Entête d'une facture

(Menu Ventes \ Facture clients - clic bouton Créer/Modifier)

La facture est un document destiné à un client relatif à la réalisation de travaux ou à la vente de consommables.

Batigest vous laisse toute liberté pour ce qui est de la conception de votre document (qu'il s'agisse de sa présentation et de son agencement tant à l'édition qu'en saisie, de son découpage, de son contenu...).

Une facture peut constituer une base pour des saisies ultérieures : vous pourrez en effet en importer la totalité ou une partie au sein d'autres factures (ou devis), voire archiver certaines lignes afin de les réutiliser.

Une facture pourra être conçue sur la base du transfert d'un devis. Les informations issues du devis seront reprises dans la facture et pourront faire l'objet de modifications. Le transfert pourra aussi se faire sur la base du transfert d'une commande client ou d'un bon de livraison client.

Dans le cadre d'un chantier durable, vous pouvez établir des factures d'avancement ou factures de situation qui reflètent la partie des travaux réellement achevée. Cette facturation régulière vous permet de ne pas attendre l'achèvement du chantier avant d'établir une facture définitive.

L'établissement d'une chaîne de situations repose sur le transfert d'un devis ou d'une commande client représentant le marché initial : il vous est cependant possible d'intégrer à tout moment des avenants à ce document dans le cadre de travaux supplémentaires sur lesquels vous pourrez réaliser de nouveaux avancements. C'est sur la base de l'avancement d'une facture de situation précédente que Batigest est à même de déterminer le montant qui sera dû au titre d'une nouvelle facture de situation : vous ne courrez donc jamais le risque de facturer une partie des travaux qui l'ait déjà été.

La saisie des avancements d'une facture peut se faire individuellement au niveau de chaque élément (article ou ouvrage), au niveau d'une tranche de travaux (l'avancement s'applique à tous les éléments qu'elle contient) ou au niveau de l'ensemble de la facture (l'avancement s'applique alors à tous les éléments).

Vous pouvez aussi établir des factures directes, qui ne reposent pas sur un devis ou une commande client (ni un bon de livraison client), généralement dans le cadre de la vente de consommables : il vous sera alors possible de décrémenter votre stock sur la base de ces documents.

Les factures de travaux vous permettent de procéder à la facturation de prestations qui ne sont pas issues d'un devis ou d'une commande client telles que des interventions de dépannage ponctuelles.

**Les factures constituent la base du traitement du module Financier i7 : sur la base d'un mode de règlement elles vont vous permettre de gérer un échéancier client et la saisie des règlements correspondants. Vous serez donc en mesure de déterminer la date, la nature et le montant des sommes à régler par vos clients.

Les factures incluent les avoirs clients, ces derniers seront considérés comme des règlements dans le module Financier et permettront ainsi de solder les échéances d'autres factures si vous le souhaitez. **

** Ce paragraphe concerne uniquement les utilisateurs de Batigest i7

Les factures et les règlements correspondants peuvent faire l'objet d'un transfert en comptabilité.

L'entête est constitué des champs suivants :

Référence

Les factures sont référencées par un code ou référence unique (8 caractères alphanumériques).

Chaque fois que vous voudrez faire référence à une facture, vous devrez spécifier son code. Dans tous les cas, vous pourrez rechercher une facture à partir d'une liste (touche F4).

La touche F11 retourne le premier n° de facture libre.

Chaque fois que le dernier code connu (dans l'ordre alphabétique) se termine par des chiffres, Batigest est capable de proposer la codification suivante, en ajoutant 1 à la partie numérique.

Exemple

Si le dernier code est 03JAN01,  Batigest proposera 03JAN02.

Type

Par défaut Batigest vous propose le type Facture de travaux, vous pouvez sélectionner le type Avoir lorsque vous accordez un avoir à un client (par exemple suite à la reprise de travaux).

Sélectionnez le type de la facture à l'aide de la flèche de recherche (F4) ou utilisez le raccourci clavier correspondant : F pour facture de travaux, A pour avoir et D pour facture directe.

Lorsque vous réalisez le transfert d'un devis en facture, vous ne pouvez sélectionner que le type Facture de travaux ou Facture directe.
Les avoirs ne nécessitent pas la saisie de quantités négatives.

Une fois l'entête de la facture validée, le type n'est plus modifiable.

Acceptée

Cette case n'est disponible que pour les factures de type Facture de travaux.

