Onglet Cadre int.

(Contrats/Entretien / Contrats)

L'essentiel...

A savoir

Ne complétez cet onglet que si vous vendez des contrats de service ou de maintenance avec intervention.

Pour quoi faire ?

Cet onglet vous invite à définir les conditions d'intervention prévues.

Un cadre d'intervention peut générer un cadencier d'interventions.

Le cadre de vos contrats de service et de maintenance en pratique...

Accessible via la combinaison de touches Alt+C, cet onglet vous permet de pré-définir le cadre des opérations de maintenance, d'entretien, etc. proposé par le contrat, sur le site du client.

En d'autres termes, vous pourrez indiquer dans cet onglet :

• le lieu de déroulement des interventions.

• le type d'intervention à réaliser.

• les dates et la fréquence avec laquelle devront être réalisées les interventions.

La mise en place des traitements automatiques...

Les informations apportées dans cet onglet, et notamment les données relatives aux courriers avant intervention, vous permettront de générer automatiquement et en temps utile les courriers à adresser à vos clients.

Pour obtenir de plus amples informations sur les Actions courriers à mener, cliquez ici.

L'aide champ par champ...

Intervention type

Sélectionnez l'intervention type sur la base de laquelle seront générées les interventions associées au cadre d'intervention courant.

Pour sélectionner une intervention type, cliquez sur l'icône de ce champ ou appuyez sur la touche F4 de votre clavier, puis choisissez celle qui vous intéresse.

Cette opération vous permet de procéder à la récupération automatique de nombre d'informations précisées au niveau de la fiche de l'intervention type : libellé, la durée de l'intervention, et surtout la liste des matériels à facturer dans ce cadre d'intervention (voir champs suivants).

A la validation de ce champ, un message à l'écran vous invitera à mettre à jour les informations du candencier d'intervention.

Pour obtenir de plus amples informations sur les interventions types, cliquez ici.

Libellé

A partir de ce champ, saisissez ou modifiez le libellé des interventions du cadre d'intervention.
La saisie du libellé est indispensable à la création du cadencier d'intervention. En effet, aucune intervention ne sera générée dans le cadencier, pour ce cadre d'intervention, tant que le libellé n'aura pas été saisi.

Exemple

A titre d'exemple, vous pouvez être amené à adapter ou personnaliser le libellé automatiquement repris de l'intervention, afin d'identifier plus spécifiquement les interventions entrant dans le cadre du contrat.

Un descriptif détaillé est accessible via l'icône . Celui-ci est personnalisable dans l'interface de l'éditeur de texte. Ce libellé peut être complété par un descriptif détaillé. Ce dernier est accessible via l'icône .

Une fois qu'un descriptif a été saisi, l'icône est remplacée par l'icône .

Exemple

Si vous laissez ce champ vide, le logiciel générera automatiquement des libellés d'intervention prénumérotés :

- 1ère intervention
- 2ème intervention
- etc.
Si vous saisissez le libellé "Contrat OR" , le logiciel générera automatiquement des libellés d'intervention prénumérotés :
- 1ère intervention Contrat OR
- 2ème intervention Contrat OR
- etc.

Courrier avant intervention

Cochez cette case si vous souhaitez que des courriers avant intervention vous soient proposés par le logiciel via l'option Actions courriers à mener (menu Contrats/Entretien / Génération / Actions courriers à mener).

Les Courriers avant intervention générés peuvent être réédités via l'option Réédition des courriers (menu Contrats\Entretien/Réédition des courriers/Courriers avant intervention).

Le calcul des dates de génération des courriers est déterminé par le champ Préavis.

Les dates des interventions à prendre en compte seront précisées directement dans les Actions courrier à mener.

Préavis

L'envoi d'un courrier signalant au client qu'une intervention va avoir lieu doit être déclenché en fonction d'une durée de préavis.

A partir de ces deux champs, précisez la durée du préavis qui doit séparer la génération du courrier d'avertissement, du jour de l'intervention (calculée dans le cadencier d'intervention).

Notez que ces deux champs ne sont accessibles que si vous avez préalablement sélectionné l'option Courrier av. interv.

Dans le premier champ, saisissez la valeur numérique qui viendra se combiner avec l'option que vous aurez choisie à partir du second champ.

A partir de ce second champ, cliquez sur l'icône ou appuyez sur la touche F4 de votre clavier, vous avez le choix parmi les quatre options suivantes :

• Jours : sélectionnez cette option si vous souhaitez que la durée du préavis séparant l'envoi du courrier, de la date de l'intervention, soit exprimée en jours.

