Créer ou modifier un fournisseur
(Menu Fichiers \ Fournisseurs clic bouton Créer/Modifier)
La création de fiches fournisseurs vous permettra de rappeler, dans toutes les affaires ( commandes, réception de marchandises, factures...) l'ensemble des renseignements associés à chaque fournisseur, simplement en saisissant ou en allant rechercher le code du fournisseur désiré.
En outre chaque article de type fourniture ou divers pourra se voir associé à un ou plusieurs fournisseurs auprès desquels ses conditions d'achat seront négociées (remise sur prix d'achat, délai de livraison...).
La mise à jour des tarifs des articles pourra se réaliser par rapport à un fournisseur.
La création des fournisseurs est une étape indispensable au réapprovisionnement du stock entreprise et des consommables nécessaires à la réalisation des chantiers.
Les fiches fournisseurs permettent une conception rapide des commandes, la réception des marchandises, l'établissement d'une facturation des achats... Nous vous conseillons vivement de créer une fiche par fournisseur.
La fiche d'un fournisseur se compose des informations suivantes :
Code
Saisissez dans cette zone le code du fournisseur à créer (8 caractères alphanumériques).
Chaque code fournisseur est unique.
La codification des fournisseurs et des sous-traitants est commune.
Dans certains cas, Batigest propose automatiquement un code : chaque fois que le dernier code connu (dans l'ordre alphabétique) se termine par des chiffres, il est capable de proposer la codification suivante, en ajoutant 1 à la partie numérique.
Exemple
Le dernier code est 850 : à la création d'un nouveau fournisseur, le logiciel proposera 851.
Le dernier code est ALBERT : le logiciel ne proposera aucun code.
Chaque fois que vous voudrez rédiger un document pour un fournisseur, vous devrez spécifier son code. Dans tous les cas, vous pourrez rechercher un fournisseur dans une liste, car il est rarement possible de se souvenir de tous les codes créés, surtout si votre bibliothèque comporte de nombreux fournisseurs.
Civilité
Saisissez ou modifiez la civilité de votre fournisseur (15 caractères maximum). Si vous saisissez une civilité inexistante, Batigest vous proposera de la créer : vous pourrez donc la rappeler aisément pour un autre tiers.
Exemple
SARL, SA, EURL, Mr...
Cliquez sur la flèche de recherche (F4) située à droite de la zone de saisie pour accéder à la liste des civilités existantes et effectuer une sélection.
Nom
Saisissez ou modifiez la raison sociale ou le nom du fournisseur (30 caractères maximum).
La fiche d'un fournisseur est constituée des onglets suivants :
-
Coordonnées
L'onglet Coordonnées vous permet de gérer toutes les informations relatives aux coordonnées de vos fournisseurs. Il se compose des champs suivants :
Libellé adr.
Saisissez ou modifiez l'adresse du fournisseur, celle-ci se compose de deux champs acceptant jusqu'à 50 caractères chacun.
Adr. par défaut
Cette coche n'est visible que si vous avez saisi au moins deux adresses pour le fournisseur. Elle vous permet d'indiquer que l'adresse courante doit être utilisée par défaut dans l'ensemble des documents que vous établirez à son nom.
CP
Saisissez ou modifiez le code postal du fournisseur.
Ville
Lorsque vous avez saisi le code postal du fournisseur, la ville se renseigne automatiquement. Si vous avez saisi un code postal inexistant, ou si vous modifiez le nom de la ville, Batigest vous propose de remettre à jour la base des codes postaux.
Vous pouvez consulter ou supprimer les codes postaux depuis le menu Initialisation \ Options \ Gestion des codes postaux.
Interlocuteur
Saisissez ou modifiez le nom de l'interlocuteur chez le fournisseur pour l'adresse courante (30 caractères au maximum).
Téléphone, portable, télécopie
Saisissez ou modifiez les numéros de téléphones et de télécopie de l'interlocuteur chez le fournisseur (pour l'adresse courante). Le numéro de télécopie (ou fax) permettra la gestion d'envoi de documents par télécopie à vos fournisseurs.
Les champs Téléphone, Portable et Télécopie intègrent l'icône 
, qui vous permet de démarrer une conversation téléphonique (si vous êtes équipé d'une solution de Couplage Téléphonie Informatique), d'accéder directement à une interface intuitive de rédaction de S.M.S. et de les envoyer instantanément depuis votre ordinateur.
Pour obtenir de plus amples informations sur la configuration de la téléphonie, cliquez ici.
Pour obtenir de plus amples informations sur la saisie des S.M.S., cliquez ici.
Pour obtenir de plus amples informations sur la configuration liée à l'envoi de S.M.S., cliquez ici.
Saisissez ou modifiez l'adresse e-mail de l'interlocuteur chez le fournisseur (pour l'adresse courante).
Lorsque vous solliciterez une édition par e-mail depuis le pied d'une commande, celle-ci sera automatiquement reprise : vous pourrez cependant la modifier dans votre logiciel de messagerie habituel avant l'envoi définitif.
Le champ E-mail intègre l'icône 
qui permet d'accéder directement à l'interface d'envoi d'e-mail du logiciel de messagerie défini par défaut dans Windows© de votre ordinateur.
Cette fonction permet d'ouvrir un nouvel e-mail dont l'adresse e-mail du destinataire est renseignée automatiquement en fonction des informations précisées dans la zone E-mail de la fiche.
A partir de cet onglet vous avez accès aux boutons suivants
Liste adresses (F8) : Permet de visualiser la liste des adresses existantes pour un même fournisseur.
Sélectionnez une adresse en cliquant dessus puis sur le bouton 
Valider (F2). La fiche fournisseur affiche à présent les informations liées à l'adresse sélectionnée, vous pouvez éventuellement y apporter des modifications.
Le bouton 
Supprimer (F10) accessible dans la liste des adresses vous permet de procéder à la suppression d'une adresse supplémentaire devenue inutile.
(F9) : Permet de saisir une nouvelle adresse pour le fournisseur. Les champs de l'onglet Coordonnées sont alors automatiquement vidés afin de permettre une nouvelle saisie.
La première adresse saisie constitue l'adresse principale.
Lorsque vous établirez un document pour votre fournisseur, vous serez en mesure de sélectionner l'adresse à laquelle lui faire parvenir.
Adresse précédente et 
Adresse suivante : Permettent de parcourir les différentes adresses d'un fournisseur.
Vous disposez en outre des boutons suivants
Quitter (Esc) : Permet de quitter la fiche du fournisseur sans en enregistrer les modifications. Batigest vous propose cependant de réaliser cette opération.
Valider (F2) : Permet de valider la saisie d'une nouvelle fiche ou les modifications apportées à une fiche existante.
Historique (F7) : Permet de consulter la liste des commandes et factures (ainsi que les échéances et règlements correspondants) qui lui sont rattachées.
Supplément (F3) : Vous accédez à la saisie des suppléments, dans la mesure où vous avez défini des suppléments généraux pour les fournisseurs.
Note (F12) : Donne accès à un mémo au format RTF (texte enrichi). Vous pouvez y saisir vos commentaires, vos annotations, appliquer une mise en forme, insérer des images...
Fiche précédente et 
Fiche suivante : Permettent de parcourir les différentes fiches fournisseurs existantes.
Les modifications apportées à une fiche fournisseur seront sans incidence sur les documents déjà établis (commandes, factures...).