Envoyer une édition par e-mail

Option soumise à la souscription du module nécessaire

Ouvert aux technologies de communication liées à l'Internet, Batigest vous permet de réaliser l'édition de vos documents commerciaux par e-mail.

Vous transmettez ainsi plus efficacement vos réalisations à l'ensemble des interlocuteurs figurant dans le carnet d'adresses de votre logiciel de messagerie habituel.

L'envoi d'une facture par exemple à un client se réalise sans autre coût que celui d'une communication locale ou d'un forfait auquel vous avez souscrit. En quelques clics de souris vous êtes à même de transmettre un devis n'importe où dans le monde sans même réaliser une édition préalable sur papier : elle sera en effet générée sous forme d'un document librement consultable à l'écran et imprimable sur n'importe quel support par votre correspondant et vous-même.

De manière générale toutes les éditions de Batigest peuvent être envoyées par e-mail. Ceci vous permettra notamment de transmettre une commande à votre fournisseur de manière relativement sûre et rapide ou même de consulter chez vous une analyse de rentabilité d'un chantier même si vous ne disposez pas de Batigest à votre domicile.

Pré-requis pour l'expédition de documents

• une liaison Internet de type câble, ADSL ou RTC par exemple, souscrite auprès d'un fournisseur d'accès,

• la mise en place d'une connexion sur la machine où vous utilisez Batigest,

• un compte défini dans votre logiciel de messagerie (par exemple Windows Live Mail ou Microsoft Outlook par exemple).

Pré-requis pour la réception de documents

Les pré-requis sont identiques à ceux prévus pour l'expédition de documents mais votre correspondant devra disposer en outre du logiciel de visualisation de la société Adobe : Acrobat Reader qui permet de lire les documents présentés au format PDF.

Procédure d'envoi d'un document commercial par e-mail

Lors de l'édition d'un devis ou d'une facture, il vous est possible de définir le type de sortie que vous souhaitez utiliser  (Aperçu avant impression, Impression soignée, etc.).

Dans ce cas, vous allez indiquer e-mail. Sélectionnez cette option et validez votre choix.

Par défaut l'adresse e-mail spécifiée dans l'entête du document est automatiquement reprise. Si elle n'a pas été saisie, une fenêtre vous propose alors de l'indiquer manuellement ou de faire appel au carnet d'adresses de votre logiciel de messagerie.

Une fois l'adresse validée, un document au format Adobe PDF est généré : celui-ci est la réplique exacte de l'édition telle qu'elle se présenterait sur le papier. Ce document est alors attaché en tant que pièce jointe à un e-mail et transmis à son destinataire : vous avez cependant la possibilité de modifier l'adresse avant son envoi définitif.

Votre destinataire pourra consulter le contenu de ce document en enregistrant la pièce jointe sur sa machine par exemple, ou encore en ouvrant celle-ci directement depuis l'e-mail si son logiciel de messagerie le lui permet.
Toutes les éditions peuvent être envoyées par e-mail au destinataire de votre choix, cette possibilité n'est donc pas exclusivement limitée aux documents commerciaux.

Affectation d'une adresse e-mail aux documents commerciaux

Le point le plus important à retenir est que l'envoi d'un document se fait par défaut à l'adresse spécifiée dans son entête. Si aucune n'est renseignée, Batigest vous propose une fenêtre dans laquelle vous pouvez en indiquer une.

Saisie d'un devis ou d'une facture

Lorsque vous saisissez un devis ou une facture hors d'un chantier, l'adresse indiquée dans la fiche du client est automatiquement reprise. Vous pouvez la personnaliser ou la supprimer. Si la fiche du client n'en comportait pas, vous pouvez la saisir dans l'entête du document.

Lors de la création d'un devis ou d'une facture depuis l'onglet Documents du chantier, c'est l'adresse e-mail indiquée sur le chantier qui sera reprise dans l'entête du document et non plus celle du client. Vous pouvez la personnaliser ou la supprimer. Si aucune n'a été saisie dans le chantier, vous pouvez la saisir dans l'entête du document.

Saisie d'un chantier

Lorsque vous créez un chantier, l'adresse e-mail spécifiée dans la fiche du client est reportée dans l'onglet Coordonnées. Vous pouvez la personnaliser ou la supprimer. Si la fiche du client n'en comportait pas, vous pouvez la saisir.

Transfert d'un devis en facture

Lors du transfert d'un devis en facture, l'adresse e-mail du devis est reportée : vous pouvez la modifier ou la supprimer. Lorsque le devis n'en comportait pas, vous pouvez en saisir une sur la facture.

Saisie d'une commande ou d'une facture fournisseur (ou sous-traitant)

L'envoi par e-mail d'une commande ou d'une facture fournisseur (ou sous-traitant) se fera systématiquement à l'adresse e-mail indiquée sur la fiche du tiers correspondant. Si aucune n'a été spécifiée, Batigest vous proposera d'en saisir une.