Interventions

(Contrats/Entretien / Interventions)

L'essentiel...

Pour quoi faire ?

Ce document vous permet de saisir ou de valider la consommation des éléments utilisés à l’occasion d’une intervention. C'est donc sur la base de l’intervention que les éléments consommés sont retirés du stock et facturés. Une fois les interventions transférées en factures, les échéances sont créées dans le Financier.

En pratique...

L’intervention supporte plusieurs états qui définissent son stade d’avancement.
Les états «Demande d’intervention», «Intervention prévue», «Intervention préparée» et «Intervention réalisée» sont obligatoirement proposés par le logiciel et correspondent aux étapes de l’avancement d’une intervention.
Seules les interventions réalisées (état «intervention réalisée») peuvent être facturées.
D’autres valeurs d’état peuvent être créés via l’option «États des interventions» accessible depuis le menu Initialisations / Contrats\Entretien / États des interventions.

Depuis la fiche, vous sélectionnerez via le champ Contrat :

  • Le contrat associé à l'intervention (si l'intervention est réalisée sous contrat).
  • L'échéance du cadencier d'interventions ou le cadre d'intervention correspondant à l'intervention courante.

Ce rattachement à un contrat, un cadencier d'interventions ou un cadre d'intervention est INDISPENSABLE si vous souhaitez que l'intervention hérite des conditions de couverture définies dans le contrat.

Une fois créés et basculées à l’état «réalisées», les interventions peuvent être transformées en factures via le bouton  situé au pied de la fiche, ou le bouton Autres / Transférer en facture de la liste des interventions.

Lors de la facturation des interventions, la date des factures obtenues est normalement la date du jour. Si la date système a été modifiée par l’utilisateur pour une date antérieure à celle de la dernière clôture, elle sera automatiquement modifiée pour la date du premier jour de la période non clôturée.

À savoir...

L'intervention peut influer sur les stocks.

Il suffit pour cela de régler l’option «sorties vente directe» des préférences de stock à la valeur «bon de livraison». Le stock sera alors décrémenté dès l’établissement du document d’intervention. Dans le cas contraire, les éléments consommés seront sortis du stock à la facturation de l’intervention.

Trucs et astuces...

Evitez les ressaisies inutiles grâce au transfert de l'intervention en facture. Cette opération permet de récupérer automatiquement nombre d'informations au sein du document de destination, notamment la liste des articles à facturer, sous garantie ou sous contrat. Notez que vous pouvez choisir le code associé à la facture générée par le transfert.

Vous souhaitez lier un document externe à votre document d'intervention : un tableau Excel, un document Word, une image, un PDF, un e-mail, etc. Cliquez sur le bouton   au bas de cette fiche et ajoutez les raccourcis vers tous ces documents afin de pouvoir y accéder directement depuis le logiciel, sans perte de temps.

Les champs d'en-tête...

Une intervention transférée en facture n'est plus modifiable, ni supprimable.

Code

Saisissez, à partir de ce champ, le code que vous souhaitez associer à l'intervention (8 caractères alphanumériques maximum).
Afin de faciliter votre utilisation quotidienne du logiciel, nous vous encourageons à choisir des codes suffisamment explicites.

La saisie de ce code est obligatoire pour pouvoir valider les informations liées à l'intervention.
Une fois la fiche validée, celui-ci ne peut plus être modifié.

Notez que le logiciel assure l'incrémentation automatique des codes d'intervention. En effet, il vous propose systématiquement la suite logique du dernier code enregistré dans la base de données.

Client

Ce champ vous permet d'accéder à la liste des clients et de sélectionner celui pour le compte duquel vous souhaitez créer l'intervention.

Notez que vous pouvez également procéder à une sélection directe du site via l'onglet Paramètres, sans sélectionner le client. Le logiciel affectera alors automatiquement le document courant au client correspondant.
Pour ce faire, vous devez cliquer sur l'icône  du présent champ ou appuyer sur la touche F4 de votre clavier.
L'intervention peut être établie pour un client possédant, ou non, un contrat.

Les éléments proposés au sein de la liste des clients doivent avoir été préalablement créés à partir du menu Fichiers / Clients.

Pour obtenir de plus amples informations sur les clients, cliquez ici.

Contrat

Ce champ vous permet :

  • D'associer l'intervention à un contrat (si l'intervention est réalisée sous contrat).

  • De pointer directement l'intervention avec une échéance d'un cadencier d'interventions du contrat choisi. L'intervention récupère alors toutes les informations associées à cette échéance du cadencier.

  • De récupérer toutes les informations associées à un cadre d'intervention, mais sans pointer d'échéance d'intervention.

Ce champ présente une importance capitale car seules les interventions rattachées à un contrat, un cadencier d'intervention ou un cadre d'intervention pourront bénéficier des conditions de couverture du contrat.
Si le client ne possède qu'un seul contrat, ce champ indiquera automatiquement le code de ce contrat suite à la sélection du client dans le champ précédent.

Vous avez la possibilité de sélectionner l'échéance du cadencier d'interventions ou le cadre d'intervention que vous souhaitez pointer avec le document d'intervention courant.

  Cliquez sur cette icône pour accéder à la liste des échéances du cadencier d'interventions associées au contrat courant ou au client (si le contrat n'a pas encore été sélectionné).

