reconduire les contrats quels que soient leur mode de reconduction (tacite ou non) et leur état (actif, clôturé, inactif, etc.).
L'objectif de cet assistant est de grouper vos opérations de reconductions et de limiter vos saisies, afin de vous faire gagner un maximum de temps dans votre gestion quotidienne.

En pratique...

Cette option vous permet de :

• créer de nouveaux contrats possédant les mêmes caractéristiques que les contrats d’origine

• ou de prolonger les contrats existants en mettant à jour leurs dates de début et de fin

Les cadenciers d'intervention et de facturation des contrats reconduits seront intégralement recalculés à cette occasion.

L'assistant est composé de trois pages.
Les sélections s'effectuent sur la première page :

Dans la partie Sélection, renseignez la date maximale des contrats à afficher et filtrez l'affichage des contrats (par famille, mode de reconduction, contrat type, client, contrat, etc.),

Dans la partie Reconduction, pilotez le traitement de reconduction en préférant la création ou la modification des contrats, en indiquant le calcul souhaité pour la mise à jour des cadenciers d’intervention et de facturation et, éventuellement,  en majorant le montant total du contrat, et en rafraîchissant les adresses du contrat (au regard des données des fiches des clients).

Cliquez sur le bouton Suivant pour afficher la deuxième page de l'assistant,

La deuxième page de l'assistant affiche la liste des contrats issus de la sélection effectuée sur la première page de l'assistant. Par défaut, tous les contrats de la liste sont sélectionnés. Pour ôter certains éléments de la liste, cliquez sur le bouton .

Pour une plus grande précision dans le traitement, le logiciel vous autorise à contrôler, modifier et valider ces modifications manuellement.

Une fois les modifications terminées, cliquez à nouveau sur le bouton Suivant pour valider votre choix et passer à la troisième page de l'assistant.

La troisième page de l'assistant offre un récapitulatif de ce que le traitement de reconduction va effectuer. Pour enregistrer définitivement la reconduction des contrats sélectionnés, cliquez sur le bouton Valider.

Une quatrième page affiche un rapport de traitement, contrat par contrat, afin de vous permettre un regard exhaustif de votre reconduction.

Aller plus loin...

Lors d'une reconduction de contrat, les paramètres généraux, le cadre d’intervention et les paramètres de garantie sont automatiquement récupérés. Les cadenciers d’intervention et de facturation sont quant à eux automatiquement renouvelés.

Pour obtenir de plus amples informations sur les contrats, cliquez ici.

Pour obtenir de plus amples informations sur les échéanciers de facturation, cliquez ici.

Pour obtenir de plus amples informations sur le cadre d'intervention, cliquez ici.

Pour obtenir de plus amples informations sur les cadenciers d'intervention, cliquez ici.

L'aide champ par champ...

Première page de l'assistant : Critères de sélection

Sélectionnez soigneusement les contrats qui seront reconduits...

Date maximale

A partir de ce champ, précisez la date que vous souhaitez considérer comme date limite de reconduction. Ainsi, seuls seront pris en compte les contrats arrivant à échéance, au plus tard, à la date limite de reconduction définie à partir du présent champ.

Cette date est affichée selon le format suivant : JJ/MM/AA.

Par défaut, ce champ affiche la date courante de votre ordinateur.
Pour préciser les dates de votre choix, vous pouvez également accéder au calendrier via un simple clic sur l'icône
Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur l'utilisation du calendrier, cliquez ici.

Contrat type

Ce champ vous permet d'accéder à la liste des contrats types et de sélectionner un ou plusieurs d'entre eux, dans le but d'affiner le champ d'application de l'assistant.
Pour ce faire, vous devez cliquer sur l'icône du présent champ ou appuyer sur la touche F4 de votre clavier.

Rappelons que les contrats types sont rattachés aux contrats via l'en-tête des contrats.
Lors du traitement, les informations spécifiées à partir de ce champ seront combinées aux autres filtres.
Les éléments proposés au sein de la liste des contrats types doivent avoir été préalablement créés à partir du menu Fichiers / Contrats types.

