Paramétrage Comptabilité

(Menu Initialisation \ Options \ Paramétrage Comptabilité)

Batigest vous propose d'établir une liaison avec votre logiciel de comptabilité, afin de vous éviter notamment de ressaisir manuellement des écritures correspondant à des documents établis dans Batigest (les factures).

Nous vous conseillons vivement de faire appel à votre expert-comptable pour la création de vos comptes (organisation de votre plan comptable). Si vous ne connaissez pas le code de ces comptes, vous pouvez ignorer momentanément ces zones car vous aurez la possibilité d'y revenir à tout moment.

Deux types de lien sont proposés :

Lien Direct Sage Comptabilité 100

Cette liaison directe permet de se connecter aux données du dossier comptable et de transférer directement les écritures des factures de ventes, d'achats et de sous-traitance d'une période sélectionnée sans passer par un transfert de fichier.

Pour plus d'informations sur les pré-requis et la mise en place de la liaison, cliquez ici.

Lien vers autres comptabilités par transfert de fichiers

Pour Sage 100 Comptabilité vous pouvez opter soit pour le lien direct (Sage Comptabilité 100-Lien direct) ou pour le lien par transfert de fichiers (Sage Compta - via fichier).

L'établissement d'un lien nécessite de renseigner les informations suivantes :

Logiciel de comptabilité

Spécifiez vers quel logiciel de comptabilité établir le lien :

Fichier de transfert uniquement : Les écritures d'achat et de vente peuvent être transférées vers n'importe quelle comptabilité générale capable de traiter des fichiers au format ASCII (renseignez-vous auprès de votre fournisseur de logiciel, ci-joint la structure de ce fichier).

Ce mode permet le transfert des échéances des factures.

Plusieurs formats d'export d'écritures sont gérés par Batigest :

Sage Comptabilité i7 éditions petites entreprises,
Sage 50c Ciel Comptabilité,
EBP Compta.,
SAGE Compta.,- via fichier
FIDUCIAL Comptabilité (Winfic),
ISTEA Comptabilité.

Accès comptable

Ce champ n'est actif que si vous avez sélectionné Sage Comptabilité dans le champ Logiciel de comptabilité. Il indique où se situe l'application comptable.

Vous ne pouvez en modifier le contenu.

Dossier comptable

Saisissez ou modifiez le nom du dossier comptable avec lequel établir le lien, vous pouvez aussi cliquer sur la flèche de recherche située à droite de la zone de saisie (F4) afin de sélectionner l'un des dossiers Comptabilité i7 existants.

Répertoire de transfert

Ce champ n'est actif que lorsque vous sélectionnez une comptabilité différente de la Comptabilité i7. Il vous permet de spécifier le dossier dans lequel devront être transférées les écritures d'achat et de vente.

Il peut s'agir du dossier dans lequel se trouve une société comptable ou la comptabilité SAGE... Vous pouvez aussi spécifier un nom de répertoire différent qui constituera un emplacement de transit.

Cliquez sur la flèche de recherche située à droite de la zone de saisie (F4) afin de provoquer l'apparition d'une fenêtre vous permettant de parcourir l'arborescence de votre machine. Une fois que vous avez localisé le répertoire au sein duquel réaliser le transfert, sélectionnez l'un des fichiers qu'il contient puis effectuez un double clic ou cliquez sur le bouton Ouvrir. Si le chemin vous est connu, vous pouvez aussi le saisir directement.

Le fenêtre se compose en outre des onglets suivants :

Divers

Journaux

Vous allez pouvoir définir dans quel journal transférer les différentes factures de vente et d'achat provenant de Batigest (et du module Comptoir).

Achats *

Saisissez ou modifiez le code du journal dans lequel seront transférées factures fournisseurs et sous-traitants. Ce code peut être composé de 5 caractères alphanumériques.

Ventes

Saisissez ou modifiez le code du journal dans lequel seront transférées les factures de vente. Ce code peut être composé de 5 caractères alphanumériques.

Ventes Comptoir **

Saisissez ou modifiez le code du journal dans lequel seront transférées les factures de vente du module Comptoir. Ce code peut être composé de 5 caractères alphanumériques.