Depuis cette liste, vous pouvez :

  • Sélectionnez l'échéance d'intervention du contrat à associer au document. Toutes les informations de cette échéance sont récupérées dans le document. L'échéance du cadencier d'intervention est alors pointée par le document.
  • Cliquez sur le bouton Cadres d'interv. si vous ne souhaitez pas pointer une échéance d'intervention, mais simplement récupérer dans le document les informations saisies dans le cadre d'intervention du contrat.

Pour obtenir de plus amples informations sur la liste des interventions du cadencier, cliquez ici.

 Cliquez sur cette icône pour dépointer le document d'intervention courant de l'échéance d'intervention ou du cadre d'intervention sélectionné(e). Si une échéance de cadencier d'intervention était pointée avec le document, celle-ci sera ainsi libérée et pourra à nouveau être pointée.

Une échéance d'intervention pointée dans une intervention ne peut plus être pointée dans une autre intervention.

Notez qu'une intervention peut être établie pour un client possédant, ou non, un contrat. Par conséquent, la saisie de ce champ n'est pas obligatoire. En revanche, si vous faites appel à une intervention issue de l'échéancier d'un contrat, ce dernier devra nécessairement avoir le statut actif.

Notez qu'un contrat peut être créé directement depuis ce champ, par l'intermédiaire de la touche F7 de votre clavier.

Tous les contrats du client demeurent néanmoins accessibles via le bouton   de ces mêmes documents.

Pour obtenir de plus amples informations sur les contrats, cliquez ici.

Interv. Type

Depuis ce champ, sélectionnez l'intervention type que vous souhaitez associer à l'intervention.

Pour ce faire, cliquez sur l'icône du présent champ ou appuyez sur la touche F4 de votre clavier, puis sélectionnez l'élément de la liste qui vous intéresse.

Les éléments proposés au sein de la liste des interventions types doivent avoir été préalablement créés à partir du menu Initialisations / Contrats\Entretien / Interventions types.

Cette sélection présente l'intérêt de récupérer, à la fois automatiquement et conjointement, la durée de l'intervention (onglet Paramètres), ainsi que le libellé, le descriptif détaillé et les articles nécessaires à sa réalisation (onglet Intervention).
Tous les articles sélectionnés dans l'intervention type choisie sont automatiquement marqués comme A FACTURER dans l'onglet Matériel.
Même si ces informations font l'objet d'une récupération automatique de la part du logiciel, elles restent néanmoins tout à fait modifiables par l'utilisateur.

Ne pas facturer

Cochez cette case si vous ne souhaitez pas transférer l’intervention courante en facture. Cette intervention sera affichée dans la liste des interventions avec le statut Ne pas facturer.

Cette intervention ne sera pas prise en compte par l'option de transfert des interventions en facture (menu Contrats\Entretien / Transferts / Facturations).

Cette intervention pourra néanmoins être transférée "manuellement" via le bouton Facturer au bas de sa fiche ou via le bouton Transf. en facture de la liste des interventions. Un message de confirmation sera toutefois affiché à l'écran dans ces cas-là.

Date

Ce champ vous propose de définir la date de création de l'intervention. L'information présente au sein de ce champ est affichée selon le format suivant : JJ/MM/AA.
Si l'intervention est rattachée à un contrat, c'est précisément sur cette date que se base le logiciel pour déterminer si l'intervention entre ou non sur la période de couverture du contrat.

Pour préciser les dates de votre choix, vous pouvez accéder au calendrier via un simple clic sur l'icône ou saisir la date manuellement.

Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur l'utilisation du calendrier, cliquez ici.

Priorité

A partir de ce champ, sélectionnez le degré de priorité de l'intervention.

Pour ce faire, cliquez sur l'icônedu présent champ ou appuyez sur la touche F4 de votre clavier, puis choisissez parmi les éléments de la liste, celui qui vous intéresse.
Les éléments proposés au sein de la liste des degrés de priorité des interventions doivent avoir été préalablement créés à partir du menu Initialisations / Contrats\Entretien  / Priorités des interventions.

Etat

Ce champ modifiable spécifie l'état d’avancement de l'intervention.
Sélectionnez un état en cliquant dans la zone de saisie ou à l’aide de la touche F4, vous avez le choix parmi les options suivantes :

  • Demande d’intervention.

  • Intervention prévue.

  • Intervention préparée.

  • Intervention réalisée.

  • Tout autre état personnalisé (dont la création est accessible via l’option Initialisation \ Contrats\Entretien / Etats des interventions)

  • Facturée : l’intervention a été transférée en facture. Cette facture est directement accessible via l'icône  de ce champ.

Provenance

Grâce au présent champ, vous pouvez visualiser la provenance (mode de création) de l’intervention.
Assurant une traçabilité optimale des interventions, le logiciel propose deux types de provenances :

  • Intervention directe : ce libellé est automatiquement affiché par le logiciel, lorsque l’intervention a été créée par l'intermédiaire du bouton  de la liste des interventions.

  • Contrat : Ce libellé est automatiquement affiché par le logiciel, lorsque l’intervention a été créée via la génération automatique des interventions à réaliser (menu Contrats\Entretien / Générations / Interventions à réaliser).
    Lorsque l’intervention est issue de la génération des interventions à réaliser, le code du contrat est également mentionné au niveau de ce champ.
    L'icône vous offre alors la possibilité d'y accéder.

Prévue le

Grâce au présent champ, vous pouvez visualiser la date de prévision de l'intervention.
L'information présente au sein de ce champ est affichée selon le format suivant : JJ/MM/AA.
Si l’intervention résulte d'une création directe (créé par l'intermédiaire du bouton  de la liste des interventions), ce champ n'indique aucune valeur.

Les boutons