Pour obtenir de plus amples informations sur les contrats types, cliquez ici.

Client

Ce champ vous permet d'accéder à la liste des clients et de sélectionner un ou plusieurs d'entre eux, dans le but d'affiner le champ d'application de l'assistant.
Pour ce faire, vous devez cliquer sur l'icône du présent champ ou appuyer sur la touche F4 de votre clavier.

Rappelons que les clients sont rattachés aux contrats via l'onglet Général des contrats.
Lors du traitement, les informations spécifiées à partir de ce champ seront combinées aux autres filtres.
Les éléments proposés au sein de la liste des clients doivent avoir été préalablement créés à partir du menu Fichiers / Clients.

Pour obtenir de plus amples informations sur les clients, cliquez ici.

Contrat

Ce champ vous permet d'accéder à la liste des contrats et de sélectionner un ou plusieurs d'entre eux, dans le but d'affiner le champ d'application de l'assistant sur un ou plusieurs contrat(s).
Pour ce faire, vous devez cliquer sur l'icône du présent champ ou appuyer sur la touche F4 de votre clavier.
Lors du traitement, les informations spécifiées à partir de ce champ seront combinées aux autres filtres.
Les éléments proposés au sein de la liste des contrats doivent avoir été préalablement créés à partir du menu Contrats\Entretien / Contrats.

Pour obtenir de plus amples informations sur les contrats, cliquez ici.

Etat contrat

Ce champ est par défaut réglé à Actif.
Sélectionnez le statut des contrats que vous souhaitez reconduire :

• Actif

• Suspendu

• Clôturé

• Inactif

• Tout

Seuls les contrats correspondant aux états sélectionnés ainsi qu'aux autres critères de filtres seront reconduits.
Rappelons que l'état des contrats est défini en en-tête de la fiche Contrat. Cliquez ici pour obtenir de plus amples informations.

Vous pouvez procéder à une multi-sélection dans la liste accessible depuis ce champ.

Mode de reconduction

Ciblez grâce à ce champ le mode de reconduction des contrats qui vous souhaitez reconduire :

Aucun : Seuls les contrats pour lesquels le champ Mode de reconduction est réglé à Aucun (onglet Général de la fiche Contrat) et répondant aux autres critères de filtre seront proposés dans le tableau ci-dessous.

Tacite : Seuls les contrats pour lesquels le champ Mode de reconduction est réglé à Tacite (onglet Général de la fiche Contrat) et répondant aux autres critères de filtre seront proposés dans le tableau ci-dessous.

Tout : Tous les contrats répondant aux autres critères de filtre seront proposés dans le tableau ci-dessous, que le champ Mode de reconduction de ces contrats soit réglé à Tacite ou à Aucun (onglet Général de la fiche Contrat).

Première page de l'assistant : Reconduction

Moyen de reconduction

Ce champ vous permet de sélectionner le mode de reconduction que vous souhaitez appliquer, par défaut, à vos divers contrats.

Veillez à ne pas confondre reconduction et prolongation.
La présente option ne sert pas à prolonger les contrats, mais bien uniquement de reconduire.
A cette occasion, l'échéancier de facturation et le cadencier d'intervention seront d'ailleurs entièrement recalculés (et pas seulement complétés).

Sélectionnez un mode à l'aide de l'icône ou de la touche F4, vous avez le choix parmi les deux options suivantes :

Créer un nouveau contrat : sélectionnez cette option si vous souhaitez créer de nouveaux contrats, présentant les mêmes caractéristiques que les contrats d’origine.
Cette option vous offre la possibilité de créer de nouveaux contrats de toutes pièces, copies des originaux, en générant de nouveaux échéanciers de facturation et d’intervention.

