Créer ou modifier une étude des déboursés

(Menu Achats \ Etude des déboursés - clic bouton Créer/Modifier)

Option soumise à la souscription du module nécessaire

L'étude de déboursés est un outil de préparation de commandes fournisseurs.

L'étude des déboursés vous permet d'établir pour un ou plusieurs devis, la liste des éléments de type fourniture et divers nécessaires à la réalisation des travaux afin d'évaluer leur déboursé.

Vous serez alors en mesure de générer des éditions d'appels d'offre à l'attention de vos fournisseurs et, compte-tenu des retours obtenus, de remettre éventuellement à jour vos conditions d'achats en bibliothèque, sélectionner les fournisseurs auprès desquels vous commanderez chaque article.

Vous pourrez enfin procéder à la mise à jour des devis basés sur l'étude et passer les commandes correspondants aux fournisseurs que vous avez retenus.

L'accord sur un devis se faisant sur une enveloppe budgétaire, il est de votre intérêt de négocier aux mieux vos achats afin d'obtenir la meilleur marge pour vos chantiers.

Une fois l'étude créée, il vous est donc possible de préparer les appels d'offre à l'attention de vos fournisseurs, que vous achetiez vos articles auprès d'eux habituellement ou non.

Une étude des déboursés peut être issue d'un transfert de un ou plusieurs devis ou associée à un ou plusieurs devis.

Il existe donc trois méthodes pour générer ou compléter une étude de déboursés :

• Par sélection de devis en création,

• Par ajout de devis dans une étude existante,

• Par transfert de devis.

Pour plus d'informations sur ce dernier mode de transfert rendez-vous dans la page Liste des devis - Transférer

Saisissez un nom pour l'étude dans le champ Libellé.

Si l'étude se base sur un ou plusieurs devis, cliquez sur le flèche de recherche située à droite de la zone de saisie intitulée Devis (touche F4). Sélectionnez les devis à inclure dans l'étude puis validez. Vous pouvez aussi saisir manuellement le code d'un devis.

Lorsque vous modifiez une étude déjà existante, vous pouvez ajouter des devis à ceux déjà intégrés. Pour cela, placez vous dans le champ Libellé de l'étude des déboursés puis utilisez le bouton Ajouter (Alt U).

L'ensemble des éléments de type fourniture et divers sont alors regroupés au sein de l'étude, qu'ils soient référencés ou non dans votre bibliothèque.

Par défaut le fournisseur retenu pour chaque article est le premier lu dans les devis.

Par défaut l'affichage de l'étude est défini sur Etude complète, elle concerne chacun des fournisseurs auprès desquels vous achetez normalement les articles de l'étude.

Nous nous attarderons dans un premier temps sur certaines des colonnes proposées dans l'étude. Lorsque vous effectuez un clic droit sur l'intitulé d'une colonne existante vous pouvez en effet ajouter, retirer ou déplacer une colonne. Veuillez-vous reporter à la partie relative à la gestion des colonages pour de plus amples renseignements.

Référence

Il s'agit du code des articles de l'étude. Dans le cas des articles non référencés, composés d'un libellé et d'un prix, cette colonne reste vide.

Vous pouvez ajouter une référence dans l'étude en saisissant le code d'un article ou en effectuant une sélection dans la liste des articles existants à l'aide de la flèche de recherche située à droite de la zone de saisie (F4).

Un même article présent plusieurs fois dans le corps du devis d'origine, apparaît sur une seule ligne dans l'étude, les quantités sont cumulées.

Désignation

C'est le libellé de l'article. Cette colonne n'est modifiable que pour les articles non référencés que vous saisissez dans l'étude.

Quantité prévue

C'est le cumul des quantités de l'article dans les devis qui servent de base à l'étude.

Quantité estimée

Par défaut elle est égale à la quantité prévue, mais elle peut être ajustée si vous estimez que c'est nécessaire. Les commandes des articles de l'étude se basent sur les quantités estimées.

Unité de vente

C'est l' unité de vente de l'article.

Fournisseur retenu

C'est le fournisseur auprès de qui l'article sélectionné sera passé en commande dans le cadre des devis de l'étude. Par défaut il s'agit du premier fournisseur retenu dans les devis.

Un même article présent plusieurs fois dans le corps du devis d'origine, apparaît sur une seule ligne dans l'étude, associée au premier fournisseur retenu dans le devis.

