Onglet Facturation

(Contrats/Entretien / Contrats)

L'essentiel

Pour quoi faire ?

Outre les informations caractérisant le site de facturation, cet onglet précise le montant du contrat et regroupe l'ensemble des conditions de facturation du contrat courant.

Ces éléments sont essentiels puisque ce sont notamment eux qui vont permettre au logiciel de générer automatiquement les factures du présent onglet.

Rôle de l'échéancier de facturation

Les informations saisies dans l'onglet Facturation définissent le montant, le nombre de factures et leur éventuelle périodicité.

Outre le montant, le rôle essentiel de cet onglet consiste à définir si le contrat doit donner lieu à une ou à plusieurs factures (facture unique ou plusieurs factures). Dans le cas d'une facturation unique, une seule échéance de facturation vient couvrir toute la durée du contrat. Dans le cas d'une facturation avec plusieurs échéances de facturation, chaque échéance de facturation vient couvrir une période donnée du contrat (les périodes des échéances de facturation ne se chevauchent pas).
Le mode de règlement est définit par la sélection effectuée dans la zone Mode règlem.

Pour plus d'informations sur les modes de règlement, voir Créer ou modifier un mode de règlement..

Exploiter l'échéancier de facturation grâces aux traitements automatiques...

La facturation des contrats s'effectue par l'option Facturation des contrats (menu Contrats\Entretien / Génération / Facturation des contrats), qui permet de générer manuellement les factures d'après l'échéancier.

Pour obtenir de plus amples informations sur l'option Facturation des contrats, cliquez ici.

L'aide champ par champ...

Adresse de facturation  

Cliquez sur cette icône pour afficher les champs d'adresse de facturation.
Cliquez sur cette icône pour masquer les champs d'adresse de facturation.

Nom du site

Sélectionnez dans ce champ le site associé à la facturation du contrat.
Ce champ propose par défaut le site de facturation associé au client sélectionné dans l'onglet Général.
Cliquez sur l'icône ou appuyez sur la touche F4 pour accéder à la liste des sites définis pour ce client.

Les sites sont définis dans l'onglet Coordonnées de la fiche Client.

Pour obtenir de plus amples informations sur cet onglet de la fiche Client, cliquez ici.

Les coordonnées sont automatiquement complétées à la validation du champ Client, si toutefois le Site principal de facturation a été correctement saisi dans la fiche Client (menu Fichiers / Clients / Fiche de saisie).

Interlocuteur

Saisissez s'il y a lieu le nom de votre interlocuteur auprès du client.

Adresse

Saisissez dans ce champ l'adresse du client associée à la facturation du contrat : numéro, rue, étage, bâtiment, lieu-dit, etc.
Ce champ vous permet de saisir jusqu'à 40 caractères alphanumériques.

Les coordonnées saisies dans la fiche du client seront automatiquement récupérées à la validation du champ Client. Elles demeurent néanmoins modifiables.

Adresse suite

Saisissez dans ce champ le complément d'adresse du client associé à la facturation du contrat.
Ce champ vous permet de saisir jusqu'à 40 caractères alphanumériques.

CP/Ville

Indiquez dans ces champs, le code postal (10 caractères alphanumériques maximum) ainsi que la ville où réside le client (25 caractères alphanumériques maximum).

Ces deux informations figureront dans les éditions et les pièces commerciales relatives à ce client.

Afin de faciliter votre saisie, sachez qu'une liste des communes est pré-définie dans le logiciel :

Si le code postal est connu, le logiciel affiche automatiquement la ville principale rattachée à ce code.

Si vous souhaitez rattacher le code postal à une ville différente de celle qui est proposée par défaut, saisissez le nom de la ville concernée.

Lors de la saisie de la commune (et si le code postal n'a pas encore été saisi), le logiciel propose automatiquement le nom de commune le plus approchant, sur la base des premiers caractères saisis.

Vous pouvez saisir le nom de la ville sans pour autant saisir le code postal : si la ville est connue par le logiciel, cette dernière vous retournera automatiquement le code postal associé.

Pays

Saisissez ou sélectionnez (flèche ou touche F4) le pays dans lequel est installé le client associé au contrat.
Cette information est sans incidence sur la catégorie de vente (France, Export, etc.)