Modifier l'ancien contrat : Sélectionnez cette option si vous souhaitez reporter les contrats existants, en mettant à jour leurs dates de début et de fin.
A cette occasion, le logiciel complète les échéanciers de facturation et d’intervention pour tenir compte des nouvelles dates de contrat.

Lorsque vous reconduisez un contrat, la date de souscription reste celle du contrat d'origine.

Calcul des cadenciers

Ce champ vous permet de sélectionner un mode de calcul des cadenciers des contrats reconduits.
Sélectionnez un mode de calcul à l'aide de l'icône ou de la touche F4, vous avez le choix parmi les deux options suivantes :

Basé sur les périodicités : sélectionnez cette option si vous souhaitez que le logiciel calcule un nouveau cadencier sur la base de la périodicité indiquée dans le contrat.

Reprise du cadencier : Sélectionnez cette option si vous souhaitez que le logiciel reprenne le cadencier du contrat précédent pour générer le nouveau cadencier.

Exemple

Sur un contrat d'un an avec une périodicité de type "le 1 tous les mois", vous avez supprimé les interventions des mois de juillet et août, en raison d'une activité réduite (10 interventions restent prévues dans le cadencier).

• Si vous sélectionnez l'option Basé sur les périodicités, le logiciel génèrera 12 échéances de cadencier. (sans tenir compte des modifications apportées au précédent cadencier)

• Si vous sélectionnez l'option Reprise du cadencier, le logiciel génèrera 10 échéances de cadencier (en tenant compte des suppressions manuelles apportées au précédent cadencier) 

Majoration du montant

Cochez cette case si vous souhaitez majorer le montant du contrat.

Le Montant HT du contrat sera majoré dans l'onglet Général du contrat reconduit.

L'échéancier de facturation sera automatiquement recalculé dans le contrat reconduit, en fonction du nouveau montant.

Pour obtenir de plus amples informations sur le cadencier de facturation cliquez ici.

Type

Sélectionnez le type de majoration de votre choix à l'aide de l'icône ou de la touche F4. Multiservice i7  vous offre le choix entre deux types de majorations :

Montant : Sélectionnez cette option si vous souhaitez que les contrats reconduits soient majorés sur la base d'un montant en euros (20 euros, par exemple) que vous saisirez manuellement dans le champ Valeur.

La sélection de cette option rend accessible le champ Valeur, au sein duquel vous avez la possibilité de préciser un montant en euros, correspondant à la majoration à appliquer aux contrats reconduits.

% Manuel : Choisissez cette option si vous souhaitez que les contrats reconduits soient majorés sur la base d'un pourcentage que vous saisirez manuellement dans le champ Valeur.

La sélection de cette option permet de rendre accessible le champ Valeur, au sein duquel vous avez la possibilité de préciser une valeur exprimée sous la forme d'un pourcentage, correspondant à la majoration à appliquer aux contrats reconduits.

Valeur

Si vous avez réglé le champ Majoration du montant à Montant, saisissez dans ce champ le montant en euros de la majoration du contrat.
Cette majoration sera répercutée sur le Montant HT du contrat sera majoré dans l'onglet Général du contrat et sur l' échéancier de facturation.

Mise à jour des adresses

Cochez cette case si vous souhaitez mettre à jour les adresses de facturation et des interventions du contrat.

Les coordonnées des sites de facturation et d'interventions définies dans la fiche Client seront alors appliquées aux sites de l'onglet Facturation et Cadres int. des contrats.

Cette case coche permet de modifier la valeur de l'ensemble des contrats sélectionnés dans le tableau. Vous pouvez valider la mise à jour des coordonnées du site du cadre d'intervention et de l'adresse de facturation par ligne en ajoutant la colonne Màj Adr.

Pour obtenir de plus amples informations sur l'ajout de colonnes, cliquez ici.

Cliquez sur le bouton Suivant pour accéder à la deuxième page de l'assistant qui présente alors sous forme de tableau la liste des contrats issus des critères de sélection renseignés sur la 1ère page de l'assistant.

