Synthèse de l'activité

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Cette option présente une synthèse de votre activité sur une période donnée dans un tableau composé de six parties. Chacune de ces zones peut être retaillée en positionnant le curseur au niveau des traits de séparation, puis en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé.

Cette synthèse constitue un puissant tableau de bord vous permettant d'optimiser votre activité et votre gestion financière.

Vous pouvez effectuer de nombreux autres réglages par le biais des préférences (bouton ).

Au travers de six parties vous accédez aux informations suivantes : *

• Relances de devis à effectuer,

• Echéancier de vos règlements clients et fournisseurs,

• Potentiel des devis,

• Documents de ventes établis,

• Chiffre d'affaires H.T.,

• Etat des ventes.

Les cadres Potentiel des devis et le graphique Chiffre d'affaires H.T. s'appuient sur les informations saisies dans la zone Potentiel du devis situé en en-tête des devis clients.
Nous vous encourageons par conséquent à compléter ces champs des devis clients pour exploiter pleinement tous les indicateurs de cette synthèse.

Date de début / Date de fin

Saisissez la période de consultation souhaitée. Batigest propose par défaut les six derniers mois avec comme date de fin de période la date du jour.

Clients

Saisissez le code d'un client ou cliquez sur la flèche de recherche située à droite de la zone de saisie (F4) afin d'effectuer une sélection dans la liste des clients.

Chantiers

Saisissez le code d'un chantier ou cliquez sur la flèche de recherche située à droite de la zone de saisie (F4) afin d'effectuer une sélection dans la liste des chantiers.

Relances des devis

Batigest vous propose dans ce cadre, la liste des devis devant être relancés dans la période considérée.

Les devis affichés sont sélectionnés en fonction de leur état. Une préférence permet d'indiquer l'état correspondant aux devis à relancer.

Les devis sont regroupés dans trois périodes réglables par préférences en terme de délai et de couleur.

Un double-clic sur une ligne de devis permet un accès direct au document.

Un clic droit sur une ligne de devis propose, par un menu contextuel, d'ouvrir ou d'imprimer le document en cours.

La préférence Taux de concrétisation estimé seuil, définit le taux en deçà duquel les devis ne seront pas pris en compte dans cette liste des documents à relancer. Tous les devis dont le Taux de concrétisation (précisé en en-tête des devis) est inférieur à celui indiqué dans cette préférence seront ignorés.
Ce fonctionnement vous évite de perdre du temps à relancer des devis, dont vous saviez en les préparant qu'ils avaient peu de chance d'aboutir.
La première colonne du tableau permet de réduire ou de développer le détail des devis par période (en standard, les regroupements existants sont "Devis établis depuis 10 jours", "Devis établis depuis 20 jours" et "Devis établis depuis plus de 20 jours". Ils sont adaptables par les préférences). La réduction d'un regroupement permet, par exemple, d'accéder plus rapidement au regroupement suivant.

La date de début de période saisie précédemment n'est pas exploitée dans cette liste.
Tous les devis dont l'état correspond et dont la date est inférieure ou égale à la "date de fin" saisie au-dessus apparaîtront dans cette liste.

Règlements en attente *

Batigest vous propose dans ce cadre, la liste des échéances des factures clients (retenues de garantie comprises), fournisseurs et sous-traitants.

Les échéances affichées sont celles non réglées ou partiellement réglées.

Cette liste nécessite que Batigest soit rattaché au progiciel Sage Financier i7 afin de :

• Mettre à jour la colonne Montants réglés avec les règlements du Financier,

• Ne faire apparaître que les échéances non soldées.

Lorsque Batigest n'est pas rattaché au progiciel Sage Financier i7 le tableau contient toutes les échéances des factures établies jusqu'à ce jour.

Un double-clic sur une ligne de facture permet un accès direct au document.

Un clic droit sur une ligne de facture propose, par un menu contextuel, d'ouvrir ou d'imprimer le document en cours.

La première colonne du tableau permet de réduire ou de développer le détail des échéances de factures clients et fournisseurs. La réduction du regroupement Clients permet, par exemple, d'accéder plus rapidement au regroupement Fournisseurs.
Sur les six colonnes de ce cadre, seule la colonne Montants Réglés peut être supprimée ou ajoutée.

La date de début de période saisie précédemment n'est pas exploitée dans cette liste.
Toutes les échéances non soldées,  dont la date d'échéance est inférieure ou égale à la "date de fin" saisie au-dessus apparaîtront dans cette liste.

Potentiel des devis

Batigest propose dans ce cadre, les indicateurs de chiffre d'affaires prévisionnel de votre entreprise. Ces données sont issues des devis clients et plus particulièrement des taux et dates de concrétisation estimés indiqués en en-tête de ces devis.

Seuls les devis dont le taux de concrétisation n'est pas nul seront pris en compte, et ce si leur date de concrétisation est comprise dans la période considérée.

Ces prévisions vous permettent d'anticiper vos rentrées d'argent, sur les mois à venir. En d'autres termes, elles vous aident à optimiser votre trésorerie et donc vos investissements.

