Onglet Appareils

(Contrats/Entretien / Contrats)

L'essentiel...

A savoir

Ne complétez cet onglet que pour les contrats de type Garantie associés à des appareils.

Pour quoi faire ?

Accessible via la combinaison de touches Alt+A, le présent onglet vous permet d'associer des règles de garantie au contrat courant.

Grâce à cet onglet, vous pouvez :

Sélectionner le ou les éléments sous garantie couverts par le contrat
Préciser la couverture associée à chaque élément (pièces, main-d'œuvre, sur site, en atelier, etc.)

Dans le cas d’une reprise sous garantie, vous réaliserez l’intervention correspondant à la reprise. Selon les informations saisies dans la zone Couverture du présent onglet, l’appareil pourra être échangé sans être facturé à votre client.

L'aide champ par champ...

Le tableau...

Cette zone vous offre un aperçu des garanties associées à chaque appareil couvert par le contrat courant.
Un même contrat peut ainsi proposer plusieurs garanties pour un ou plusieurs appareils, sur différentes périodes, et avec chacune des couvertures spécifiques.
L'éventuelle reconduction du contrat n'ajoute pas une nouvelle garantie.
Dans le cadre d'une reconduction avec modification du contrat existant, la période de garantie est tout simplement renouvelée.

Elément

Sélectionnez l'élément qui doit faire l'objet de la couverture de la garantie courante.

Pour accéder à la liste des éléments dont l'option Gestion de l'entretien a été activé dans la fiche élément, pressez la touche F4 de votre clavier, ou utilisez l'icône .
Pour plus de précisions sur l'option Gestion de l'entretien, voir Fiche élément - Onglet Divers.

Pour accéder à la fiche de l'élément sélectionné, pressez les touches Shift+F4 de votre clavier.

Un appareil est un élément auquel a été associé un numéro de série. Un élément est considéré comme un appareil dès lors qu'un numéro de série lui a été attribué.
L'attribution d'un numéro de série s'effectue par la colonne Numéro de série.

Numéro de série

Cette colonne permet de :

sélectionner un numéro de série existant
saisir un nouveau numéro de série

Sélectionner un numéro de série existant :

Utilisez l'icône ou pressez la touche F4 de votre clavier.

Si la colonne Elément est vide : la liste de tous les appareils (couples élément + numéro de série) référencés s’affiche.

Si une référence est spécifiée dans la colonne Elément, la liste de tous les appareils référencés sous la référence d’élément indiquée s’affiche.

Saisir un nouveau numéro de série
Saisissez dans ce champ le numéro de série de l'élément concerné par la garantie.

Pour définir un nouveau numéro de série, un élément doit forcément être sélectionné dans la colonne Elément.

Couverture

Ce champ vous offre la possibilité d'indiquer au logiciel le type de couverture à associer aux interventions entrant dans le cadre de la garantie courante.
Les informations saisies dans ce tableau seront déterminantes dans le cadre de la facturation des interventions associées au contrat courant.

Articles et main d'oeuvre : sélectionnez cette option si vous souhaitez que les interventions entrant dans la garantie courante, soient associées au type de couverture Articles et main-d'œuvre. Les articles et la main-d'œuvre étant pris en charge par la garantie courante, aucune somme d'argent ne pourra être exigée du client puisque ces interventions sont considérées comme contractuelles.

Articles : sélectionnez cette option si vous souhaitez que les interventions entrant dans le cadre de la garantie courante, soient associées au type de couverture Articles. Dans ce cas, seule la main-d'œuvre sera facturée au client à l'occasion des interventions effectuées pour son compte (les articles étant considérés comme contractuels).

Main d'oeuvre : sélectionnez cette option si vous souhaitez que les interventions entrant dans le cadre de la garantie courante, soient associées au type de couverture Main-d'œuvre. Dans ce cas précis, seuls les articles seront facturés au client à l'occasion des interventions effectuées pour son compte (la main-d'œuvre étant considérée comme contractuelle).

Aucun : dans le cadre d'une intervention, ni l'article ni la main d'oeuvre ne sont pris en charge par la garantie.

Début

Cette zone permet de renseigner la date de début de la période de garantie pour l'élément sélectionné. Par défaut, la date du début du contrat est renseignée dans cette zone (valeur saisie dans le champs Période de validité du ...au... de l'onglet Général du contrat). Vous pouvez modifier cette zone tant que la date saisie est postérieure à la date du début du contrat.

