Créer ou modifier un client
(Menu Fichiers \ Client \ Liste des clients clic bouton Créer/Modifier)
La création de fiches clients vous permettra de rappeler, dans toutes les affaires ( devis, factures, chantiers...) l'ensemble des renseignements associés à chaque client, simplement en saisissant ou en allant rechercher le code du client désiré.
Les fiches clients permettent une conception rapide des devis, l'envoi de lettres de relance, l'édition de statistiques... Nous vous conseillons vivement de créer une fiche par client.
La fiche d'un client se compose des informations suivantes :
Code
Saisissez dans cette zone le code du client à créer (8 caractères alphanumériques).
Chaque code client est unique.
Dans certains cas, Batigest propose automatiquement un code : chaque fois que le dernier code connu (dans l'ordre alphabétique) se termine par des chiffres, il est capable de proposer la codification suivante, en ajoutant 1 à la partie numérique.
Exemple
Le dernier code est 850 : à la création d'un nouveau client, le logiciel proposera 851.
Le dernier code est ALBERT : le logiciel ne proposera aucun code.
Chaque fois que vous voudrez rédiger un document pour un client, vous devrez spécifier son code. Dans tous les cas, vous pourrez rechercher un client dans une liste, car il est rarement possible de se souvenir de tous les codes créés, surtout si votre bibliothèque comporte de nombreux clients.
Compte bloqué
Cette case indique si vous autorisez la création de document (Bons de livraison et factures) sur ce client. Un message d'avertissement apparaît en cas d'utilisation de client dans un devis ou une commande.
Civilité
Saisissez ou modifiez la civilité de votre client (15 caractères maximum). Si vous saisissez une civilité inexistante, Batigest vous proposera de la créer : vous pourrez donc la rappeler aisément pour un autre tiers.
Exemple
SARL, SA, EURL, Mr...
Cliquez sur la flèche de recherche (F4) située à droite de la zone de saisie pour accéder à la liste des civilités existantes et effectuer une sélection.
Type
Afin de mieux définir le client, sélectionner dans la zone déroulante Type la nature du client.
Nom
Saisissez ou modifiez la raison sociale ou le nom du client (30 caractères maximum).
La fiche d'un client est constituée des onglets suivants :
-
Coordonnées
L'onglet Coordonnées vous permet de gérer toutes les informations relatives aux coordonnées de vos clients. Il se compose des champs suivants :
Statut
Afin de mieux définir le client, sélectionner dans la zone déroulante Statut le statut du client.
Libellé d'adresse
Saisissez ou modifiez l'adresse du client. Celle-ci se compose de deux champs acceptant jusqu'à 50 caractères chacun.
Si la fiche client contient plusieurs adresses (voir plus bas bouton Ajout adresse), la coche Adr. par défaut permet de définir l’adresse saisie comme adresse par défaut.
L’adresse par défaut est utilisée :
-
comme adresse affichée dans la liste des clients
-
comme adresse de chantier par défaut dans les documents de vente
-
comme adresse par défaut dans la fiche chantier
La coche Adr. de facturation permet de définir l’adresse comme adresse de facturation.
Dans le cas d’une fiche multi-adresses, il est possible de spécifier l’un des deux attributs à n’importe quelle adresse. Il ne peut y avoir qu'une seule adresse par défaut et qu'une seule adresse de facturation.
Utilisez le bouton 
pour atteindre les autres adresses du client, ou 
pour ajouter une nouvelle adresse.
CP
Saisissez ou modifiez le code postal de l'adresse du client.
Ville
Lorsque vous avez saisi le code postal du client, la ville se renseigne automatiquement. Si vous avez saisi un code postal inexistant, ou si vous modifiez le nom de la ville, Batigest vous propose de remettre à jour la base des codes postaux.
Vous pouvez consulter ou supprimer les codes postaux depuis le menu Initialisation \ Options \ Gestion des codes postaux.
Pays
Saisissez ou modifiez le pays dans lequel réside le client (20 caractères au maximum).
Interlocuteur
Saisissez ou modifiez le nom de l'interlocuteur chez le client pour l'adresse courante (30 caractères au maximum).