Dans le cas d'une simple facture de travaux elle permet d'indiquer qu'elle a été validée par le client.

Dans le cas d'une facture de situation, elle permet de signifier qu'elle a fait l'objet d'un aval par l'architecte en charge de la conduite des travaux.

Vous ne pouvez cocher une facture de situation acceptée que si la facture qui la précède dans la chaîne a elle-même été cochée acceptée.

Il ne s'agit pas de celle qui la précède dans la numérotation.

Exemple

Au mois de juillet 2005 vous établissez les factures suivantes :

20030701 qui est la première facture d'une chaîne de situations,

20030702 qui est une facture établie suite à la vente de petites fournitures.

Au mois d'août vous établissez une seconde situation pour faire suite à la facture 20030701, il s'agit de la facture 20030801.

Vous ne pouvez cocher la facture comme acceptée que si la facture 20030701 l'est elle-même.

Tant qu'une facture de situation n'a pas été acceptée, vous pouvez en modifier les avancements afin de tenir compte des corrections éventuelles exigées par l'architecte en charge de la conduite des travaux (sauf si elle a fait l'objet d'un règlement dans le logiciel Sage Financier i7). * Une facture acceptée ne peut plus être modifiée.

Le transfert comptable d'une facture de travaux n'est possible que si elle a été acceptée.

Date

Par défaut il s'agit de la date du jour, vous pouvez cependant la modifier. Cliquez sur l'icône située à droite de la zone de saisie (F4) afin de faire appel au calendrier et sélectionner une autre date à l'aide de la souris.

Lorsque vous modifiez la date d'une facture existante, Batigest vous propose de remettre à jour les dates d' échéance correspondantes.

Destinataire

Chantier

Saisissez si nécessaire le code d'un chantier ou effectuez une sélection dans la liste des chantiers existants à l'aide de la flèche de recherche située à droite de la zone de saisie (F4).

Si vous choisissez un chantier achevé, Batigest vous demandera de confirmer cette affectation.

Lorsque vous affectez un chantier à une facture, celle-ci est alors destinée au chantier : elle entre alors en compte dans le total des ventes liées au chantier (notamment dans le cadre de l' analyse de rentabilité financière).

Lorsque vous créez une facture depuis l'onglet Documents d'un chantier ou que vous associez une facture à un chantier, ce champ est alors automatiquement renseigné du code correspondant.

Lorsque vous ne saisissez aucun code, la facture n'est pas rattachée à un chantier en particulier.

Client

Saisissez le code du client auquel se destine la facture en cours, vous pouvez aussi effectuer une sélection dans la liste des clients existants à l'aide de la flèche de recherche située à droite de la zone de saisie (F4).

Si vous saisissez le code d'un client inexistant, Batigest vous proposera de créer sa fiche.

Le code du client peut être renseigné automatiquement si vous créez la facture depuis un chantier ou à l'aide d'un transfert de devis.

L'utilisation de la combinaison de touches Shift F4 vous permet à tout moment de consulter la fiche du client sélectionné.

Civilité

Modifiez si nécessaire la civilité de votre client (15 caractères maximum). Si vous saisissez une civilité inexistante, Batigest vous proposera de la créer : vous pourrez donc la rappeler aisément pour un autre tiers.

Exemple

SARL, SA, EURL, Mr...

Cliquez sur la flèche de recherche (F4) située à droite de la zone de saisie pour accéder à la liste des civilités existantes et effectuer une sélection.

Nom

Modifiez au besoin la raison sociale ou le nom du client (30 caractères maximum).

Coordonnées

Selon l'onglet sélectionné, les coordonnés se rapportent au Client, à l'adresse de facturation ou au Chantier. Les trois onglets sont indépendants: il est possible de saisir des coordonnées différentes dans chacun des onglets.

Adresse

Modifiez si nécessaire l'adresse du client, celle-ci se compose de deux champs acceptant jusqu'à 50 caractères chacun.

Cliquez sur la flèche de recherche située à droite du premier champ (F4) afin d'accéder à la liste des éventuelles adresses supplémentaires du client et effectuer une sélection.

Les adresses supplémentaires se définissent depuis la fiche du client.

Au niveau de l'entête de la facture Batigest offre la possibilité d’accéder à la liste des adresses multiples connues pour le client et choisir d’en afficher une spécifique pour la pièce commerciale en cours de création/modification.