Fin

Cette zone permet de renseigner la date de fin de la période de garantie pour l'élément sélectionné. Par défaut, la date de fin de contrat est calculée en fonction de la durée de la couverture reprise de la fiche Article. Vous pouvez modifier cette zone tant que la date saisie est antérieure à la date de fin de contrat.

Courrier avant fin de garantie

Cette case à cocher vous propose d'indiquer qu'un courrier d'avertissement doit être adressé au client correspondant, afin de lui rappeler que la garantie courante arrive à échéance.

Si vous cochez cette case, vous aurez la possibilité de générer un courrier de fin de garantie pour le client, via l'option Actions courrier à mener (menu Contrats\Entretien / Génération / Action courriers à mener).

Si vous décidez de ne pas cocher cette case, vous n'aurez pas la possibilité de générer automatiquement ce courrier de fin de garantie.

Vous devez impérativement cocher cette case si vous souhaitez que le contrat en création soit automatiquement récupéré au sein du tableau Courriers avant fin de contrat des Actions courrier à mener.
Pour obtenir de plus amples informations sur les Actions courrier à mener, cliquez ici.
Notez que la présente case doit être cochée pour que le champ Unité durée préavis soit accessible.

Unité durée préavis - Durée préavis

L'envoi d'un courrier d'avertissement de fin de garantie doit être déclenché en fonction d'une durée de préavis.

Ces deux champs permettent de préciser la durée du préavis qui doit séparer l'envoi du courrier d'avertissement, de l'arrivée à échéance effective de la garantie (saisie dans le champ Au).

Ces champs ne sont accessibles que si la case Courrier en fin de contrat est cochée.

Dans le champ Unité durée préavis, cliquez sur l'icône ou appuyez sur la touche F4 de votre clavier, vous avez le choix parmi les quatre options suivantes :

Jours : sélectionnez cette option si vous souhaitez que la durée du préavis séparant l'envoi du courrier, de la date d'échéance effective de la garantie, soit exprimée en jours.
Semaines : préférez cette option si vous souhaitez que la durée du préavis séparant l'envoi du courrier, de la date d'échéance effective de la garantie, soit exprimée en semaines.
Mois : sélectionnez cette option si vous souhaitez que la durée du préavis séparant l'envoi du courrier, de la date d'échéance effective de la garantie, soit exprimée en mois.
Années : préférez cette option si vous souhaitez que la durée du préavis séparant l'envoi du courrier, de la date d'échéance effective de la garantie, soit exprimée en années.

Dans le champ Durée préavis, saisissez la valeur numérique qui viendra se combiner avec l'option que vous aurez choisie le champ Unité durée préavis.

Exemple

Si vous souhaitez que le courrier d'avertissement de fin de contrat soit adressé au client 1 mois avant la date d'échéance effective, vous devez respectivement saisir la valeur numérique 1 et sélectionner l'option Mois.

Unité durée - Durée

A partir de ces deux champs, précisez la durée sur laquelle s'étend la garantie courante.

Dans le champ Unité durée, cliquez sur l'icône ou appuyez sur la touche F4 de votre clavier, vous avez le choix parmi les quatre options suivantes :

Jour : sélectionnez cette option si vous souhaitez que la durée du contrat en création soit exprimée en jours.
Semaine : préférez cette option si vous souhaitez que la durée du contrat en création soit exprimée en semaines.
Mois : sélectionnez cette option si vous souhaitez que la durée du contrat en création soit exprimée en mois.
Année : préférez cette option si vous souhaitez que la durée du contrat en création soit exprimée en années.
Dans champ Durée, saisissez la valeur numérique qui viendra se combiner avec l'option que vous aurez choisie à partir du champ Unité durée.

Exemple

Si vous souhaitez créer un contrat d'une durée de 24 mois, vous devez respectivement saisir la valeur numérique 24 et sélectionner l'option Mois.

Combinée à la date de début de garantie (champ Début), cette durée permet un calcul automatique de la date de fin de garantie (champ Fin).
Inversement, la modification de la date de fin (champ Fin) recalcule la durée (champ Durée).

Ce champ ne récupère pas les informations du contrat type.

Libellé

Ce champ non modifiable présente le libellé de l'élément de la ligne courante.

Informations

Cette colonne permet de saisir un commentaire justifiant par exemple la présence de l'appareil, la couverture définie, ou tout autres informations complémentaires.