Créer ou modifier un sous-traitant
(Menu Fichiers \ Sous-traitants clic bouton Créer/Modifier)
Option soumise à la souscription du module nécessaire
La création de fiches sous-traitants vous permettra de rappeler, dans toutes les affaires ( commandes et factures) l'ensemble des renseignements associés à chaque sous-traitant, simplement en saisissant ou en allant rechercher le code du sous-traitant désiré.
En outre chaque élément de type ouvrage ou sous-traitance pourra se voir associé à un sous-traitant auquel sera confiée sa réalisation. Lors de son insertion dans un devis ou une facture, le sous-traitant qui lui est affecté sera alors automatiquement repris (il pourra cependant être ponctuellement modifié ou retiré à ce moment-là).
La création des sous-traitants est une étape indispensable afin de renseigner dans un devis ou une facture quelle part des travaux est confiée à une entreprise extérieure : que ce soit au niveau d'une tranche, d'une sous-tranche, d'un ouvrage ou d'un élément de type sous-traitance.
Vous serez ainsi en mesure de réaliser un suivi de chantier et de produire des analyses faisant apparaître la part incombant à votre société et à vos sous-traitants. D'autre part, lors des phases de réapprovisionnement des chantiers, il vous sera possible de prendre en compte ou non les éléments entrant dans le cadre de la réalisation d'une tâche sous-traitée.
Les fiches sous-traitants permettent une conception rapide des commandes et factures sous-traitants. Nous vous conseillons vivement de créer une fiche par sous-traitant.
La fiche d'un sous-traitant se compose des informations suivantes :
Code
Saisissez dans cette zone le code du sous-traitant à créer (8 caractères alphanumériques).
Chaque code sous-traitant est unique.
La codification des fournisseurs et des sous-traitants est commune.
Dans certains cas, Batigest propose automatiquement un code : chaque fois que le dernier code connu (dans l'ordre alphabétique) se termine par des chiffres, il est capable de proposer la codification suivante, en ajoutant 1 à la partie numérique.
Exemple
Le dernier code est 850 : à la création d'un nouveau sous-traitant, le logiciel proposera 851.
Le dernier code est ALBERT : le logiciel ne proposera aucun code.
Chaque fois que vous voudrez rédiger un document pour un sous-traitant, vous devrez spécifier son code. Dans tous les cas, vous pourrez rechercher un sous-traitant dans une liste, car il est rarement possible de se souvenir de tous les codes créés, surtout si votre bibliothèque comporte de nombreux sous-traitants.
Civilité
Saisissez ou modifiez la civilité de votre sous-traitant (15 caractères maximum). Si vous saisissez une civilité inexistante, Batigest vous proposera de la créer : vous pourrez donc la rappeler aisément pour un autre tiers.
Exemple
SARL, SA, EURL, Mr...
Cliquez sur la flèche de recherche (F4) située à droite de la zone de saisie pour accéder à la liste des civilités existantes et effectuer une sélection.
Nom
Saisissez ou modifiez la raison sociale ou le nom du sous-traitant (30 caractères maximum).
La fiche d'un sous-traitant est constituée des onglets suivants :
-
Coordonnées,
L'onglet Coordonnées vous permet de gérer toutes les informations relatives aux coordonnées de vos sous-traitants. Il se compose des champs suivants :
Libellé adr.
Saisissez ou modifiez l'adresse du sous-traitant, celle-ci se compose de deux champs acceptant jusqu'à 50 caractères chacun.
Adr. par défaut
Cette coche n'est visible que si vous avez saisi au moins deux adresses pour le sous-traitant. Elle vous permet d'indiquer que l'adresse courante doit être utilisée par défaut dans l'ensemble des documents que vous établirez à son nom.
CP
Saisissez ou modifiez le code postal de l'adresse du sous-traitant.
Ville
Lorsque vous avez saisi le code postal du sous-traitant, la ville se renseigne automatiquement. Si vous avez saisi un code postal inexistant, ou si vous modifiez le nom de la ville, Batigest vous propose de remettre à jour la base des codes postaux.
Vous pouvez consulter ou supprimer les codes postaux depuis le menu Initialisation \ Options \ Gestion des codes postaux.
Interlocuteur
Saisissez ou modifiez le nom de l'interlocuteur chez le sous-traitant pour l'adresse courante (30 caractères au maximum).
Téléphone, portable, télécopie
Saisissez ou modifiez les numéros de téléphones et de télécopie de l'interlocuteur chez le sous-traitant (pour l'adresse courante). Le numéro de télécopie (ou fax) permettra la gestion d'envoi de documents par télécopie à vos sous-traitants.
Les champs Téléphone, Portable et Télécopie intègrent l'icône 
, qui vous permet de démarrer une conversation téléphonique (si vous êtes équipé d'une solution de Couplage Téléphonie Informatique), d'accéder directement à une interface intuitive de rédaction de S.M.S. et de les envoyer instantanément depuis votre ordinateur.
Pour obtenir de plus amples informations sur la configuration de la téléphonie, cliquez ici.
Pour obtenir de plus amples informations sur la saisie des S.M.S., cliquez ici.
Pour obtenir de plus amples informations sur la configuration liée à l'envoi de S.M.S., cliquez ici.
Saisissez ou modifiez l'adresse e-mail de l'interlocuteur chez le sous-traitant (pour l'adresse courante).
Lorsque vous solliciterez une édition par e-mail depuis le pied d'une commande, celle-ci sera automatiquement reprise : vous pourrez cependant la modifier dans votre logiciel de messagerie habituel avant l'envoi définitif.
Le champ E-mail intègre l'icône 
qui permet d'accéder directement à l'interface d'envoi d'e-mail du logiciel de messagerie défini par défaut dans Windows©