Déboursé

C'est le déboursé sec de l'article, exprimé en unité de vente et compte-tenu du fournisseur retenu.

Montant déboursé estimé

Il s'agit du montant des articles de l'étude compte-tenu de leur déboursé et de leur quantité estimée.

Qté cdée

Par défaut cette colonne est vide.

Si vous souhaitez passer commande par l'intermédiaire de l'option Commandes (F8), vous devrez saisir les quantités à commander. Ces quantités se saisissent dans cette colonne.

Déjà cdée

Cette colonne non saisissable, affiche les quantités qui ont déjà fait l'objet d'une commande fournisseur à partir de cette étude.

Reste à cder

Cette colonne non saisissable, affiche la différence entre les quantités estimées et les quantités déjà commandées.

Sélectionnez un article de l'étude puis cliquez sur le bouton Tarif fournisseur associé (F3) pour consulter les conditions d'achat proposés par les fournisseurs de cet article (délai de livraison et prix d'achat).

Les conditions d'achat d'un article propres à chaque fournisseur se définissent à l'aide du bouton Tarifs four. (F7) disponible au niveau de sa fiche. Veuillez-vous reporter à la partie relative aux tarifs fournisseurs pour de plus amples renseignements.

Sélectionnez Tarifs fournisseurs dans le champ Affichage afin de basculer l'étude par fournisseur.

Sélectionnez ensuite le fournisseur de votre choix dans le champ Fournisseur en saisissant son code ou à l'aide de la flèche de recherche située à droite de la zone de saisie (F4).

Le champ Eléments vous permet d'indiquer si vous souhaitez n'afficher que les éléments habituellement vendus par le fournisseur (Référencés chez le fournisseur) ou tous les éléments de l'étude (Tous les éléments).

Une fois l'étude créée, vous pouvez éditer vos appels d'offre.

Vous disposez en outre des boutons suivants

Quitter (Echap) : Permet de quitter l'étude sans prendre en compte les modifications apportées depuis la dernière sauvegarde réalisée.

Valider (F2) : Permet de valider l'étude en cours. Batigest vous propose alors de remettre à jour les prix du devis sur la base des conditions d'achats et des fournisseurs retenus sur les articles.

Demande (F5) : Permet d'éditer les demandes à l'attention de vos fournisseurs.

Commandes (F8) : Permet de passer commande des articles pour lesquels un fournisseur a été retenu.

Maj. biblio. : Permet de mettre à jour le prix d'achat des articles en bibliothèque en fonction de ceux saisis dans l'étude.

Destinations  (F6) : permet de saisir ou de modifier les destinations des articles qui seront commandés. Pour répartir les quantités d'un article présent dans l'étude des déboursés, sélectionnez l'article puis cliquez sur le bouton Destinations (F6). La fenêtre suivante vous permet de définir la part des quantités à affecter au stock entreprise et celle à destination du stock d'un ou de plusieurs chantiers.

La répartition se base sur la quantité estimée des articles.

Lors du transfert d'étude des déboursés en commande fournisseur ou lors de l'import d’une étude dans le corps d'une commande, c’est la quantité estimée de chaque article de l'étude qui sera reprise sauf si une commande préalable vient d'être passée à partir de cette même étude.

 Associer des documents : vous permet d'associer des documents à la commande. Pour plus de détails, voir Documents externes.

Destination (F6) : Il vous est possible, au niveau de chaque ligne d'article, de destiner la totalité ou une partie de quantités vers un ou plusieurs chantiers.

Ce bouton n'est pas disponible lorsque le bon est entièrement dévolu à un chantier :

• lorsque vous avez saisi un code chantier au niveau de son en-tête,

• lorsqu'il a été créé directement depuis l'onglet Documents d'un chantier,

• lorsqu'il a été associé à un chantier depuis l'onglet Documents,

Insérer une ligne (F9) : Permet d'insérer une ligne dans l'étude afin de saisir un nouvel article.

Supprimer la ligne (F10) : Permet de supprimer une ligne de l'étude.

Complément (F6) : Permet d'accéder à une fenêtre au sein de laquelle réaliser la saisie des informations qui ne sont pas nécessairement gérées par les colonnes présentes à l'écran.

Fiche (F7) : Permet d'accéder à la fiche d'un article de l'étude.