En-tête du devis
(Menu Ventes \ Devis clients \ Liste des devis - clic bouton Créer/Modifier)
Le devis est un document destiné à un client dans le but de lui présenter une proposition de travaux. C'est le point de départ de la relation entre votre société et vos clients.
Batigest vous laisse toute liberté pour ce qui est de la conception de votre document (qu'il s'agisse de sa présentation et de son agencement tant à l'édition qu'en saisie, de son découpage, de son contenu...).
Un devis peut constituer une base pour des saisies ultérieures : vous pourrez en effet en importer la totalité ou une partie au sein d'autres devis (ou factures), voire archiver certaines lignes afin de les réutiliser.
Il pourra servir de base à la facturation d'une proposition de travaux, intégralement ou progressivement au fil de leur avancement.
Un devis s'avère aussi utile pour produire une édition des prévisions des articles qui seront nécessaires à la réalisation d'un chantier.
L'intégration en organisation de chantier vous permet, sur la base du contenu des devis, de générer un planning de réalisation des différentes tâches qui le composent : tranches, sous-tranches, ouvrages.
L'étude des déboursés vous permet d'établir pour un ou plusieurs devis, la liste des éléments de type fourniture et divers nécessaires à la réalisation des travaux afin d'évaluer leur déboursé. Vous serez alors en mesure de générer des éditions d'appels d'offre à l'attention de vos divers fournisseurs et, compte-tenu des retours obtenus, de remettre éventuellement à jour vos conditions d'achats en bibliothèque, sélectionner les fournisseurs auprès desquels vous commanderez chaque article. Vous pourrez enfin procéder à la mise à jour des devis basés sur l'étude et passer les commandes nécessaires aux fournisseurs que vous avez retenus.
L'en-tête est constituée des champs suivants :
Référence
Les devis sont référencés par un code ou référence unique (8 caractères alphanumériques).
Chaque fois que vous voudrez faire référence à un devis, vous devrez spécifier son code. Dans tous les cas, vous pourrez rechercher un devis à partir d'une liste (touche F4).
La touche F11 retourne le premier n° de devis libre.
Chaque fois que le dernier code connu (dans l'ordre alphabétique) se termine par des chiffres, Batigest est capable de proposer la codification suivante, en ajoutant 1 à la partie numérique.
Exemple
Si le dernier code est 03JAN01, Batigest proposera 03JAN02.
Etat du devis
Sélectionnez un état à affecter au devis à l'aide de la flèche de recherche située à droite de la zone de saisie (F4) ou en indiquant son numéro au clavier (de 0 à 9).
Les devis peuvent en effet être regroupés sur la base d'un état d'achèvement ou de degré d'acceptation. Les états segmentent donc votre activité de chiffrage et vous permettent d'évaluer le taux de concrétisation de vos affaires.
Vous disposez pour cela de 10 états, dont vous pouvez modifier la signification par un changement de libellé dans le menu Initialisation \ Etat des devis.
L'état d'un devis permet en outre de réaliser des tris, des regroupements, des sélections ou des filtres dans les listes.
Exemple
Vous pouvez n'afficher que les devis acceptés pour réaliser les transferts en facture. Vous pouvez regrouper tous les devis selon leur état : accepté, refusé, en cours...
Les états de devis sont aussi utilisés lors des éditions de tableau de bord du menu Statistiques.
Exemple
Vous connaissez ainsi par état le nombre et le poids commercial de vos devis réalisés au cours d'une période donnée.
Vous pouvez indiquer dans le menu Initialisation \ Préférences \ Devis/Factures - Etat accepté/signé des devis quel état correspond à l'acceptation d'un devis. Lorsque le devis est signé et avalisé par le client, vous pouvez lui affecter l'état correspondant. Dès lors il ne sera plus modifiable et pourra faire l'objet d'un transfert en facture.
Lorsque vous procédez au transfert d'un devis non accepté en facture, Batigest vous propose de changer son état afin de permettre le transfert.