Pour de plus amples renseignements sur l'acquisition du module Comptoir, veuillez prendre contact avec votre revendeur habituel

Si vous avez établi un lien avec Sage Comptabilité i7, vous pouvez obtenir la liste des journaux d'achat et de vente créés en comptabilité en appuyant sur la touche F4 ou en cliquant sur la flèche de recherche située à droite de la zone de saisie**.

** Ce paragraphe concerne uniquement les utilisateurs de Batigest i7

Trésorerie

Sélectionnez le code journal dans lequel seront transférées les règlements clients et les acomptes clients. Les codes journaux sont créés depuis le menu Initialisation > Banques, Caisses.

Tiers *

Cette option vous permet de définir de quelle manière seront automatiquement créés les comptes comptables liés à vos tiers : clients, fournisseurs et sous-traitants.

Racine compte client

Saisissez ou modifiez la racine comptable du compte de vos clients. La racine minimale autorisée est le 4, ceci afin de vous permettre de saisir une racine différente de la subdivision habituelle 411.

Il s'agit en fait des chiffres qui composeront le préfixe du compte comptable qui sera automatiquement défini lors de la création d'une fiche client. Le reste du compte étant aussitôt complété à l'aide du code du client : vous serez cependant en mesure de le modifier si vous le souhaitez.

Il est important que cette racine soit cohérente, en cas de doute n'hésitez pas à consulter votre expert-comptable.

Racine compte fournisseur *

Saisissez ou modifiez la racine comptable du compte de vos fournisseurs et sous-traitants. La racine minimale autorisée est 40, ceci afin de vous permettre de saisir une racine différente de la subdivision habituelle 401.

Il s'agit en fait des chiffres qui composeront le préfixe du compte comptable qui sera automatiquement défini lors de la création d'une fiche fournisseur ou sous-traitant. Le reste du compte étant aussitôt complété à l'aide du code du fournisseur ou du sous-traitant : vous serez cependant en mesure de le modifier si vous le souhaitez.

Il est important que cette racine soit cohérente, en cas de doute n'hésitez pas à consulter votre expert-comptable.

Suffixe

A l'aide de cette option vous allez pouvoir indiquer quelle partie du code d'un tiers utiliser afin de compléter le préfixe du compte comptable qui lui sera affecté par défaut.

Choisissez Justifié à droite pour la partie droite et Justifié à gauche pour la partie gauche.

Exemple

Racine comptable client : 411, Suffixe : Justifié à droite

Code client	Compte comptable
DUP	411000DUP
DARJEVEL	411RJEVEL
102	411000102

Racine comptable fournisseur : 401, Suffixe : Justifié à droite

Code fournisseur	Compte comptable
35	401350000
ARNAUD	401ARNAUD

Le compte affecté à un tiers ne peut dépasser 9 caractères. En fonction de la longueur de la racine le préfixe ne pourra se composer que d'un nombre limité de caractères. Lorsque le code d'un tiers dépasse ce nombre, la partie la plus à gauche ou la plus à droite sera ignorée.
N'oubliez pas que lorsque le code de deux tiers débute ou se termine de manière identique, il est possible qu'ils se voient affecter le même compte.

Exemple

Racine comptable client : 411, Suffixe : Justifié à droite

Code client	Compte comptable
LORJEVEL	411RJEVEL
DARJEVEL	411RJEVEL

Transfert *

Les ouvrages sont des éléments composés d'articles de type fourniture, main d'oeuvre, divers, matériel et sous-traitance. Cette option vous permet de définir le mode de transfert comptable qui leur sera appliqué.

Transfert des ouvrages

Il peut se dérouler de deux manières différentes :

Transfert global : Le montant hors taxe de l'ouvrage est transféré dans un compte de vente unique de classe 7. Bien que pouvant être composé de plusieurs articles, le détail de ces montants n'apparaîtra pas dans votre comptabilité.
Saisissez Oui dans cette zone si vous souhaitez réaliser un transfert global par ouvrage.

Dans les devis et les factures la TVA ne sera pas gérée au niveau des composantes mais de l'ouvrage lui-même.