Les montants potentiels de chiffres d'affaires sont regroupées par mois, d'après leurs dates de signature prévue respectives.

Afin que ce cadre soit alimenté par des données, vous veillerez donc à compléter les deux champs suivants de l'en-tête des devis clients :

• Taux de concrétisation estimé,
• Date de concrétisation estimée.

Un double-clic sur une ligne de facture permet un accès direct au document.

Un clic droit sur une ligne de facture propose, par un menu contextuel, d'ouvrir ou d'imprimer le document en cours.

La préférence Taux de concrétisation estimé seuil, définit le taux en deçà duquel les devis ne seront pas pris en compte dans les indicateurs Chiffre d'affaires HT Estimé. Ces devis dont le taux de concrétisation estimé est trop faible seront donc ignorés dans le graphique.
Ce fonctionnement renforce la crédibilité du graphique, en ignorant le chiffre d'affaires potentiel des devis que vous avez trop peu de chance de concrétiser.
La première colonne du tableau permet de réduire ou de développer le détail des pièces de vente par type de pièce. La réduction d'un regroupement permet, par exemple, d'accéder plus rapidement au potentiel du mois suivant.

Documents de ventes établis

Batigest vous propose dans ce cadre, la liste des devis, factures et avoirs clients de la période.

Les documents sont regroupés par type de document.

Un double-clic sur une ligne de document permet un accès direct à celui-ci.

Un clic droit sur une ligne de document propose, par un menu contextuel, d'ouvrir ou d'imprimer le document en cours.

La première colonne du tableau permet de réduire ou de développer le détail des pièces de vente par type de pièce. La réduction d'un regroupement permet, par exemple, d'accéder plus rapidement au regroupement suivant.

Chiffre d'affaires H.T.

La cinquième partie de la fenêtre contient un graphique représentant les chiffres d'affaires réalisés et estimés au cours de la période demandée.

Ce cadre peut afficher trois types de données :

• Le chiffre d'affaires H.T. : cette donnée est obtenue à partir de vos factures clients, elle indique le montant du chiffre d'affaires HT global réalisé,
• Le chiffre d'affaires N-1 : cette donnée est obtenue à partir de vos factures clients sur la période N-1, elle indique le montant du chiffre d'affaires HT global réalisé sur N-1,
  Cochez la case Comparer à l'année précédente dans les préférences de la synthèse d'activité si vous souhaitez pouvoir afficher cette courbe.
• Le chiffre d'affaires H.T. estimé : cette donnée est obtenue à partir des devis clients, elle indique le montant du chiffre d'affaires HT global estimé,

Notez que seuls les devis dont le taux de concrétisation saisi en entête est supérieur ou égal au seuil défini dans les préférences seront pris en compte.

La courbe de tendance : Cette droite représente la tendance du chiffre d'affaires H.T. du dossier sur l'ensemble de la période. Elle illustre par son orientation la progression ou la régression du chiffre d'affaires sur la période.
Cette droite n'est affichée que lorsque le graphique est présenté sous forme de lignes, elle n'apparaît pas dans le graphique avec blocs en 3 dimensions.

Cochez la case Afficher la courbe de tendance du chiffre d'affaires HT si vous souhaitez pouvoir afficher cette courbe.

Les informations sur le chiffre d'affaires H.T. estimé sont issues des informations de potentiel des devis, saisies en en-tête de vos devis clients.

Ce graphique peut être représenté sous la forme de lignes avec courbe de tendance ou sous forme de blocs en 3 dimensions.
Double-cliquez dans ce tableau pour alterner entre un graphique de barres ou de lignes.
Une préférence vous permet de préciser quel type de graphique doit être présenté par défaut.

Etat des ventes

Batigest vous propose dans ce cadre, une série d'indicateurs quantitatifs et financiers sur les devis et les factures clients établis au cours de la période considérée.

La premier indicateur est le nombre de devis, ainsi que le détail par état (nombre de devis à l'état "En cours", nombre de devis à l'état "Refusé"...).

Le second, est l'un des plus importants, est le taux de concrétisation des devis : il est obtenu en comparant le nombre de devis concrétisés au nombre total de devis.

Le choix de l'état qui correspond à une concrétisation est soumis à préférence, par défaut il s'agit de l'état intitulé "Accepté".

Le troisième indicateur est le nombre de factures.

Les indicateurs suivants sont par nature des indicateurs financiers :

• montant des échéances clients,
• montant des règlements perçus au titre des échéances clients,
• montant restant dû, obtenu sur la base du montant des échéances déduction faite des règlements perçus.

Lorsque Batigest n'est pas rattaché au progiciel Sage Financier i7 les deux dernières informations ne sont pas renseignées (le montant des échéances réglées et celui des non réglées).
Les règlements doivent pointer les échéances correspondantes pour être pris en compte dans le calcul.

La fenêtre de synthèse de l'activité propose les boutons et icônes suivants :

Permet de quittez la fenêtre.

Permet d'actualiser les informations de la fenêtre suite à une modification de la période ou des préférences.

Permet d'accéder à la fenêtre des préférences.

* Option soumise à la souscription du module nécessaire