L'état des devis permet aussi de gérer la notion de relances, via le menu Initialisation \ Préférences \ Devis/Factures. En fonction de l'état d'un devis que vous aurez sélectionné, vous pourrez préciser le nombre de jours à l'issue duquel il pourra être mis en relance.
Date
Par défaut il s'agit de la date du jour, vous pouvez cependant la modifier. Cliquez sur l'icône située à droite de la zone de saisie (F4) afin de faire appel au calendrier et sélectionner une autre date à l'aide de la souris.
Lorsque l'état d'un devis correspond à un état à relancer, la modification de la date entraîne un recalcul de la date de relance.
Destinataire
Chantier
Saisissez si nécessaire le code d'un chantier ou effectuez une sélection dans la liste des chantiers existants à l'aide de la flèche de recherche située à droite de la zone de saisie (F4). De cette manière vous rattachez le devis à un chantier : vous pourrez alors l'intégrer en organisation afin de prévoir le planning de réalisation du chantier sur la base des travaux prévus dans le devis et effectuer le réapprovisionnement des différentes tâches qui le composent.
Si vous choisissez un chantier achevé, Batigest vous demandera de confirmer cette affectation.
Lorsque vous créez un devis depuis l'onglet Documents d'un chantier ou que vous associez un devis à un chantier, ce champ est alors automatiquement renseigné du code correspondant.
Lorsque vous ne saisissez aucun code, le devis n'est pas rattaché à un chantier en particulier. Vous perdez alors le bénéfice de l'intégration en organisation.
Client
Saisissez le code du client auquel se destine la proposition commerciale en cours, vous pouvez aussi effectuer une sélection dans la liste des clients existants à l'aide de la flèche de recherche située à droite de la zone de saisie (F4).
Si vous saisissez le code d'un client inexistant, Batigest vous proposera de créer sa fiche.
Le code du client peut être renseigné automatiquement si vous créez le devis depuis un chantier.
L'utilisation de la combinaison de touches Shift F4 vous permet à tout moment de consulter la fiche du client sélectionné.
Civilité
Modifiez si nécessaire la civilité de votre client (15 caractères maximum). Si vous saisissez une civilité inexistante, Batigest vous proposera de la créer : vous pourrez donc la rappeler aisément pour un autre tiers.
Exemple
SARL, SA, EURL, Mr...
Cliquez sur la flèche de recherche (F4) située à droite de la zone de saisie pour accéder à la liste des civilités existantes et effectuer une sélection.
Nom
Modifiez au besoin la raison sociale ou le nom du client (30 caractères maximum).
Ce bouton est uniquement présent sur les devis issus de l'import d'un appel d'offre à partir du service Sage e-appel d'offre. Cliquez sur ce bouton pour visualiser les documents disponibles concernant l'affaire.
Affaire
Cette zone est uniquement présente sur les devis issus de l'import d'un appel d'offre à partir du service Sage e-appel d'offre. Elle indique l'identifiant du dossier.
Dossier
Cette zone est uniquement présente sur les devis issus de l'import d'un appel d'offre à partir du service Sage e-appel d'offre. Elle indique le répertoire de stockage du dossier sur votre ordinateur.
Coordonnées
Selon l'onglet sélectionné, les coordonnés se rapportent au Client, à l'adresse de facturation ou au Chantier. Les trois onglets sont indépendants: il est possible de saisir des coordonnées différentes dans chacun des onglets.
Lors de la sélection d'un client ou d'un chantier dans le document, les adresses se remplissent automatiquement. Cliquez ici pour plus d'informations.
Adresse
Modifiez si nécessaire l'adresse du client, celle-ci se compose de deux champs acceptant jusqu'à 50 caractères chacun.
Cliquez sur la flèche de recherche située à droite du premier champ (F4) afin d'accéder à la liste des éventuelles adresses supplémentaires du client et effectuer une sélection.