• Semaines : préférez cette option si vous souhaitez que la durée du préavis séparant l'envoi du courrier, de la date de l'intervention, soit exprimée en semaines.

• Mois : sélectionnez cette option si vous souhaitez que la durée du préavis séparant l'envoi du courrier, de la date de l'intervention, soit exprimée en mois.

• Années : préférez cette option si vous souhaitez que la durée du préavis séparant l'envoi du courrier, de la date d'échéance effective du contrat en création, soit exprimée en années.

Exemple

Si vous souhaitez que le courrier signalant qu'une intervention doit avoir lieu soit adressé au client 1 mois avant la date de cette intervention, vous devez respectivement saisir la valeur numérique 1 et sélectionner l'option Mois.

Nom du site

Sélectionnez dans ce champ le site associé au cadre d'intervention.
Cliquez sur l'icône ou appuyez sur la touche F4 pour accéder à la liste des sites définis pour le client.
Les sites sont définis dans l'onglet Coordonnées de la fiche Client. Pour obtenir plus d'informations sur cet onglet de la fiche Client, cliquez ici.
Les coordonnées sont automatiquement complétées à la validation du champ Client, si le Site principal de facturation a été correctement saisi dans la fiche Client (menu Fichiers / Clients / Fiche de saisie).

Adresse

Saisissez dans ce champ l'adresse du client : numéro, rue, étage, bâtiment, lieu-dit, etc.
Ce champ vous permet de saisir jusqu'à 50 caractères alphanumériques.

Cette information figurera dans les éditions relatives à ce client.

Adresse suite

Saisissez dans ce champ le complément d'adresse du site.
Ce champ vous permet de saisir jusqu'à 50 caractères alphanumériques.

CP/Ville

Indiquez dans ces champs, le code postal (10 caractères alphanumériques maximum) ainsi que la ville du site d'intervention (25 caractères alphanumériques maximum).

Afin de faciliter votre saisie, sachez qu'une liste des communes est pré-définie dans le logiciel:

Si le code postal est connu, le logiciel affiche automatiquement la ville principale rattachée à ce code.

Si vous souhaitez rattacher le code postal à une ville différente de celle qui est proposée par défaut, saisissez le nom de la ville concernée.

Lors de la saisie de la commune (et si le code postal n'a pas encore été saisi), le logiciel propose automatiquement le nom de commune le plus approchant, sur la base des premiers caractères saisis.

Vous pouvez saisir le nom de la ville sans pour autant saisir le code postal : si la ville est connue du logiciel, cette dernière vous retournera automatiquement le code postal associé. 

Pays

Cette zone indique le pays du site.

Interlocuteur

Saisissez s'il y a lieu le nom de votre interlocuteur auprès du client sur le site.

Téléphone

Saisissez dans ce champ le numéro de téléphone fixe du site.

Ce champ vous permet de saisir jusqu'à 30 caractères alphanumériques. Vous pourrez ainsi librement saisir un numéro de téléphone et son indicatif international, voire des numéros spéciaux.

Notez que vous pouvez également envoyer un SMS via l'icône .

Pour obtenir de plus amples informations sur l'envoi des SMS, cliquez ici.

Ce numéro pourra figurer dans les éditions relatives à ce client.

Télécopie

Saisissez dans ce champ le numéro de télécopie (fax) du site.

Ce champ vous permet de saisir jusqu'à 30 caractères alphanumériques. Vous pourrez ainsi librement saisir un numéro de fax et son indicatif international, voire des numéros spéciaux.

Ce numéro pourra figurer dans les éditions relatives à ce client.  

Mobile

Saisissez dans ce champ le numéro de téléphone portable du client à utiliser dans le cadre des interventions.
Citons l'intérêt de cette fonction dans votre organisation quotidienne : vous pouvez en effet adresser un SMS au client de votre choix en quelques secondes seulement, sans quitter l'application.

Ce champ vous permet de saisir jusqu'à 30 caractères alphanumériques. Vous pourrez ainsi librement saisir un numéro de mobile et son indicatif international, voire des numéros spéciaux.

Notez que vous pouvez également envoyer un SMS via l'icône .
L'envoi de S.M.S. nécessite un abonnement auprès d'un opérateur spécialisé. Pour obtenir de plus amples informations sur l'envoi des SMS, cliquez ici.
Ce numéro pourra figurer dans les éditions relatives à ce client.

E-Mail

Saisissez dans ce champ l'adresse mail du site.

Le champ E-mail intègre l'icône qui permet d'accéder directement à l'interface d'envoi d'e-mail du logiciel de messagerie défini par défaut dans Windows©