Onglet Général

(Contrats/Entretien / Contrats)

L'essentiel...

Le cadre général du contrat...

Accessible via la combinaison de touches Alt+G, le présent onglet vous invite à spécifier :

  • La durée et les dates de début/fin de contrat.
  • Le client.
  • Les paramètres de reconduction et de courrier.

Une zone Information annexes vous renseigne par ailleurs sur la dernière date de reconduction et la provenance du contrat.

Ces informations sont essentielles, car elles ont une incidence directe sur la facturation et les interventions générées par le contrat. En effet, c'est sur la base de la durée du contrat que seront établis les échéances de facturation par défaut.

Une tâche facilitée par les familles de contrats et les contrats types...

La saisie de cet onglet peut être accélérée, voire automatisée grâce à l'option contrats types (menu Initialisation / Contrats\Entretien / Contrats types).

Les informations automatiquement récupérées depuis les contrats types demeurent néanmoins modifiables dans le contrat.

La mise en place des traitements automatiques...

En précisant un préavis pour l'envoi de courriers avant fin de contrat, les actions courriers à mener vous permettront de générer automatiquement les courriers avant fin de contrat en temps voulu.
Pour obtenir de plus amples informations sur les actions courriers à mener, cliquez ici.

L'aide champ par champ...

Sur la base des dates de début / fin de contrat et de la durée du contrat, le logiciel génère automatiquement :

L'échéancier et le cadencier sont modifiables manuellement.

Contrat souscrit le

Saisissez ou modifiez la date de souscription du contrat au format JJ/MM/AA.

Par défaut, la date affichée dans le présent champ est celle de la date système de votre ordinateur.

Pour préciser les dates de votre choix, vous pouvez également accéder au calendrier via un simple clic sur l'icône .

Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur l'utilisation du calendrier, cliquez ici.

Pour une durée de

A partir de ces deux champs, précisez la durée sur la base de laquelle doit être conclu le contrat.
Si le contrat est associé à un contrat type, cette durée est automatiquement précisée d'après celle du contrat type mais reste modifiable.

Dans le premier champ, saisissez la valeur numérique qui viendra se combiner avec l'option que vous aurez choisie à partir du second champ.

A partir de ce second champ, cliquez sur l'icône ou appuyez sur la touche F4 de votre clavier, vous avez le choix parmi les options suivantes :

  • Jours : sélectionnez cette option si vous souhaitez que la durée du contrat soit exprimée en jours.

  • Semaines : préférez cette option si vous souhaitez que la durée du contrat soit exprimée en semaines.

  • Mois : sélectionnez cette option si vous souhaitez que la durée du contrat soit exprimée en mois.

  • Années : préférez cette option si vous souhaitez que la durée du contrat soit exprimée en années.

Si vous souhaitez créer un contrat d'une durée de 24 mois, vous devez respectivement saisir la valeur numérique 24 et sélectionner l'option Mois.
Si vous avez préalablement sélectionné un contrat type, ce champ récupère par défaut la durée associée à ce contrat type.

Période de validité du

Saisissez ou modifiez la date marquant le début de validité du contrat au format JJ/MM/AA.

Pour préciser les dates de votre choix, vous pouvez également accéder au calendrier via un simple clic sur l'icône .

Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur l'utilisation du calendrier, cliquez ici.

Jusqu'au

Ce champ indique la date de fin du contrat. Cette date est automatiquement calculée d'après la date de souscription (saisie via le champ Contrat souscrit le) et la durée (saisie via le champ Pour une durée de).
Ce champ demeure néanmoins modifiable.

Pour préciser les dates de votre choix, vous pouvez également accéder au calendrier via un simple clic sur l'icône .

Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur l'utilisation du calendrier, cliquez ici.

Par défaut, la date affichée dans le présent champ est celle de la date système de votre ordinateur.

Client

Sélectionnez le client pour le compte duquel vous souhaitez créer le nouveau contrat.
Le choix du client, entraîne une récupération automatique des informations suivantes :

  • Représentant,
  • adresse des sites (onglets Cadre d'intervention et Facturation),
  • mode de règlement (onglet Facturation)
  • périodicité de facturation,

Cliquez sur l'icône ou appuyez sur la touche F4 de votre clavier, pour accéder à la liste des clients, puis double-cliquez sur le client de votre choix.

Sachez qu'une saisie rigoureuse des informations au niveau des fiches clients vous permet de récupérer automatiquement de très nombreux éléments concernant ses adresses de facturation et de livraison, à partir de l'onglet Général des contrats.

La saisie du client est obligatoire pour la création d'un nouveau contrat.

Représentant

Sélectionnez dans ce champ le Représentant associé au contrat.
Si vous avez préalablement sélectionné un client , et que celui-ci est associé à un représentant (champ Représentant de l'onglet Divers de la fiche Client ), celui-ci sera automatiquement sélectionné dans le contrat à la validation du client.

Mode de reconduction

A partir de ce champ, précisez si vous souhaitez que le contrat soit ou non tacitement reconduit, une fois que celui-ci sera arrivé à échéance.

