Créer ou modifier une commande fournisseur

(Menu Achats \ Commandes fournisseurs clic bouton Créer/Modifier)

Les commandes fournisseurs sont les premiers documents de la chaîne des achats : elles sont le préalable à la réception des marchandises et à l'établissement des factures d'achats.

Une commande fournisseur correspond à un besoin d'approvisionnement en consommables ( articles de type fourniture ou divers) exprimé à un moment donné. Elle peut être destinée à l'entreprise (dépôt), à un ou plusieurs chantiers, voire les deux à la fois.

Il est possible de passer commande pour un article qui ne fait pas l'objet d'une gestion de stock ou qui n'est pas habituellement acquis chez un fournisseur.

La rédaction d'une commande peut se dérouler de plusieurs manières :

  • manuellement à l'aide du menu Achats \ Commandes fournisseurs ou Chantiers \ Liste des chantiers  onglet Documents  clic bouton Créer \ Commande F.),

  • automatiquement :

    • à l'aide d'un réapprovisionnement entreprise depuis le menu Stocks \ Réapprovisionnement \ Entreprise : chaque article ayant atteint un niveau de stock critique est passé en commande de manière à revenir à un niveau normal d'exploitation,

    • à l'aide d'un réapprovisionnement de chantier depuis le menu Stocks \ Réapprovisionnement \ Chantiers : les devis intégrés en organisation de chantier permettent de réaliser les commandes nécessaires à la réalisation des différentes tâches qui les composent,

    • à l'aide d'une étude de déboursés depuis le menu Ventes \ Devis Clients \ Etude des déboursés : vous établissez la liste des consommables nécessaires dans le cadre de vos devis et générez les appels d'offres à l'attention de vos fournisseurs. En fonction des conditions d'achats que vous proposent ces derniers, vous précisez pour chaque article quel fournisseur retenir et passez ensuite les commandes auprès de chacun d'eux.

Si la commande est liée à un chantier, et que le suivi automatique sur les commandes fournisseur est activé dans la fonction Initialisation/Préférences, la commande aura une influence sur le suivi des consommations du chantier.

La commande se compose de trois parties :

L'en-tête

Commande

Les commandes sont référencées par un code unique (8 caractères alphanumériques).

Chaque fois que vous voudrez faire référence à une commande, vous devrez spécifier son code. Dans tous les cas, vous pourrez rechercher une commande à partir d'une liste.

Dans certains cas, Batigest propose automatiquement un code : chaque fois que le dernier code connu (dans l'ordre alphabétique) se termine par des chiffres, il est capable de proposer la codification suivante, en ajoutant 1 à la partie numérique.

Exemple

Si le dernier code est 20020001,  Batigest proposera 20020002.

Date

Par défaut il s'agit de la date du jour, vous pouvez cependant la modifier. Cliquez sur l'icône située à droite de la zone de saisie (F4) afin de faire appel au calendrier et sélectionner une date à l'aide de la souris.

Fournisseur

Saisissez ou modifiez le code du fournisseur auquel est destiné la commande. Cliquez sur la flèche de recherche située à droite de la zone de saisie (F4) afin d'effectuer une sélection dans la liste des fournisseurs existants.

Le choix d'un fournisseur, étape obligatoire, va déterminer les conditions d'achat générales proposées pour la commande et celles propres à chaque article.

La saisie d'un code inexistant vous permet de procéder à la création de la fiche d'un fournisseur depuis l'entête de la commande.

Chantier

Saisissez le code du chantier affecté à la commande. Cliquez sur la flèche de recherche située à droite de la zone de saisie (F4) afin d'effectuer une sélection dans la liste des chantiers existants.

Lorsque vous affectez un chantier à une commande, celle-ci est alors destinée intégralement au chantier.

Vous ne pouvez sélectionner un chantier achevé.

Une fois la commande validée, vous ne pourrez plus modifier cette information.

