Contrat

(Contrats/Entretien / Contrats)

L'essentiel...

À savoir...

Cette option du logiciel offre une gestion efficace et transparente des contrats, quelle que soit votre secteur d'activité : électriciens, chauffagistes, entreprises de plomberie d’entretien des espaces verts et des piscines, etc.

Le logiciel vous permet de créer et de gérer aussi bien les contrats de services que les contrats de maintenance et de garantie.

Pour quoi faire ?

Grâce à cette option, vous élaborez des contrats de toutes natures : maintenance et service après-vente, prestation de services, entretien ou suivi de garanties, négoce, etc.

À travers cette option, le logiciel propose une visibilité totale sur :

  • le titulaire et la durée des contrats,

  • les garanties souscrites par vos clients,

  • le cadre des interventions,

  • les informations financières liées à la facturation du contrat.

L'objectif est également la réutilisation de toutes ces informations dans des statistiques (menu Statistiques). Vous obtenez ainsi une visibilité claire, précise et complète sur votre activité, et orientez au mieux vos prises de décisions.

En pratique...

Les contrats peuvent être créés selon les méthodes suivantes :

Vous devez saisir les informations principales des contrats (durée, reconduction, etc.), mais également les informations relatives à la garantie, au cadre d'intervention ainsi que les renseignements liés à la facturation.

Lors de la création d’un contrat, si la date de première facturation (au niveau de l’onglet Facturation) n’est pas conforme, elle est repoussée au premier jour de début de période non clôturée. L’utilisateur en est informé par un message. Les échéances de facturation sont alors recalculées sur l’intervalle allant de la date de première facturation à la date de fin de validité. Dans l’éventualité où, la date de première facturation serait postérieure à la date de fin de validité, une seule échéance est calculée à la date de première facturation.
Lors de la copie d’un contrat, le principe est identique.
Lors de la modification d’un contrat, si les dates de validité ou la périodicité changent, les échéances qui n’ont pas encore été facturées et dont la date n’est pas conforme sont recalculées sur le même principe.
Pour les contrats qui n’auraient pas été facturés ou partiellement et qui ne seraient pas modifiés, l’échéancier de facturation est préservé mais les dates non conformes sont toutefois bien gérées lors de la génération des factures.

Trucs et astuces...

Les contrats ne sont pas indispensables à la réalisation des interventions. En effet, vous pouvez parfaitement créer une intervention pour un client sans contrat.

La saisie des conditions de garantie n'est pas indispensable. Dans le cadre des contrats exclusivement orientés vers le domaine du service, cette notion peut être ignorée.

Utilisez tous les outils d’initialisation et les fichiers précédemment évoqués (interventions types, contrats types, etc.) pour faciliter la création des contrats.

Vous souhaitez lier un document externe à votre contrat ? un tableau Excel, un document Word, une image, un PDF, un e-mail, etc. Cliquez sur le bouton Document au bas de cette fiche et ajoutez les raccourcis vers tous ces documents afin de pouvoir y accéder directement depuis le logiciel, sans perte de temps.

Vous souhaitez retrouver l'historique de tous les changements d'états du contrat (actif, suspendu, clôturé, inactif), cliquez sur l'icône du champ Etat.

Aller plus loin...

La garantie : chaque contrat peut être associé à une ou plusieurs >garanties. Vous pouvez ainsi réaliser le suivi des appareils sous garantie et leur éventuelle reprise .

Le cadre d'intervention : prédéfinissez le cadre des opérations de maintenance, d'entretien, etc. proposé pour le site du client sous contrat.

Les éléments de facturation du contrat sont essentiels puisqu'ils permettent au logiciel de générer automatiquement l'échéancier de facturation.

Des préférences spécifiques ont une incidence sur la souscription des contrats : comptes comptables attribués par défaut en création, taux de TVA par défaut, etc.

Les champs d'en-tête...