Transfert détaillé par composante : Avant de transférer un ouvrage, le logiciel regroupera d'abord les montants de ses composantes en fonction des comptes de ventes spécifiés dans leur fiche.
Saisissez Non dans cette zone pour générer un transfert détaillé par composante.

Exemple

Un ouvrage composé de deux éléments de type fourniture, associés chacun au compte 701000000, et d'un élément de type main d'oeuvre, associé au compte 706000000, sera transféré sous la forme de deux montants hors taxe, imputés respectivement sur les comptes 701000000 et 706000000.

Il ne vous sera pas possible de personnaliser le taux de TVA sur la fiche de l'ouvrage. Dans les devis et les factures la TVA sera gérée au niveau de chaque composante mais pas de l'ouvrage lui-même.

Comptes

Cet onglet vous permet de spécifier la plupart des comptes comptables qui seront utilisés par défaut tout au long de votre exploitation de Batigest : création de fiches éléments (articles et ouvrages), rédaction de documents commerciaux (devis, factures, commandes...).

A l'installation ces comptes sont renseignés par des valeurs classiques, que vous pouvez modifier librement en fonction de vos besoins.

Si vous avez défini une liaison avec le logiciel Sage Comptabilité, vous pouvez choisir ces comptes parmi ceux déjà créés dans le plan comptable (touche F4). Si vous spécifiez des comptes inexistants, Batigest vous proposera de les créer.

Comptes ventes

Vente fourniture

Spécifiez le compte comptable de transfert des ventes d'éléments de type fourniture.

Le compte attendu doit être un compte de classe 7.

La saisie de ce dernier sert en outre à fournir un compte qui sera appliqué par défaut dans plusieurs situations :

En fonction des taux de TVA définis dans votre dossier, il vous est possible d'indiquer un compte de vente relatif à la fourniture. Si pour l'un ou l'autre de ces taux aucun compte n'a été spécifié, c'est le compte spécifié ici qui sera utilisé lors de la création d'une fiche fourniture.

Pour chaque fiche fourniture, vous pouvez spécifier un compte de vente différent en fonction des différents taux de TVA définis pour votre dossier. Lorsque ce compte n'a pas été précisé pour l'un ou l'autre de ces taux, c'est ce compte qui sera utilisé lors de l'insertion de la fourniture dans un devis ou une facture.

Si d'aventure vous procédiez à la suppression du compte comptable indiqué sur la ligne de fourniture d'une facture de vente, ce compte serait alors utilisé lors du transfert comptable.

Enfin ce compte sera utilisé lors de la constitution de votre bibliothèque à l'aide de l'option Utilitaires \ Import éléments \ Fiche si celui lié à la TVA appliquée lors de l'import n'a pas été saisi.

Si vous ne souhaitez pas spécifier de compte, sachez que Batigest affectera un compte de vente paramétré par défaut au sein de l'application au moment du transfert.

Vente main d'oeuvre

Spécifiez le compte comptable de transfert des ventes d'éléments de type main d'oeuvre.

Le compte attendu doit être un compte de classe 7. Sa fonction est similaire à celle du compte de fourniture.

Vente matériel

Spécifiez le compte comptable de transfert des ventes d'éléments de type matériel.

Le compte attendu doit être un compte de classe 7. Sa fonction est similaire à celle du compte de fourniture.

Escompte accordé

Spécifiez le compte comptable relatif à l'escompte accordé

Vente divers

Spécifiez le compte comptable de transfert des ventes d'éléments de type divers.

Le compte attendu doit être un compte de classe 7. Sa fonction est similaire à celle du compte de fourniture.

Batigest permet de réaliser l'import d'un fichier texte afin de faciliter la saisie du corps de vos devis. Les éléments dépourvus d'une référence existante dans votre bibliothèque seront considérés comme des éléments de type divers. Si aucun compte n'a été associé pour le divers au taux auquel est soumis l'élément sur la ligne, c'est ce compte qui sera appliqué.

Vente sous-traitance *

Spécifiez le compte comptable de transfert des ventes d'éléments de type sous-traitance.