Téléphone

Saisissez dans ce champ le numéro de téléphone fixe du client associé au contrat.

Ce champ vous permet de saisir jusqu'à 30 caractères alphanumériques. Vous pourrez ainsi librement saisir un numéro de téléphone et son indicatif international, voire des numéros spéciaux.

Notez que vous pouvez également envoyer un SMS via l'icône .

Pour obtenir de plus amples informations sur l'envoi des SMS, cliquez ici.

Télécopie

Saisissez dans ce champ le numéro de télécopie (fax) du client associé au contrat.

Ce champ vous permet de saisir jusqu'à 30 caractères alphanumériques. Vous pourrez ainsi librement saisir un numéro de fax et son indicatif international, voire des numéros spéciaux.

Mobile

Saisissez dans ce champ le numéro de téléphone portable du client associé au contrat.
Citons l'intérêt de cette fonction dans votre organisation quotidienne : vous pouvez en effet adresser un SMS au client de votre choix en quelques secondes seulement, sans quitter l'application.

Ce champ vous permet de saisir jusqu'à 30 caractères alphanumériques. Vous pourrez ainsi librement saisir un numéro de mobile et son indicatif international, voire des numéros spéciaux.

Notez que vous pouvez également envoyer un SMS via l'icône .
L'envoi de S.M.S. nécessite un abonnement auprès d'un opérateur spécialisé.

Pour obtenir de plus amples informations sur l'envoi des SMS, cliquez ici.

E-mail

Indiquez dans ce champ, l'adresse e-mail du client associé au contrat (50 caractères alphanumériques au maximum).

Un contrôle de validité de saisie vous avertira si l'adresse e-mail saisie ne contient pas d'arobase (@).

Lorsque vous cliquez sur l'icône ou appuyez sur la touche F4 depuis le champ E-mail du client, le logiciel ouvre automatiquement le logiciel de messagerie par défaut de Windows pour envoyer un mail au client.

Lors d'une édition E-mail d'un contrat depuis la fiche, un e-mail pourra être créé automatiquement sans ressaisie si l'adresse e-mail du client est renseignée dans ce champ ou dans la fiche du client.

Pour obtenir de plus amples informations sur l'envoi d'e-mails, cliquez ici.

Paramètres de facturation

Compte

Saisissez dans ce champ le compte comptable de vente, sur lequel sera imputé le montant des factures issues de ce contrat.
C'est sur ce compte qu'apparaîtront les écritures comptables relatives à la facturation du contrat.
Ce compte est sélectionné automatiquement à la validation du champ Client, si toutefois cette information a été définie dans la fiche de ce client.

La saisie de ce champ est obligatoire pour la validation de la fiche.

Mode de règlement

Saisissez le mode de règlement par défaut lors de la facturation des contrats.

Libellé de facturation

Saisissez dans ce champ le commentaire qui sera imprimé dans le corps des factures pour rappeler l'objet du contrat.
Notez que ce libellé est sans incidence sur l'échéancier de facturation.

Montant HT Brut

A partir de ce champ de saisie, indiquez le montant HT avant remise correspondant à la somme globale à régler dans le cadre de la facturation du contrat.
La valeur saisie dans ce champ doit être comprise entre 0 et 9 999 999,99.

C'est sur cette valeur qu'est appliquée la Remise.

La modification de ce montant met automatiquement à jour l'échéancier de facturation.
Sachez encore que la valeur du présent champ peut également être calculée ou recalculée automatiquement (en fonction du taux de T.V.A. sélectionné).

Remise %

Saisissez dans ce champ le pourcentage de remise accordé au client.
Cette valeur est appliqué au Montant HT  pour calculer le Montant HT qui servira à calculer le montant des échéances de facturation.

Cette information apparaîtra dans l'édition détaillée du contrat.

Code TVA

Vous pouvez appliquer sur le prix de vente du contrat un taux de TVA unique ou deux taux de TVA .

Taux de TVA unique : Sélectionnez dans ce champ le taux de T.V.A. que vous souhaitez appliquer sur le contrat.

Ou

Deux taux de TVA (dans le cas des contrats avec des syndics, par exemple) : Cliquez sur l'icône afin de ventiler le prix de vente HT du contrat sur deux taux de TVA différents.