Si le document est issu d'un transfert simple, le code chantier est récupéré automatiquement dans ce champ, à condition d'avoir été renseigné dans le document d'origine.
Dans le cas de transferts multiples, le code chantier est conservé dans la mesure du possible, c'est-à-dire :

  • Si tous les documents transférés font référence au même chantier (mêmes codes chantiers).

  • S'ils ont des codes chantiers différents mais qu'ils ne sont pas regroupés lors du transfert.

Adresse liv.

Saisissez ou modifiez l'adresse de livraison prévue pour la réception des marchandises de la commande.

Par défaut l'adresse de livraison est celle de votre société, telle qu'elle a été définie dans le menu Initialisation \ Renseignements généraux.

Que la commande ait été rédigée manuellement ou automatiquement.

CP/Ville liv.

Saisissez ou modifiez le code postal et la ville de livraison de la commande.

Par défaut il s'agit du code postal et de la ville de votre société, tels qu'ils ont été définis dans le menu Initialisation \ Renseignements généraux.

Date liv.

Saisissez ou modifiez la date de livraison prévue pour la commande. Cliquez sur l'icône située à droite de la zone de saisie (F4) pour faire appel au calendrier et sélectionner une date à l'aide de la souris.

Lorsque vous validez une commande, Batigest évalue la date de livraison en se basant sur le délai de livraison spécifié sur la fiche des articles pour le fournisseur sélectionné.

  Date de livraison = date de la commande + délai de livraison le plus long constaté sur les articles commandés.

Exemple

Une commande est rédigée le 18/03/2003 pour les articles suivants :

CA3260 dont le délai de livraison est 10 jours,

IC0654 dont le délai de livraison est 14 jours.

La date de livraison sera le 07/04/2003, car avant cette date l'article IC0654 ne sera normalement toujours pas livré.

Si vous avez indiqué une date différente de celle estimée par Batigest, celui-ci vous proposera de la maintenir ou de la recalculer.

Cette date reste modifiable tant que la commande n'est réceptionnée que partiellement. Cette possibilité de mettre à jour la date de livraison permet de ne pas retrouver la commande dans la liste des fournisseurs à relancer en cas de réception partielle.

Origine

Ce champ affiche le code du document d'origine, lorsque la commande courante est issue d'un transfert. Si la commande est issue d'un transfert de plusieurs documents, le champ affiche l'ensemble des codes des documents parents.

Référence

Saisissez la référence de la commande chez votre fournisseur.

Groupe 1/Groupe 2

Spécifiez éventuellement le rattachement d'une commande à des groupes de commandes.

Sélectionnez un groupe à l'aide de la flèche de recherche située à droite de la zone de saisie (F4) ou indiquez la référence d'un groupe existant.

Cette notion permet de construire des ensembles de commandes afin d'effectuer des regroupements.

Une même commande peut être rattachée jusqu'à deux groupes simultanément.

La création d'un groupe peut se faire en saisissant un code de groupe inexistant ou depuis le menu Initialisation \ Groupes \ Commandes fournisseurs.

La notion de groupe facilite les tris, recherches, classements et filtres dans les listes.

Information

Vous disposez de deux champs dans lesquels vous pouvez saisir un texte d'information.

Le corps

Il permet de saisir les différents articles qui seront commandés auprès du fournisseur sélectionné. Il se compose de plusieurs colonnes :

Référence

Saisissez le code de l'article à commander. Vous pouvez aussi cliquer sur la loupe située à droite de la colonne (F4) afin d'effectuer une sélection d'un ou plusieurs articles dans la liste de ceux existants. Vous ne pouvez faire appel qu'à des articles de type fourniture, divers et texte.

Vous pouvez cependant saisir des articles dépourvus de référence, constitués uniquement d'un libellé et d'un prix, voire des simples lignes de texte

Lorsque vous sélectionnez un article, Batigest vérifie s'il existe un tarif pour le fournisseur retenu. Lorsque c'est le cas les différentes conditions d'achat sont reprises de manière automatique, dans le cas contraire Batigest vous propose d'ajouter un nouveau tarif pour l'article selon les conditions d'achat spécifiées sur la fiche du fournisseur.