Le compte attendu doit être un compte de classe 7. Sa fonction est similaire à celle du compte de fourniture.

Vente ouvrage

Spécifiez le compte comptable de transfert des ventes d'ouvrages.

Le compte attendu doit être un compte de classe 7. Sa fonction est similaire à celle du compte de fourniture.

Si vous avez opté pour un transfert des ouvrages en comptabilité nous vous rappelons que c'est l'ouvrage qui sera transféré pour son montant global et non pas ses composantes de manière individuelle. Dans le cas contraire ce compte ne sera pas employé lors du transfert comptable.

Racine TVA sur acompte

Spécifiez le compte comptable de transfert des acomptes enregistrés dans vos documents clients.
**Cette racine est exploitée si Batigest n'est pas lié au Financier i7.**

** Ce paragraphe concerne uniquement les utilisateurs de Batigest i7

Exemple

Si vous n'indiquez ici que la racine du compte comptable (moins de 9 caractères), le logiciel complétera automatiquement le compte avec des 0 et le numéro de TVA appliqué.
Par exemple : 445850001 pour une TVA au taux n°1.

Si vous indiquez un compte comptable complet (sur 9 caractères), le logiciel imputera systématiquement la TVA sur le compte indiqué, sans éclatement.
Par exemple : 445850000, quel que soit le n° de taux appliqué.

**Ce champ n'est pas accessible si le dossier de Batigest est lié au Financier i7.
En effet, dans ce cas, les racines utilisées seront celles précisées dans les préférences du Financier (Financier i7 - menu Initialisation / Général / Profil dossier - Compte TVA acompte.**

** Ce paragraphe concerne uniquement les utilisateurs de Batigest i7

Comptes achats

Achat fourniture

Spécifiez le compte comptable de transfert des achats d'éléments de type fourniture.

Le compte attendu doit être un compte de classe 6. Sa fonction est similaire à celle du compte de vente.

Achat divers

Spécifiez le compte comptable de transfert des achats d'éléments de type fourniture.

Le compte attendu doit être un compte de classe 6. Sa fonction est similaire à celle du compte de vente.

Achat sous-traitance *

Spécifiez le compte comptable de transfert des achats d'éléments sous-trait.

Ecart de TVA *

Saisissez ou modifiez le compte comptable dans lequel enregistrer les écarts de TVA générés dans les factures fournisseurs. Contrairement aux autres comptes, celui-ci est déterminé de manière unique.

Lorsque vous constatez un écart avec le document transmis par votre fournisseur, vous pouvez forcer le montant de TVA ou le total TTC d'une facture fournisseur. L'écart constaté, généralement minime, sera enregistré dans le compte que vous avez spécifié lors du transfert comptable.

Frais de port *

Saisissez ou modifiez le compte comptable dans lequel seront enregistrés les frais de port des factures fournisseurs.

La racine attendue est le 624.

Lorsque vous n'avez pas spécifié de compte en fonction du taux de TVA auquel est soumis le port dans une facture, c'est ce compte qui est utilisé.

Escompte obtenu

Spécifiez le compte comptable relatif à l'escompte obtenu.

Compte Trésorerie

Compte

Saisissez ou modifiez le compte de trésorerie dans lequel seront enregistrés les règlements clients et les acomptes.

Comptes R.G.

Retenues de garantie

Spécifiez le compte comptable dans lequel enregistrer le montant TTC lié aux retenues de garantie. Contrairement aux autres comptes, celui-ci est déterminé de manière unique.

Le compte saisi doit être une subdivision du compte 4117.

Lorsque vous spécifiez un compte sur 9 caractères, toutes les retenues de garantie seront transférées dans un compte unique. Lorsque vous indiquez un compte comportant moins de 9 caractères, celui-ci constitue un préfixe qui sera complété à l'aide du compte du client.

Exemple

Compte client	Compte R.G. (racine 4117)
411010865	411710865
411ARJEVE	4417RJEVE

R.G. fin de travaux

Le principe est identique à celui des retenues de garantie.

Racine TVA sur R.G.