Pour obtenir de plus amples informations sur la répartition des taux de TVA, cliquez ici.

Une fois le prix de vente HT ventilé, ce champ TVA n'est plus saisissable.
Pour revenir à la sélection d'un taux de TVA unique : cliquez sur l'icône pour ouvrir la fenêtre Taux de TVA, saisissez 100 dans le champ % Montant Global du taux de TVA que vous souhaitez appliquer et supprimez les autres.

Nous vous rappelons que les taux de T.V.A. sont personnalisables via le menu Initialisations / Taux de T.V.A.

Pour obtenir de plus amples informations sur la création ou la modification des taux de T.V.A. cliquez ici.

Montant TTC

Indiquez le montant TTC correspondant au montant à facturer pour le contrat courant.

La valeur saisie dans ce champ doit être comprise entre 0 et 9 999 999,99.
Ce montant doit correspondre à l'ensemble des échéances de facturation.

Sachez encore que la valeur du présent champ peut également être calculée ou recalculée automatiquement en fonction du taux de T.V.A. sélectionné.

Echéancier de facturation  

Cliquez sur cette icône pour afficher les champs de l'échéancier de facturation et masquer les champs d'adresse de facturation.
Cliquez sur cette icône pour masquer les champs de l'échéancier de facturation et afficher les champs d'adresse de facturation.

: Ce bouton, également accessible par la combinaison des touches Ctrl + Shift + C , permet de recalculer l'échéancier dans le cas d'une modification d'un paramètre de facturation.

Facturation unique

Indiquez dans ce champ si le contrat doit donner lieu à une ou à plusieurs échéances de facturation (facture unique ou plusieurs factures). Dans le cas d'une facturation avec plusieurs factures, chaque facture vient couvrir une période du contrat (les périodes des factures ne se chevauchent pas).

Cochez cette case si le contrat ne doit donner lieu qu'à une seule échéance de facturation.
Lorsque cette case est cochée, le champ Périodicité et l'+ échéancier de facturation seront masqués.

Laissez cette case décochée si vous souhaitez que le contrat prévoit plusieurs échéances de facturation.

Périodicité

Indiquez la périodicité (ou fréquence) de facturation du contrat.
Utilisez le bouton pour créer une périodicité. Pour plus de précisions sur la fenêtre Périodicité qui s'ouvre, cliquez ici.

Cette périodicité permet au logiciel d'établir l' échéancier de facturation du contrat.

La modification de cette périodicité met automatiquement à jour le cadencier de facturation.

Cette information sera exploitée pour établir l'échéancier de facturation, lequel sera utilisé par  l'option Facturation des contrats (menu Contrats\Entretien / Génération / Facturation des contrats) pour établir automatiquement la liste des factures à générer. Pour obtenir de plus amples informations sur l'option Facturation des contrats, cliquez ici.

Notez que ce champ précise également, en toutes lettres la définition de la périodicité définie. Par exemple, " Le 7 tous les mois" , ou "Le premier lundi de janvier".

Pour obtenir de plus amples informations sur le paramétrage des périodicités par défaut, cliquez ici.

Selon le réglage du champ Tenir compte des jours fériés ou non travaillés dans le calcul des dates (défini via la fenêtre Périodicité de l'onglet Cadre int.), les dates de l'échéancier de facturation pourront être décalées afin de tenir compte des jours fériés.

Ne confondez pas dates de facturation et dates des échéances de paiements.
La date de facturation, calculée d'après cette périodicité correspond à la date de la pièce commerciale.
La date d'échéance est calculée d'après la date de la pièce commerciale et le mode de règlement. Cette échéance de paiement pourra être exploitée dans le Financier, une fois son échéance de facturation transférée en facture.
 L'échéancier de facturation est établi sur la base de la durée du contrat, de la date de Première facture et de la périodicité.

Première facture à compter du

Saisissez ou modifiez la date de la première échéance de facturation du contrat au format JJ/MM/AA .
Ce champ hérite par défaut de la date saisie dans le champ Contrat souscrit le.

C'est sur la base de cette date et de la durée du contrat (saisie via le champ Pour une durée de) que le logiciel établit l'échéancier de facturation du contrat.

La modification de cette date met automatiquement à jour l'échéancier de facturation.