Les adresses supplémentaires se définissent depuis la fiche du client.
Au niveau de l'entête du devis Batigest offre la possibilité d’accéder à la liste des adresses multiples connues pour le client et choisir d’en afficher une spécifique pour la pièce commerciale en cours de création/modification (F4 ou clic sur la flèche en bout du champ adresse).
L’adresse choisie sera reprise dans les éditions des devis. Tous les champs associés à la nouvelle adresse choisie (libellé adresse, adresse par défaut (case à cocher), adresse, code postal/ville, pays, interlocuteur, téléphone, portable, télécopie et E-mail) seront récupérés et remplaceront les champs associés à l'adresse de départ.
CP
Modifiez si besoin est le code postal de l'adresse du client.
Ville
Lorsque vous modifiez le code postal du client, la ville se renseigne automatiquement. Si vous avez saisi un code postal inexistant, ou si vous modifiez le nom de la ville, Batigest vous propose de remettre à jour la base des codes postaux.
Vous pouvez consulter ou supprimer les codes postaux depuis le menu Initialisation \ Options \ Gestion des codes postaux.
Interlocuteur
Modifiez au besoin le nom de l'interlocuteur principal chez le client (30 caractères au maximum).
Téléphone, Portable, Télécopie
Saisissez ou modifiez les numéros de téléphones et de télécopie de l'interlocuteur chez le client (pour l'adresse courante). Le numéro de télécopie (ou fax) permettra la gestion d'envoi du document par télécopie à votre client.
Les champs Téléphone, Portable et Télécopie intègrent l'icône 
, qui vous permet de démarrer une conversation téléphonique (si vous êtes équipé d'une solution de Couplage Téléphonie Informatique), d'accéder directement à une interface intuitive de rédaction de S.M.S. et de les envoyer instantanément depuis votre ordinateur.
Pour obtenir de plus amples informations sur la configuration de la téléphonie, cliquez ici.
Pour obtenir de plus amples informations sur la saisie des S.M.S., cliquez ici.
Pour obtenir de plus amples informations sur la configuration liée à l'envoi de S.M.S., cliquez ici.
Modifiez lorsque c'est nécessaire l'adresse e-mail du client.
Il s'agit de l'adresse à laquelle vous pourrez lui faire parvenir votre proposition par e-mail, vous pourrez cependant modifier celle-ci avant l'envoi définitif dans votre logiciel de messagerie habituel.
Lorsque vous établissez un devis depuis l'onglet Documents d'un chantier, les différentes informations relatives au client sont reprises depuis l'onglet Client. Elles peuvent cependant être modifiées dans l'entête du devis. Dans le cas contraire elles sont reprises depuis la fiche du client.
Le champ E-mail intègre l'icône 
qui permet d'accéder directement à l'interface d'envoi d'e-mail du logiciel de messagerie défini par défaut dans Windows© de votre ordinateur.
Cette fonction permet d'ouvrir un nouvel e-mail dont l'adresse e-mail du destinataire est renseignée automatiquement en fonction des informations précisées dans la zone E-mail de la fiche.
Les modifications que vous apportez aux informations d'un client au niveau de l'entête d'un document commercial sont sans incidence sur sa fiche ou celle du chantier auquel il est lié.
Ceci vous permet par exemple de créer un client Divers dont vous modifierez les informations ponctuellement en entête de document.
Description
Saisissez ou modifiez le descriptif des travaux auquel se réfère la proposition commerciale en cours. La description est reprise par défaut lors de l'édition de l'entête du devis.
Dans une liste elle vous permettra de distinguer les devis qui sont destinés à un même client les uns des autres.
Lorsque le devis est créé depuis un chantier, le descriptif est automatiquement repris à partir de celui indiqué dans l'onglet Renseignements du chantier.
Groupe 1/Groupe 2
Spécifiez éventuellement le rattachement du devis à des groupes de devis.
