Facturation des contrats

(Contrats/Entretien / Générations / Facturation des contrats)

L'essentiel...

À savoir...

Le logiciel vous permet de générer automatiquement des factures sur la base de l'échéancier de facturation des contrats.

Pour quoi faire ?

L'objectif est de superviser vos opérations de facturation avec un minimum de saisie et une ponctualité optimale.

En pratique...

Le principe, très simple, est le suivant :

  • Dans la fiche contrat, définissez votre échéancier de facturation,

  • Dans l’assistant de génération, sélectionnez la date maximale de facturation,

  • Filtrez l'affichage des échéances de facturation (par contrat type, client ou contrat), puis validez.

  • Dans le tableau, modifiez ou affinez éventuellement la sélection proposée, puis validez à nouveau.

  • Enfin, lancez le traitement après avoir vérifié une ultime fois la liste finale nettoyée des échéances que vous n’aurez pas retenues dans la phase précédente de l’assistant.

Trucs et astuces...

Allégez considérablement vos traitements quotidiens et supprimez les risques d’omissions, en combinant cette option à la fonction de génération d'intervention (menu Contrats\Entretien / Génération / Interventions à réaliser).

Aller plus loin...

Outre la génération des factures, le logiciel crée les échéances correspondant à chaque facture, et vous assure ainsi un suivi financier précis sur l’ensemble de vos contrats.

Phase de sélection et de paramétrage…

Les factures correspondant aux filtres seront proposées dans le tableau de la deuxième phase de l’assistant.
Lors de la recherche, seules seront prises en compte les échéances de facturation répondant à tous les critères de filtres : Date maximale, Contrats type, Clients et Contrats.
Pour passer à l'étape de confirmation avant traitement, cliquez sur le bouton Suivant.

Date maximale

A partir de ce champ, précisez la date que vous souhaitez considérer comme date maximale de prise en compte des factures à générer, laquelle date demeure incluse. Le logiciel propose par défaut la date du jour.
Les échéances de facturation prises en compte seront celles présentes au sein de l'onglet Facturation de la fiche de contrat.
Cette date est affichée selon le format JJ/MM/AA.
Pour préciser les dates de votre choix, vous pouvez également accéder au calendrier via un simple clic sur l'icône .

Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur l'utilisation du calendrier, cliquez ici.

Exemple

Si vous réglez cette date au 20/10/2011, l'assistant vous proposera de générer toutes les factures de vos échéanciers de facturation jusqu'au 20/10/2011.

Contrats types

Ce champ vous permet d'accéder à la liste des contrats types et de filtrer les échéances de factures en fonction des contrats types auxquels les contrats de ces échéances sont associés.
Pour ce faire, vous devez cliquer sur l'icône du présent champ ou appuyer sur la touche F4 de votre clavier.
Les éléments proposés au sein de la liste des contrats types doivent avoir été préalablement créés à partir du menu Initialisation / Contrats \ Entretien / Contrats types et affectés dans l'en-tête des contrats.

Clients

Ce champ vous permet d'accéder à la liste des clients et de filtrer les échéances de factures en fonction des clients  auxquels les contrats sont associés.
Pour ce faire, vous devez cliquer sur l'icône du présent champ ou appuyer sur la touche F4 de votre clavier.
Les éléments proposés au sein de la liste des clients doivent avoir été préalablement créés à partir du menu Fichiers / Clients.

Contrats

Ce champ vous permet d'accéder à la liste des contrats et de filtrer les échéances de factures en fonction des contrats de ces échéances.
Pour ce faire, vous devez cliquer sur l'icône du présent champ ou appuyer sur la touche F4 de votre clavier.
Les éléments proposés au sein de la liste des clients doivent avoir été préalablement créés à partir du menu Contrats\Entretien / Contrats.

Grouper vers facture unique

Cochez cette case si vous souhaitez que toutes les échéances de facturation des contrats d'un même client, soient regroupées dans une même facture.

Phase de confirmation avant traitement…

Grâce aux filtres de sélection de la phase précédente de l’assistant, le logiciel vous propose, dans le tableau, la liste des échéances de facturation a priori concernées par le traitement que vous souhaitez lancer.
Vous pouvez encore affiner la sélection en cochant/décochant chacune des lignes.

Colonne de sélection

Décochez d'un simple clic dans cette colonne, les lignes correspondant aux échéances de facturation dont vous ne souhaitez pas générer la facture. Par défaut, toutes les lignes sont cochées, toutes les factures seront donc prises en compte par l'assistant.
Notez la présence des deux boutons de sélection et de désélection vous permettant d’agir sur la sélection de l’ensemble des lignes du tableau.

Code contrat

Cette colonne non modifiable vous permet de visualiser le code du contrat associé à l'échéance de facturation de la ligne courante.
La présentation des listes peut être personnalisée. Vous pouvez ainsi choisir d'afficher ou de masquer certaines colonnes. Pour obtenir de plus amples informations sur la gestion des listes, cliquez ici.

Nom client

Cette colonne non modifiable vous permet de visualiser le nom des clients concernés par les contrats proposés.
Les différents noms des clients concernés par les factures retenues par le logiciel sont automatiquement récupérés depuis le champ Client de l'onglet Général des fiches de contrats.
Notez que les informations automatiquement indiquées au sein de la présente colonne ne sont ni modifiables ni saisissables par l'utilisateur.

Date de facturation

Cette colonne non modifiable vous permet de visualiser la date de facturation des échéances de facturation sélectionnées.
Les différentes dates de facturation sont automatiquement reprises à partir de l'onglet Facturation des fiches Contrat. Rappelons que ces dates sont calculées d'après la périodicité et les dates du contrat définies dans l'onglet Général des fiches Contrats.
Ces informations sont affichées selon le format suivant : JJ/MM/AA.

Lorsque l’échéancier d’un contrat comporte des échéances datées d’une période clôturée ou antérieure, les dates des factures obtenues seront celles du premier jour de période non clôturée. Il en ira de même si l’utilisateur modifie sa date système.

Désignation

Ce champ non modifiable rappelle la désignation de l'échéance de facturation.

Phase de lancement du traitement…

Ici l’assistant propose une vue réduite aux seules échéances de facturation qui seront traitées. Celles éventuellement écartées de la sélection lors de la phase précédente ne sont plus affichées, permettant une vision claire des factures qui seront générées, et un meilleur contrôle.
Le tableau est identique au précédent à l’exception de la colonne de sélection qui est obsolète ici.
Lancez le traitement par le bouton « Valider » situé en bas à gauche de l’assistant

Rapport de traitement…

Le logiciel reprend une à une les échéances sélectionnées en présentant, pour chacune d’elles, le résultat de traitement. Un rapport manuel est également proposé.