Si vous saisissez une référence inexistante, Batigest vous propose alors de la créer.

 Le bouton Sage e-tarif, présent sur la liste des éléments  vous propose l'accès au service Sage e-tarif avec la possibilité d'importer des éléments ou mettre à jour des articles Tarifeo déjà présents dans la bibliothèque avant de les insérer dans la commande.

 Il permet d'accéder à un menu déroulant, proposant les fonctions suivantes :

  • Fiche Sage e-tarif

Cette fonction permet d'accéder à une fiche détaillant les caractéristiques de l'élément (poids, longueur, prix, conditionnement....).

  • Fiche produit

Cette fonction permet d'accéder à la fiche du produit mise à disposition par le fabricant/distributeur, au format pdf.

  • Fiche fabricant / fournisseur
    Cette fonction permet d'accéder à une fiche de présentation du fabricant/distributeur/représentant ou importateur.

Pour plus d'informations sur l'import des élément  à partir de Sage e-tarif, cliquez ici

Libellé

Lorsque vous faites appel à un article de votre bibliothèque, Batigest reprend automatiquement le libellé précisé dans sa fiche. Vous pouvez cependant le modifier (sans que cela n'affecte la fiche elle-même).

Si vous n'avez pas spécifié de référence dans la zone précédente, vous pouvez saisir un descriptif de ce qui constituera un article non référencé ou une simple ligne de texte.

Quantité

Par défaut la valeur proposée par Batigest est 1.

Un fournisseur peut imposer (en fonction de son conditionnement par exemple), de ne pas commander une quantité pour un article qui soit inférieure à un certain seuil. Cette information est normalement saisie sur la fiche de l'article au niveau du tarif de son fournisseur : Batigest propose donc la quantité minimale par défaut lorsqu'elle existe. Vous pouvez cependant modifier celle-ci, auquel cas il vous sera demandé de maintenir ou non votre saisie.

Lorsqu'une commande est rédigée de manière automatique, la quantité minimale est donc prioritaire.

Exemple

Dans le cadre d'un réapprovisionnement de chantier, une tâche nécessite la commande de 10 unités d'un article : la quantité minimale est de 15 pour le fournisseur retenu. La commande sera donc par défaut de 15 unités.

Unité

Saisissez ou modifiez l' unité d'achat de l'élément commandé. Par défaut Batigest propose celui spécifié sur sa fiche.

Le choix d'une unité peut déterminer le nombre de décimales utilisables sur la quantité de l'article. Veuillez-vous reporter à la section relative à la tarification des éléments de type fourniture pour de plus amples renseignements sur les unités.

Prix d'achat

Lorsque vous avez saisi un article de la bibliothèque, le prix d'achat proposé est le prix d'achat public indiqué pour le tarif du fournisseur (hors remise éventuelle). Vous pouvez cependant modifier ce prix : en fonction des préférences Batigest vous informera de la saisie d'un prix inhabituel pour ce fournisseur et vous proposera de le remettre à jour dans la fiche de l'article.

Lorsque l'article ne dispose pas d'un tarif pour ce fournisseur, c'est le déboursé de sa fiche qui sera proposé (tenant compte des éventuels coefficients stock-vente et achat-stock).

Rem. %

Dans le cas où votre fournisseur vous accorde une remise sur le prix d'achat public d'un article, celle-ci est alors automatiquement reprise. Vous pouvez cependant la modifier : en fonction des préférences Batigest vous en informera et vous proposera de remettre à jour les conditions d'achats du fournisseur.

L'application d'un taux de remise sur le prix d'achat public d'un article permet d'en déterminer le prix d'achat net.

Montant

Cette colonne n'est pas saisissable, elle affiche le montant total de la ligne. Elle se base sur le calcul suivant :

  Prix d'achat public ×(1 - (taux de remise / 100)) × quantité commandée

TVA

Cette colonne permet de saisir ou de modifier le taux de TVA auquel est soumis l'article de la ligne sélectionné. Pour modifier le taux de TVA proposé par défaut, saisissez le numéro correspondant à son code tel qu'il est défini dans le menu Initialisation \ Taux de TVA ou cliquez sur la flèche de recherche située à droite de la zone de saisie (F4).