Sélectionnez le mode de reconduction de votre choix à l'aide de l'icône ou de la touche F4 de votre clavier, vous avez le choix entre les options suivantes :

Aucun : sélectionnez cette option si vous souhaitez que le contrat ne fasse pas l'objet d'une reconduction tacite.
Sa reconduction pourra alors être réalisée manuellement via cette même fiche Contrats (ou par création d'un nouveau contrat) ou via l'assistant de Reconduction des contrats, accessible via le menu Contrats\Entretien)

Tacite : préférez cette option si vous souhaitez que le contrat puisse être tacitement reconduit. La reconduction pourra alors être réalisée en temps utile, via l'assistant de Reconduction des contrats, accessible via le menu Contrats\Entretien.

Si vous avez préalablement sélectionné un contrat type, ce champ récupère par défaut la durée associée à ce contrat type.

Préavis de dénonciation

A partir de ces deux champs, précisez la durée du préavis que le client doit respecter afin de résilier le contrat.

Dans le premier champ, saisissez la valeur numérique qui viendra se combiner avec l'option que vous aurez choisie à partir du second champ.

A partir de ce second champ, cliquez sur l'icône ou appuyez sur la touche F4 de votre clavier, vous avez le choix parmi les options suivantes :

  • Jours : sélectionnez cette option si vous souhaitez que la durée du préavis de dénonciation du contrat soit exprimée en jours.

  • Semaines : préférez cette option si vous souhaitez que la durée du préavis de dénonciation du contrat soit exprimée en semaines.

  • Mois : sélectionnez cette option si vous souhaitez que la durée du préavis de dénonciation du contrat soit exprimée en mois.

  • Années : préférez cette option si vous souhaitez que la durée du préavis de dénonciation du contrat soit exprimée en années.

Courrier en fin de contrat

Cette case à cocher vous propose d'indiquer si vous souhaitez générer un courrier d'avertissement au titulaire du contrat, avant que celui-ci n'arrive à échéance.

Si vous cochez cette case, vous aurez la possibilité de générer un courrier de fin de contrat, via l'option Actions courriers à mener (menu Contrats\Entretien / Génération / Action courriers à mener).

Si vous décidez de ne pas cocher cette case, vous n'aurez pas la possibilité de générer automatiquement ce courrier de fin de contrat.

Vous devez impérativement cocher cette case si vous souhaitez que le contrat soit automatiquement récupéré au sein du tableau Courriers avant fin de contrat des Actions courriers à mener.
Les Courriers avant fin de contrat générés peuvent être réédités via l'option Réédition des courriers (menu Contrats\Entretien/Réédition des courriers/Courriers avant intervention).
Notez encore que la présente case doit être cochée pour que les champs Préavis deviennent accessibles.

Préavis

L'envoi d'un courrier d'avertissement de fin de contrat doit être déclenché en fonction d'une durée de préavis.

A partir de ces deux champs, précisez la durée du préavis qui doit séparer l'envoi du courrier d'avertissement, de l'arrivée à échéance effective du contrat (saisie dans le champ Jusqu'au).

Notez que ces deux champs ne sont accessibles que si vous avez préalablement coché la case Courrier en fin de contrat.

Dans le premier champ, saisissez la valeur numérique qui viendra se combiner avec l'option que vous aurez choisie à partir du second champ.

A partir de ce second champ, cliquez sur l'icône ou appuyez sur la touche F4 de votre clavier, vous avez le choix parmi les quatre options suivantes :

  • Jours : sélectionnez cette option si vous souhaitez que la durée du préavis séparant l'envoi du courrier, de la date d'échéance effective du contrat, soit exprimée en jours.

  • Semaines : préférez cette option si vous souhaitez que la durée du préavis séparant l'envoi du courrier, de la date d'échéance effective du contrat, soit exprimée en semaines.

  • Mois : sélectionnez cette option si vous souhaitez que la durée du préavis séparant l'envoi du courrier, de la date d'échéance effective du contrat, soit exprimée en mois.

  • Années : préférez cette option si vous souhaitez que la durée du préavis séparant l'envoi du courrier, de la date d'échéance effective du contrat, soit exprimée en années.

Exemple

Si vous souhaitez que le courrier d'avertissement de fin de contrat soit adressé au client 1 mois avant la date d'échéance effective, vous devez respectivement saisir la valeur numérique 1 et sélectionner l'option Mois.

Paramétrage d'édition

Cette case vous permet d'associer un paramétrage d'édition particulier au contrat.
Ce paramétrage sera utilisé lors de l'édition des contrats depuis la fiche les listes ou depuis le menu Contrats/Entretien / Editions / Contrats à condition que la mention Paramétrage spécifié soit précisé dans le champ Paramétrage.

Cliquez sur l'icône ou appuyez sur la touche F4 de votre clavier, pour accéder à la liste des paramétrages d'édition.

Pour obtenir de plus amples informations sur l'édition groupée des contrats, cliquez ici.

Pour obtenir de plus amples informations sur les paramétrages des éditions, cliquez ici.

Dernière reconduction le

Ce champ vous informe sur la date à laquelle a eu lieu la dernière reconduction du contrat.
Les reconductions de contrats peuvent être réalisées via le menu Contrat\Entretien / Reconduction des contrats.

Ce champ n'est pas modifiable.

Provenance

Le logiciel affiche dans ce champ la provenance du contrat, c'est-à-dire le document sur la base duquel a été créée le contrat.
Le libellé de la pièce correspondant à ce champ n'est pas modifiable.
Ce champ n'est présent dans le document que si celui-ci a été créé par transfert de document.
Un simple clic sur l’icône vous permet respectivement d'accéder au contrat ayant fait office de support de création du contrat courant.