**Spécifiez un compte comptable sur 9 caractères ou une racine de compte comptable (généralement 4458). Cette racine est exploitée si Batigest n'est pas lié au Financier i7.**

** Ce paragraphe concerne uniquement les utilisateurs de Batigest i7

L'échéance d'une retenue de garantie est habituellement différée de un an à compter de la date de la facture, aussi la TVA correspondante ne sera normalement pas exigible avant cette date (TVA sur les encaissements/décaissements). Vous pouvez donc paramétrer un compte d'attente qui sera soldé lors du règlement de la retenue.

Si vous ne souhaitez pas gérer de compte d'attente, ne renseignez pas ce champ.

** Ce paragraphe concerne uniquement les utilisateurs de Batigest i7

Gérer les acomptes par tiers

Cochez cette case si vous souhaitez que Batigest transfère automatiquement les écritures d'acomptes de chaque client du dossier sur un compte comptable spécifique à ce client.

Si celui-ci est inexistant en Comptabilité i7, il sera créé suite au transfert comptable de l'acompte, en reprenant toutes les informations du tiers, et sera rattaché au compte de ce tiers (ajouté dans l'onglet Compte attaché du compte comptable du tiers)Le champ Racine Acompte devient accessible dès lorsque que cette case est cochée.

Laissez cette case décochée si vous souhaitez que Batigest transfère systématiquement les écritures d'acomptes de tous les clients du dossier sur le même compte comptable :

compte 419100000 si le dossier Batigest n'est pas lié au Financier,
**compte d'acompte clients défini dans les préférences du Financier si le dossier Batigest est lié au Financier.**

** Ce paragraphe concerne uniquement les utilisateurs de Batigest i7

Exemple

- Option "Gérer les acomptes par tiers" cochée avec une Racine acompte 4191 : Si des acomptes sont saisis dans des factures pour le client CALVITIERE (le compte comptable de ce client est "411000002"). Alors Batigest imputera automatiquement les acomptes versés par ce tiers compte 419100002 lors du transfert en Comptabilité.
**- Option "Gérer les acomptes par tiers" décochée : Quel que soit le client sur lequel les acomptes seront saisis, Batigest imputera systématiquement ces acomptes au compte 419100000 (ou autre compte défini dans les préférences du Financier) lors du transfert en Comptabilité.**

** Ce paragraphe concerne uniquement les utilisateurs de Batigest i7

Racine Acompte

Ce champ n'est accessible que lorsque l'option Générer les acomptes par tiers est cochée.
Saisissez la racine de compte comptable (généralement 4191, ou 411) qui sera exploitée lors du transfert en Comptabilité des écritures d'acomptes.

Exemple

- Saisissez la racine 4191 si vous souhaitez que les écritures d'acomptes soient imputées à un compte comptable d'acompte spécifique au client (exemple 4191EDOUX ou 4191LEDOU selon le réglage de justification des suffixes réalisé dans l'onglet Options).
- Saisissez la même racine que celle indiquée dans le champ Racine Client (généralement 411) si vous souhaitez que les écritures d'acomptes d'un client soient imputées au compte comptable de ce client (exemple 411LEDOUX).

**Conseil d'utilisation des comptes d'acompte :
Pour gérer des comptes d'acompte de type 411 + suffixe du code client dans Batigest et le Financier : activez l'option Gérer les comptes d'acompte par tiers dans Batigest avec une racine de type 411, activez ou non la préférence Utilisation du compte tiers pour les acomptes dans le Financier.
Pour gérer des comptes d'acompte de type 4191 + suffixe du code client dans Batigest et le Financier : activez l'option Gérer les comptes d'acompte par tiers dans Batigest avec une racine de type 4191, désactivez la préférence Utilisation du compte tiers pour les acomptes dans le Financier.**

** Ce paragraphe concerne uniquement les utilisateurs de Batigest i7

Vous disposez en outre des boutons suivants

Quitter (ESC) : Permet de quitter la fenêtre sans prendre en compte les modifications apportées au paramétrage.

Valider (F2) : Permet de valider le paramétrage.

Dernier transfert

Ce champ affiche la date à laquelle le dernier transfert comptable a été réalisé, elle n'est pas modifiable.

* Option soumise à la souscription du module nécessaire