Pour préciser les dates de votre choix, vous pouvez également accéder au calendrier via un simple clic sur l'icône .
Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur l'utilisation du calendrier , cliquez ici.

Selon le réglage du champ Tenir compte des jours fériés ou non travaillés dans le calcul des dates (défini via la fenêtre Périodicité), la date de la première facture du cadencier de facturation pourra être décalée afin de tenir compte des jours fériés.

Cadencier de facturation

Ce tableau présente la liste des échéances de facturation prévues par le contrat.

Une échéance de facturation peut être assimilée à une facture.
En effet, chaque échéance de facturation de ce tableau pourra générer automatiquement une facture grâce à l'option Facturation des contrats (menu Contrats\Entretien / Génération). De même une échéance de facturation pourra être insérée manuellement dans les lignes d'une facture.
Mais on notera par ailleurs que plusieurs échéances de facturation peuvent être insérées dans les lignes d'une même facture. Une échéance de facturation peut donc être assimilée à une facture, à ceci près que plusieurs échéances de facturation peuvent dans certains cas être regroupées en une seule et même facture.
Ce cadencier est automatiquement généré d'après les informations saisies dans le présent onglet Facturation (facturation unique, périodicité, montant, date de facturation) et dans l'onglet Général (durée et date de fin du contrat). Les dates de début et de fin de période ainsi que les montants des échéances de facturation demeurent néanmoins modifiables.

L'icône s'affiche dans la marge gauche de ce tableau lorsque l'échéancier de facturation de la ligne a été facturée (en d'autres termes : lorsque la facture correspondante a été réalisée).

Double-cliquez sur l'icône pour accéder à la facture correspondante.

Les lignes correspondant à des échéances facturées ne sont plus modifiables.

Déb. période

Ces champs vous permettent de visualiser les dates de début de période automatiquement calculées par le logiciel grâce aux informations précisées dans l'onglet Général).
Cette période est la période du contrat correspondant à la facture de la ligne courante.

Affichées selon le format JJ/MM/AA, les informations présentes dans les champs de cette colonne ne peuvent faire l'objet d'aucune modification.

Fin période

Les champs de la présente colonne vous permettent de visualiser les dates de fin de période automatiquement calculées par le logiciel (notamment grâce aux informations précisées dans l'onglet Général).
Cette période est la période du contrat correspondant à la facture de la ligne courante.

Affichées au format JJ/MM/AA, les informations présentes dans les champs de cette colonne sont modifiables.

La présentation des listes peut être personnalisée. Vous pouvez ainsi choisir d'afficher ou de masquer certaines colonnes. Pour obtenir de plus amples informations sur la gestion des listes, cliquez ici.

Montant T.T.C.

Cette colonne vous permet de contrôler et de modifier le montant toutes taxes comprises de chaque facture.
Ce montant est modifiable tant que l'échéance n'a pas été facturée.
Le montant global du contrat est par défaut divisé en échéances égales. Le nombre et le montant des échéances sont définis d'après le montant du contrat , sa durée et la périodicité définis dans l'onglet Général).

Le montant de chaque échéance peut être modifié manuellement.
Cependant notez que le montant total des échéances doit correspondre au montant total T.T.C. du contrat (si le contrat est associé à un type de tarif T.T.C.).

Selon le réglage de la préférence Répartition du montant du contrat sur les échéances de facturation (menu Initialisations / Contrats\Entretien / Préférences / Contrats\Entretien), la modification du montant d'une échéance pourra entraîner un recalcul automatique de toutes les échéances non modifiées.

Exemple

Si le montant T.T.C. de votre contrat s'élève à 10 000 euros et que les événements de facturation sont au nombre de 10, le montant T.T.C. correspondant à chaque facture sera de 1000 euros.

Montant H.T.

Cette colonne vous permet de contrôler et de modifier le montant hors taxes de chaque facture.
Ce montant est modifiable tant que l'échéance n'a pas été facturée.

Le montant de chaque échéance peut être modifié manuellement.
Cependant notez que le montant total des échéances doit correspondre au montant total H.T. du contrat (si le contrat est associé à un type de tarif H.T.).

Facture

Une fois les factures créées, ce champ indique le code de la facture correspondant à l'échéance de la ligne courante.
Rappelons que la facturation des échéances du contrat peut être réalisée :