Vous disposez en outre des boutons suivants

Quitter (Echap) : Permet de quitter la commande sans enregistrer votre saisie et de retourner à la liste des commandes.

Valider (F2) : Permet de valider la commande afin d'accéder au pied. Lorsque la commande n'est plus modifiable (facturée ou livrée), vous ne pouvez accéder au pied : Batigest vous propose directement d'en réaliser l'édition.

Réf. Four. / Référence (F5) : Permet de gérer la saisie et l'affichage des références des articles en fonction de votre propre codification ou de celle propre à vos fournisseurs (qui peut s'avérer différente).

Ceci n'est possible que si vous avez renseigné celle-ci dans la fiche de vos articles pour le tarif du fournisseur sélectionné, dans le cas contraire aucune référence fournisseur ne sera affichée.

Destination (F6) : Il vous est possible, au niveau de chaque ligne d'article, de destiner la totalité ou une partie de quantités vers un ou plusieurs chantiers.

Ce bouton n'est pas disponible lorsque la commande est entièrement dévolue à un chantier :

  • lorsque vous avez saisi un code chantier au niveau de son entête,

  • lorsqu'elle a été créée depuis l'onglet Documents d'un chantier,

  • lorsqu'elle a été associée à un chantier depuis l'onglet Documents,

  • lorsqu'elle est issue d'un réapprovisionnement de chantier,

  • lorsqu'elle a été générée depuis une étude de déboursés et destinée à un chantier.

MAJ des prix : Ce bouton permet de mettre à jour  :

  • les prix de la commande à partir de la bibliothèque pour les articles non issus d'un import Sage e-tarif.

  • les prix de la commande à partir des prix du site Tarifeo, et uniquement ceux de la commande, pas de la bibliothèque.

Solder (F8) : Ce bouton n'est actif que dans la mesure où la commande n'a été livrée que partiellement. Il vous est alors possible d'indiquer que vous renoncez à la réception ultérieure des quantités restantes.

Les quantités de la commande sont alors ajustées en déduisant les quantités non livrées (reliquat) : elle est alors considérée comme intégralement livrée et son montant est réévalué.

L'icône Fiche (F7)  vous donne accès à un menu déroulant, proposant les fonctions suivantes :

  • Fiche élément
    Permet d'accéder à la fiche d'un article ou d'un ouvrage de la bibliothèque. Les modifications éventuelles pourront être reportées dans la commande.

  • Fiche Sage e-tarif
    Cette fonction permet d'accéder à une fiche détaillant les caractéristiques de l'élément (poids, longueur, prix, conditionnement....).

  • Fiche produit
    Cette fonction permet d'accéder à la fiche du produit mise à disposition par le fabricant/distributeur, au format pdf.

  • Fiche fabricant / fournisseur
    Cette fonction permet d'accéder à une fiche de présentation du fabricant/distributeur/représentant ou importateur.

 Associer des documents : vous permet d'associer des documents à la commande. Pour plus de détails, voir Documents externes.

Supplément (F3) : Vous accédez à la saisie des suppléments, dans la mesure où vous avez défini des suppléments généraux pour les commandes.

Note (F12) : Donne accès à un mémo au format RTF (texte enrichi). Vous pouvez y saisir vos commentaires, vos annotations, appliquer une mise en forme, insérer des images...

Commande précédente et Commande suivante : Permettent de parcourir les différentes commandes existantes.

Vous pouvez aisément insérer des lignes à l'aide de la touche F9 et en supprimer à l'aide de la touche F10.

Une commande pourra faire l'objet de modifications dans la mesure où elle n'a pas été transférée en facture ou qu'elle n'a pas fait l'objet de livraisons (même partielles).
En fonction de l'état des préférences, vous pourrez décider de remettre à jour le stock des articles sur la base de l'établissement des commandes.