Interventions à réaliser

(Contrats/Entretien / Générations / Intervention à réaliser)

L'essentiel...

À savoir...

Cette fonction vous permet de générer automatiquement les fiches d'interventions sur la base des cadenciers d'intervention des contrats.

Pour quoi faire ?

L'objectif est de superviser vos interventions avec un minimum de saisie et une ponctualité optimale.

En pratique...

Le principe est le suivant :

  • Dans la fiche contrat, définissez votre cadencier d’intervention,

  • Dans l’assistant de génération, sélectionnez la date maximale d’intervention,

  • Filtrez l'affichage des échéances d’intervention (par contrat type, client ou contrat), puis validez.

  • Dans le tableau, modifiez ou affinez éventuellement la sélection proposée, puis validez à nouveau.

  • Enfin, lancez le traitement après avoir vérifié une ultime fois la liste finale nettoyée des échéances que vous n’aurez pas retenues dans la phase précédente de l’assistant.

Trucs et astuces...

Allégez considérablement vos traitements quotidiens et supprimez les risques d’omissions, en combinant cette option à la fonction de génération des factures (menu Contrats\Entretien / Génération / Facturation des contrats).

Lors de la facturation des interventions, la date des factures obtenues est normalement la date du jour. Si la date système a été modifiée par l’utilisateur pour une date antérieure à celle de la dernière clôture, elle sera automatiquement modifiée pour la date du premier jour de la période non clôturée.

Pour obtenir de plus amples informations sur la génération des factures, cliquez ici.

Phase de sélection et de paramétrage…

Les échéances d’intervention correspondant aux filtres seront proposées dans le tableau de la deuxième phase de l’assistant.
Lors de la recherche, seules seront prises en compte les échéances répondant à tous les critères de filtres : Date maximale, Contrats type, Clients et Contrats.
Pour passer à l'étape de confirmation avant traitement, cliquez sur le bouton Suivant.

Date maximale

A partir de ce champ, précisez la date que vous souhaitez considérer comme date maximale de prise en compte des interventions à générer, laquelle date demeure incluse. Le logiciel propose par défaut la date du jour.
Les échéances d’interventions prises en compte seront celles présentes au sein de l'onglet Cadencier d’intervention de la fiche de contrat.
Cette date est affichée selon le format JJ/MM/AA.
Pour préciser les dates de votre choix, vous pouvez également accéder au calendrier via un simple clic sur l'icône .

Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur l'utilisation du calendrier, cliquez ici.

Exemple

Si vous réglez cette date au 20/10/2011, l'assistant vous proposera de générer toutes les interventions de vos échéances jusqu'au 20/10/2011.

Contrats types

Ce champ vous permet d'accéder à la liste des contrats types et de filtrer les échéances en fonction des contrats types auxquels les contrats de ces échéances sont associés.
Pour ce faire, vous devez cliquer sur l'icône du présent champ ou appuyer sur la touche F4 de votre clavier.
Les éléments proposés au sein de la liste des contrats types doivent avoir été préalablement créés à partir du menu Fichiers / Contrats types  et affectés dans l'en-tête des contrats.

Clients

Ce champ vous permet d'accéder à la liste des clients et de filtrer les échéances en fonction des clients auxquels les contrats sont associés.
Pour ce faire, vous devez cliquer sur l'icône du présent champ ou appuyer sur la touche F4 de votre clavier.
Les éléments proposés au sein de la liste des clients doivent avoir été préalablement créés à partir du menu Fichiers / Clients.

Contrats

Ce champ vous permet d'accéder à la liste des contrats et de filtrer les échéances en fonction des contrats de ces échéances.
Pour ce faire, vous devez cliquer sur l'icône du présent champ ou appuyer sur la touche F4 de votre clavier.
Les éléments proposés au sein de la liste des clients doivent avoir été préalablement créés à partir du menu Contrats\Entretien / Contrats.

Phase de confirmation avant traitement…

Grâce aux filtres de sélection de la phase précédente de l’assistant, le logiciel vous propose, dans le tableau, la liste des échéances d’intervention a priori concernées par le traitement que vous souhaitez lancer.
Vous pouvez encore affiner la sélection en cochant/décochant chacune des lignes.

Colonne de sélection

Décochez d'un simple clic dans cette colonne, les lignes correspondant aux échéances d’intervention dont vous ne souhaitez pas générer l’intervention. Par défaut, toutes les lignes sont cochées, toutes les échéances seront donc prises en compte par l'assistant.
Notez la présence des deux boutons de sélection et de désélection vous permettant d’agir sur la sélection de l’ensemble des lignes du tableau.

Code contrat

Cette colonne non modifiable vous permet de visualiser le code du contrat associé à l'échéance d’intervention de la ligne courante.
La présentation des listes peut être personnalisée. Vous pouvez ainsi choisir d'afficher ou de masquer certaines colonnes. Pour obtenir de plus amples informations sur la gestion des listes, cliquez ici.

Nom client

Cette colonne non modifiable vous permet de visualiser le nom des clients concernés par les contrats proposés.
Les différents noms des clients concernés par les interventions retenues par le logiciel sont automatiquement récupérés depuis le champ Client de l'onglet Général des fiches de contrats.
Notez que les informations automatiquement indiquées au sein de la présente colonne ne sont ni modifiables ni saisissables par l'utilisateur.

Date d’intervention

Cette colonne non modifiable vous permet de visualiser la date d’intervention des éléments sélectionnées par le logiciel.

Les différentes dates d’intervention sont automatiquement reprises à partir de l'onglet Cadencier d’intervention des fiches Contrat. Rappelons que ces dates sont calculées d'après la périodicité et les dates du contrat définies dans les onglets Cadre d'intervention et Général des contrats.
Ces informations sont affichées selon le format suivant : JJ/MM/AA.

Désignation

Ce champ non modifiable rappelle la désignation de l'échéance d’intervention.

Phase de lancement du traitement…

Ici l’assistant propose une vue réduite aux seules échéances d’intervention qui seront traitées. Celles éventuellement écartées de la sélection lors de la phase précédente ne sont plus affichées, permettant une vision claire des interventions qui seront générées, et un meilleur contrôle.

Le tableau est identique au précédent à l’exception de la colonne de sélection qui est obsolète ici.

Lancez le traitement par le bouton «Valider» situé en bas à gauche de l’assistant.

Rapport de traitement…

Le logiciel reprend une à une les échéances sélectionnées en présentant, pour chacune d’elles, le résultat de traitement. Un rapport manuel est également proposé.