Code

Ce champ affiche le code du contrat courant (8 caractères alphanumériques maximum).
Afin de faciliter votre utilisation quotidienne du logiciel, nous vous encourageons à choisir des codes suffisamment explicites.

Cette information sera exploitée dans les édition, les filtres, les tris et les listes.

La saisie de ce code est obligatoire pour pouvoir valider les informations liées au contrat.
Notez qu'une fois la fiche validée, celui-ci ne peut plus être modifié.

Notez que le logiciel assure l'incrémentation automatique des codes de contrats.
En effet, il vous propose systématiquement la suite logique du dernier code enregistré dans la base de données.

Etat

Ce champ vous permet de sélectionner l'état que vous souhaitez associer au contrat.
Cette information utilisée dans les éditions, permet également d'empêcher la réalisation de documents d'intervention sur des contrats suspendus, annulés, clôturés ou inactifs.

Sélectionnez l'état de votre choix à l'aide de l'icône ou de la touche F4, vous avez le choix parmi les options suivantes :

  • Suspendu : sélectionnez cette option si vous souhaitez que le contrat en cours de création soit considéré comme un contrat à l'état Suspendu.

  • Actif : choisissez cette option si vous souhaitez que le contrat en cours de création soit considéré comme un contrat à l'état Actif.

  • Clôturé : choisissez cette option si vous souhaitez que le contrat en cours de création soit considéré comme un contrat à l'état Clôturé.

  • Inactif : préférez cette option si vous souhaitez que le contrat en cours de création soit considéré comme un contrat à l'état Inactif.

Statut particulier des contrats Suspendus, Clôturés ou Inactifs :
- Aucun document créé manuellement ne peut être rattaché à ces contrats.
- Ces contrats ne sont pas pris en compte par les assistants de Facturation des contrats et de Génération des interventions à réaliser.

Contrat Type

Ce champ vous permet d'accéder à la liste des contrats types et de sélectionner celui que vous souhaitez utilisez dans le cadre de la création d'un nouveau contrat.

La sélection d'un contrat type permet donc de gagner du temps en création de contrat, et de limiter les risques d'erreurs de saisie.

Ce champ revêt une importance toute particulière car des informations aussi importantes que la durée ou le montant pourront être intégrées automatiquement, sans aucune ressaisie d'après le contrat type.
Sur la base de ces informations, le logiciel peut établir :

  • L'échéancier de facturation du contrat (onglet Facturation)

  • Le cadencier d'intervention du contrat (onglet Cadencier d'intervention).

Ces derniers restent néanmoins modifiables.

Parmi les autres informations héritées du contrat type, citons : le mode de reconduction, le préavis de dénonciation, le cadre d'intervention, le mode de règlement, etc.

Pour ce faire, vous devez cliquer sur l'icône du présent champ ou appuyer sur la touche F4 de votre clavier, puis cliquer sur l'élément de la liste que vous aurez choisi.

Notez que la saisie d'une valeur dans ce champ n'est pas obligatoire pour la création d'un nouveau contrat.

Libellé

A partir de ce champ, saisissez ou modifiez le libellé du contrat.
La saisie du libellé est obligatoire pour pouvoir valider les informations liées au contrat.
Ce libellé sera présent dans toutes les fiches ou fenêtres dans lesquelles vous serez amené à sélectionner le contrat.

Ce libellé peut être complété par un descriptif détaillé. Ce dernier est accessible via l'icône .
Pour obtenir de plus amples informations sur la saisie du descriptif détaillé, cliquez ici.

Une fois qu'un descriptif a été saisi, l'icône est remplacée par l'icône .

En savoir plus...

Les informations de la fiche sont regroupées dans les onglets suivants :

Onglet Général Onglet Appareils Onglet Cadre d'intervention
Onglet Cadencier d'intervention Onglet Facturation  
Les boutons...

Cliquez sur les boutons et icônes ci-dessous pour obtenir des informations sur leurs rôles respectifs.