Téléphone, Portable, Télécopie
Saisissez ou modifiez les numéros de téléphones et de télécopie de l'interlocuteur chez le client (pour l'adresse courante). Le numéro de télécopie (ou fax) permettra la gestion d'envoi de documents par télécopie à vos clients.
Les champs Téléphone, Portable et Télécopie intègrent l'icône 
, qui vous permet de démarrer une conversation téléphonique (si vous êtes équipé d'une solution de Couplage Téléphonie Informatique), d'accéder directement à une interface intuitive de rédaction de S.M.S. et de les envoyer instantanément depuis votre ordinateur.
Pour obtenir de plus amples informations sur la configuration de la téléphonie, cliquez ici.
Pour obtenir de plus amples informations sur la saisie des S.M.S., cliquez ici.
Pour obtenir de plus amples informations sur la configuration liée à l'envoi de S.M.S., cliquez ici.
Saisissez ou modifiez l'adresse e-mail de l'interlocuteur chez le client (pour l'adresse courante).
Lors de l'établissement d'un devis ou d'une facture elle sera reprise automatiquement au niveau de l'entête du document où vous pourrez la modifier. Elle est aussi reprise lors de la création d'un chantier pour le client.
Sachez que lors de l'envoi d'un document commercial par e-mail vous pouvez modifier l'adresse dans votre logiciel de messagerie habituel avant son envoi définitif.
Le champ E-mail intègre l'icône 
qui permet d'accéder directement à l'interface d'envoi d'e-mail du logiciel de messagerie défini par défaut dans Windows© de votre ordinateur.
Cette fonction permet d'ouvrir un nouvel e-mail dont l'adresse e-mail du destinataire est renseignée automatiquement en fonction des informations précisées dans la zone E-mail de la fiche.
A partir de cet onglet vous avez accès aux boutons suivants
Liste adresses (F8) : Permet de visualiser la liste des adresses existantes pour un même client. Il est possible de trier cette liste pour une recherche plus souple.
Sélectionnez une adresse en cliquant dessus puis sur le bouton 
Valider (F2). La fiche client affiche à présent l'adresse sélectionnée, vous pouvez éventuellement y apporter des modifications.
Le bouton 
Supprimer (F10) accessible dans la liste des adresses vous permet de procéder à la suppression d'une adresse supplémentaire devenue inutile.
(F9) : Permet de saisir une nouvelle adresse pour le client. Les champs de l'onglet Coordonnées (à l'exception du champ E-mail) sont alors automatiquement vidés afin de permettre une nouvelle saisie. Il est aussi possible de repartir d'une adresse existante et de dupliquer cette dernière afin de repartir d'informations existantes.
La première adresse saisie constitue l'adresse principale.
Lorsque vous établirez un devis ou une facture pour votre client, vous serez en mesure de sélectionner l'adresse à laquelle lui faire parvenir les documents.
Adresse précédente et 
Adresse suivante : Permettent de parcourir les différentes adresses d'un client.
Pour obtenir d'avantages d'informations dirigez vous vers la page Adresses supplémentaires.
Vous disposez en outre des boutons suivants
Quitter (Esc) : Permet de quitter la fiche du client sans en enregistrer les modifications. Batigest vous propose cependant de réaliser cette opération.
Valider (F2) : Permet de valider la saisie d'une nouvelle fiche ou les modifications apportées à une fiche existante.
Historique (F7) : Permet de consulter la liste des devis, des factures (ainsi que les échéances et règlements correspondants) et des chantiers qui lui sont rattachés.
Supplément (F3) : Vous accédez à la saisie des suppléments, dans la mesure où vous avez défini des suppléments généraux pour les clients.
Note (F12) : Donne accès à un mémo au format RTF (texte enrichi). Vous pouvez y saisir vos commentaires, vos annotations, appliquer une mise en forme, insérer des images...
Fiche précédente et 
Fiche suivante : Permettent de parcourir les différentes fiches clients existantes.
Les modifications apportées à une fiche client seront sans incidence sur les documents déjà établis (devis et factures).