Sélectionnez un groupe à l'aide de la flèche de recherche située à droite de la zone de saisie (F4) ou indiquez la référence d'un groupe existant.
Cette notion permet de construire des ensembles de devis afin d'effectuer des regroupements.
Un même devis peut être rattaché jusqu'à deux groupes simultanément.
La création d'un groupe peut se faire en saisissant un code de groupe inexistant ou depuis le menu Initialisation \ Groupes \ Devis.
La notion de groupe facilite les tris, recherches, classements et filtres dans les listes.
Représentant
Saisissez ou modifiez le code du représentant rattaché à l'affaire en cours. Vous pouvez effectuer une sélection dans la liste des représentants existants à l'aide de la flèche de recherche située à droite de la zone de saisie (F4).
Lorsqu'un représentant est rattaché à la fiche d'un client, celui-ci est automatiquement repris dans l'entête du devis.
Cette information permet de réaliser des filtres, des tris, des sélections et facilite ainsi vos recherches dans de nombreuses listes.
Exemple
N'afficher dans la liste des devis que ceux liés à un représentant donné.
La liste des représentants offre en outre la possibilité de consulter l'ensemble des chantiers et documents commerciaux dans lesquels un représentant est intervenu.
Informations
Vous disposez de deux champs dans lesquels vous pouvez saisir un texte d'information.
Potentiel du devis
Comme son nom l'indique, cette zone vous permet d'estimer le potentiel du devis courant, en terme de probabilité et de date de concrétisation.
Ces deux informations sont en effet exploitées dans la synthèse de l'activité (menu Statistiques) afin d'améliorer votre visibilité sur le chiffre d'affaires à venir de votre entreprise.
Nous vous encourageons par conséquent à compléter ces champs des devis clients pour exploiter pleinement tous les indicateurs de cette synthèse.
Ces prévisions vous permettront d'anticiper vos rentrées d'argent, sur les mois à venir. En d'autres termes, elles vous aideront à optimiser votre trésorerie et donc vos investissements.
Taux de concrétisation estimé
Saisissez dans ce champ, sous la forme d'un pourcentage, la probabilité de réussite du marché constitué par ce devis. Par défaut il est de 50 %.
Cette information permet à Batigest de filtrer les devis à prendre en compte au niveau des cadres Potentiel des devis et Chiffre d'affaires H.T. de la synthèse d'activité (menu Statistiques).
Ce taux de concrétisation peut également être affiché à titre indicatif dans le cadre Potentiel des devis dans cette même synthèse d'activité.
La préférence de synthèse d'activité Taux de concrétisation estimé seuil, définit le taux en deçà duquel les devis ne seront pas pris en compte dans les indicateurs Chiffre d'affaires HT Estimé et dans le graphique du Chiffre d'affaires H.T. Ces devis dont le taux de concrétisation estimé est trop faible seront donc ignorés dans la synthèse.
Ce fonctionnement renforce la crédibilité de la synthèse, en ignorant le chiffre d'affaires potentiel des devis que vous avez trop peu de chance de concrétiser.
Date de concrétisation estimée
Saisissez dans ce champ la date à laquelle vous pensez que le devis sera signé et accepté. Par défaut il s'agit de la date du jour.
Cette information permet à Batigest d'estimer votre chiffre d'affaires sur une période à venir, c'est-à-dire de prévoir vos futures rentrées d'argent.
Devis à relancer le
Au niveau des préférences vous pouvez indiquer le nombre de jours à l'issue duquel un devis pourra faire l'objet d'une relance compte-tenu de l'état que vous aurez sélectionné.
Cette démarche vous permet de réaliser un suivi de vos propositions commerciales à tout moment.
Exemple
Relancer tous les devis en cours de plus de 30 jours.
Afin de déterminer une date de relance, Batigest ajoute à la date du devis, le nombre de jours préalablement précisé dans les préférences.
30 Jours pour l'état En cours signifie que tous les devis dont l'état demeure En cours au bout de ce délai seront à relancer.