La deuxième page de l'assistant : Le tableau...

Colonne de sélection

Décochez les lignes correspondant aux contrats que vous ne souhaitez pas reconduire.
Par défaut, toutes les lignes sont cochées, tous les contrats proposés seront donc reconduits.

Ajoutez la colonne Informations annexes à ce tableau si vous souhaitez visualiser vers quel autre document le contrat a déjà été reconduit. Notez que cela ne vous empêche en rien de reconduire ce contrat.

Pour obtenir de plus amples informations sur l'ajout des colonnes dans les listes, cliquez ici.

Code contrat

Cette colonne vous permet de visualiser le code des contrats correspondant aux filtres définis à l'étape précédente.
Les codes relatifs aux différents contrats à reconduire sont récupérés depuis le champ d'en-tête Code des fiches de contrats.

Notez que les informations automatiquement indiquées au sein de la présente colonne ne sont ni modifiables ni saisissables.

Nom client

Cette colonne vous permet de visualiser les noms des clients associés aux contrats.
Les noms des clients sont récupérés depuis le champ Client de l'onglet Général des fiches Contrats.

Notez que les informations automatiquement indiquées au sein de la présente colonne ne sont ni modifiables ni saisissables.

Date début

Cette colonne vous permet de visualiser les dates auxquelles ont été souscrits les contrats proposés par l'assistant.
Les dates de souscription sont automatiquement récupérées depuis le champ Contrat souscrit le de l'onglet Général des fiches Contrats.

Ces informations sont affichées selon le format suivant : JJ/MM/AA.

Nouveau montant HT

Cette colonne vous permet de préciser, s'il y a lieu, le nouveau montant hors taxes des contrats à reconduire.

Notez que les valeurs indiquées par défaut sont calculées en fonction du Montant H.T. du contrat avant reconduction/majoration auquel est appliqué.

Ces montants sont modifiables contrat par contrat.

Nouvelle T.V.A.

Cette colonne vous permet de préciser, s'il y a lieu, le nouveau taux de T.V.A. des contrats à reconduire.

Les taux de T.V.A. proposés correspondent à la liste des taux créés via le menu Initialisations / Taux de T.V.A.
Les taux de T.V.A. sont à l'origine définis via l'onglet Général du contrat.

Pour obtenir de plus amples informations sur les taux de T.V.A., cliquez ici.

Nouveau montant TTC

Cette colonne non modifiable vous permet d’estimer le nouveau montant toutes taxes comprises des contrats à mettre à jour.

Type de Facturation

Cette colonne non modifiable vous permet de visualiser le type de facturation des contrats indiqué dans l'onglet Facturation du contrat.

Durée (nombre)

Indiquez de quelle durée vous souhaitez reconduire le contrat de la ligne courante.

Durée (unité)

Indiquez quelle est l'unité de durée utilisée pour reconduire le contrat de la ligne courante.

Exemple

Vous souhaitez reconduire un contrat de 2 ans : Saisissez le chiffre 2 dans la colonne Durée (nombre) et Année dans la colonne Durée (unité).

Màj Adr.

Cette colonne non modifiable permet de visualiser si l'option Mise à jour des adresses a été cochée dans les sélections de la première page de l'assistant. Si la valeur est Oui, une mise à jour des adresses sera effectuée lors du traitement.

Modifiez ou désélectionnez éventuellement les contrats qui ne doivent pas faire l'objet d'une reconduction et cliquez sur le bouton Suivant pour passer à la troisième étape de l'assistant.

La troisième page de l'assistant : Le résultat

La troisième page de l'assistant affiche le résultat définitif en fonction des sélections effectuées successivement sur la première page et la deuxième page de l'assistant.

Cliquez sur le bouton Valider pour enregistrer définitivement le traitement.

Avant la validation, vous pouvez, à tout moment, revenir sur les sélections ou les modifications effectuées en cliquant sur le bouton Précédent.