La fonction Contrats permet la gestion des contrats de SAV de vos clients. A partir d’une fiche contrat, vous pouvez :
Mentionner les informations générales (type, durée, montant, mode de reconduction, courrier avant fin de contrat, etc.)
Sélectionner le ou les éléments sous garantie couverts par le contrat
Préciser la couverture associée à chaque élément
Définir les conditions d'intervention prévues sur chaque site pour le contrat courant : type d’intervention, lieu des interventions (plusieurs sites peuvent être couverts par le même contrat), dates et fréquence des interventions, volume d'interventions prévu au contrat
Gérer un cadencier d’intervention : à partir de ce cadencier, la fonction Intervention à réaliser permet de générer automatiquement des documents d’intervention
Gérer un échéancier de facturation : à partir de cet échéancier, la fonction Facturation des contrats permet de générer automatiquement les factures liées au contrat
La fonction Contrats types permet de constituer des modèles sur lesquels vous pouvez vous appuyer lors de la création de nouveaux contrats. Ces contrats types définissent un cadre, qui reste modifiable dans les contrats eux-mêmes.
La fonction Reconduction des contrats permet de prolonger des contrats existants ou de créer de nouveaux contrats sur la base de contrats existants.
Les statistiques contrats permettent de contrôler la viabilité des offres de services (synthèse des facturations, chiffre d'affaire par contrat...).
Utilisez la fonction Edition des contrats pour visualiser ou transmettre par mail l'ensemble des informations saisies dans les fiches des contrats.
Les documents d’intervention vous permettent de saisir ou de valider la consommation des éléments utilisés à l’occasion d’une intervention dans le cadre du SAV.
Les documents d'intervention peuvent :
être générés automatiquement à partir de la fonction Interventions à réaliser, si celles ci ont été définies dans un contrat.
être créées manuellement puis attachées à un contrat, ce qui permet d’hériter des conditions de couverture définies dans le contrat.
être créées manuellement sans être attachées à un contrat.
d'indiquer les données relatives à la planification d'une intervention réalisée (durée constatée de l'intervention, date et heures effectives de l'intervention)
de sélectionner les intervenants mobilisés par l’intervention, et d'effectuer le suivi de main d'oeuvre
procéder à la consignation des outils et matériels emportés sur le site de l'intervention
L’ensemble de ces informations sont utilisées par la suite dans le cadre de la facturation de l’intervention.
Le niveau d’avancement d’une intervention est identifiable par la valeur qui lui est attribuée dans la zone Etat de sa fiche. Lorsque l’état du document est Intervention réalisée, l’intervention peut être facturée. Pour transférer un ensemble d'interventions en factures, utilisez la fonction Facturation des interventions.
Vous pouvez, en utilisant la fonction Etats des interventions, créer les états de votre choix.
L’outils Transfert des interventions permet de faire évoluer l’état d'un ensemble de documents d’interventions.
La fonction Interventions types permet de créer des modèles d'interventions préétablies. Vous pouvez par la suite utiliser ces modèles pour créer rapidement des documents d’intervention, que vous pouvez personnaliser.
Les statistiques interventions permettent de mettre en évidence les périodes d’activité d’intervention et de visualiser la rentabilité de l’activité d’intervention, tandis que les statistiques Clients interventions mettent en évidence les clients dont les coûts d’interventions sont les plus élevés.
Utilisez la fonction Edition des interventions pour visualiser ou transmettre par mail l'ensemble des informations saisies dans les fiches d'intervention.
La fonction Actions courriers à mener prend en charge l'édition des courriers que vous adressez aux clients dans le cadre de leurs contrats (courriers avant fin de contrat, courriers avant intervention, courriers avant fin de garantie).
La centralisation de ces éditions élimine tout risque d’omission d’édition d’un document et permet une gestion rigoureuse de l’ensemble du processus de SAV.
Les courriers relatifs aux interventions déjà réalisées ou au contrat de garantie terminés peuvent être édités par la fonction Réédition des courriers (voir Courriers avant intervention, Courrier avant fin de garantie et Courrier avant fin de contrat).