La relance est fixée à 30 jours pour les devis en cours.
Devis 01 au 10/01. Relance au 09/02.
Devis 02 au 12/01. Relance au 11/01.
Devis 03 au 27/01. Relance au 26/02.
Le 14/02 le devis 02 est accepté.
A la date du 20/02, seul le devis 01 sera visible dans la liste des devis à relancer car son état sera En cours et sa date de relance atteinte.
La relance des devis s'effectue depuis le menu Ventes \ Editions de documents \ Devis clients \ Relances des devis. Batigest vous présente la liste des devis à relancer parmi lesquels vous pouvez encore effectuer une sélection avant d'éditer la lettre de relance à l'attention de vos clients.
Vous pouvez modifier la date de relance proposée par Batigest à tout moment. Sachez cependant que chaque fois que vous modifierez la date du devis, elle se recalculera automatiquement.
Seuls les devis dont l'état correspond à celui à relancer pourront faire l'objet d'une relance. Il est donc inutile de saisir une date de relance lorsque ce n'est pas le cas.
Vous disposez en outre des boutons suivants
Quitter (Echap) : Permet de quitter l'entête du devis, sans enregistrer les saisies effectuées.
Valider (F2) : Permet d'enregistrer les saisies effectuées, et de quitter la fenêtre en cours.
Enregistrer (CTRL + S) : Permet de valider l'entête du devis afin d'accéder au corps et procéder au chiffrage de la proposition en cours.
Imprimer (F3) : Permet d'imprimer le devis.
Taux de TVA (F5) : Vous pouvez spécifier un taux de TVA à appliquer sur les articles de type fourniture, main d'œuvre, matériel, divers et sous-traitance dans le devis. Vous pouvez aussi préciser le taux de TVA à appliquer aux ouvrages : si vous avez opté pour le transfert en comptabilité des ouvrages et non de leurs composantes* .
Veuillez-vous reporter à l'aide relative au paramétrage comptable pour de plus amples renseignements.
Vous pouvez aussi actualiser les taux de TVA du devis afin de tenir compte des changements intervenus dans votre dossier (comme l'ajout d'un nouveau taux).
Import appel d'offre : Ce bouton permet d'importer une offre à partir du service Sage e-appel d'offre, qui recense les appels d'offres de votre région. Si le devis provient d'un appel d'offre importé à partir de Sage e-appel d'offre, ce bouton n'est pas présent.
Pour plus de détails sur cette fonction, voir Importer dans votre logiciel Sage.
Import DIE : Ce bouton est présent dans les devis provenant d'un appel d'offre importé à partir du service Sage e-appel d'offre. Il permet d'importer le DIE d'une offre, afin d'intégrer automatiquement les données de l'onglet Lignes du devis.
Lettre d'entête (F6) : Vous pouvez saisir ou modifier une lettre d'accompagnement qui sera éditée avant l'entête du devis. Celle-ci pourra être rédigée de manière ponctuelle ou sur la base d'une lettre-type préparée dans le menu Initialisation \ Lettres-types. Les lettres-types peuvent faire l'objet d'une mise en forme, de l'insertion d'images...
Lettre de pied du devis : Vous pouvez saisir ou modifier une lettre d'accompagnement qui sera éditée dans le pied du devis.
Pour plus d'informations, voir Lettre de pied du devis.
Note (F12) : Donne accès à un mémo au format RTF (texte enrichi). Vous pouvez y saisir vos commentaires, vos annotations, appliquer une mise en forme, insérer des images...
Devis précédent et 
Devis suivant : Permettent de parcourir les différents devis existants.
Raccourcis clavier
Les raccourcis clavier suivant permettent de naviguer dans le document :
-
ALT-L : permet d’accéder aux lignes du document
-
ALT-P : permet d’accéder au pied du document
-
ALT-S : permet d’accéder aux suppléments du document
* Option soumise à la souscription du module nécessaire