L’adresse choisie sera reprise dans les éditions des factures. Tous les champs associés à la nouvelle adresse choisie (libellé adresse, adresse par défaut (case à cocher), adresse, code postal/ville, pays, interlocuteur, téléphone, portable, télécopie et E-mail) seront récupérés et remplaceront les champs associés à l'adresse de départ.

CP

Modifiez si besoin est le code postal de l'adresse du client.

Ville

Lorsque vous modifiez le code postal du client, la ville se renseigne automatiquement. Si vous avez saisi un code postal inexistant, ou si vous modifiez le nom de la ville, Batigest vous propose de remettre à jour la base des codes postaux.

Vous pouvez consulter ou supprimer les codes postaux depuis le menu Initialisation \ Options \ Gestion des codes postaux.

Interlocuteur

Modifiez au besoin le nom de l'interlocuteur principal chez le client (30 caractères au maximum).

Téléphone, Portable, Télécopie

Saisissez ou modifiez les numéros de téléphones et de télécopie de l'interlocuteur chez le client (pour l'adresse courante). Le numéro de télécopie (ou fax) permettra la gestion d'envoi du document par télécopie à votre client.

Les champs Téléphone, Portable et Télécopie intègrent l'icône , qui vous permet de démarrer une conversation téléphonique (si vous êtes équipé d'une solution de Couplage Téléphonie Informatique), d'accéder directement à une interface intuitive de rédaction de S.M.S. et de les envoyer instantanément depuis votre ordinateur.

Pour obtenir de plus amples informations sur la configuration de la téléphonie, cliquez ici.

Pour obtenir de plus amples informations sur la saisie des S.M.S., cliquez ici.

Pour obtenir de plus amples informations sur la configuration liée à l'envoi de S.M.S., cliquez ici.

E-mail

Modifiez lorsque c'est nécessaire l'adresse e-mail du client.

Il s'agit de l'adresse à laquelle vous pourrez lui faire parvenir votre facture par e-mail, vous pourrez cependant modifier celle-ci avant l'envoi définitif dans votre logiciel de messagerie habituel.

Lorsque vous établissez une facture depuis l'onglet Documents d'un chantier, les différentes informations relatives au client sont reprises depuis l'onglet Client. Elles peuvent cependant être modifiées dans l'entête de la facture. Dans le cas contraire elles sont reprises depuis la fiche du client ou de l'entête d'un devis lorsque la facture est issue d'un transfert.

Le champ E-mail intègre l'icône qui permet d'accéder directement à l'interface d'envoi d'e-mail du logiciel de messagerie défini par défaut dans Windows© de votre ordinateur.
Cette fonction permet d'ouvrir un nouvel e-mail dont l'adresse e-mail du destinataire est renseignée automatiquement en fonction des informations précisées dans la zone E-mail de la fiche.
Les modifications que vous apportez aux informations d'un client au niveau de l'entête d'un document commercial sont sans incidence sur sa fiche ou celle du chantier auquel il est lié.
Ceci vous permet par exemple de créer un client Divers dont vous modifierez les informations ponctuellement en entête de document.

Description

Saisissez ou modifiez le descriptif des travaux auxquels se réfère la facture. La description est reprise par défaut lors de l'édition de l'entête de la facture.

Dans une liste elle vous permettra de distinguer les factures qui sont destinées à un même client les unes des autres.

Lorsque la facture est créée depuis un chantier, le descriptif est automatiquement repris à partir de celui indiqué dans l'onglet Renseignements du chantier. Si la facture est issue du transfert d'un devis, elle reprend la description de ce dernier.

Groupe 1/Groupe 2

Spécifiez éventuellement le rattachement de la factuer à des groupes de factures.

Sélectionnez un groupe à l'aide de la flèche de recherche située à droite de la zone de saisie (F4) ou indiquez la référence d'un groupe existant.

Cette notion permet de construire des ensembles de factures afin d'effectuer des regroupements.

Une même facture peut être rattachée jusqu'à deux groupes simultanément.

La création d'un groupe peut se faire en saisissant un code de groupe inexistant ou depuis le menu Initialisation \ Groupes \ Devis.

La notion de groupe facilite les tris, recherches, classements et filtres dans les listes.

Représentant

Saisissez ou modifiez le code du représentant rattaché à la facture en cours. Vous pouvez effectuer une sélection dans la liste des représentants existants à l'aide de la flèche de recherche située à droite de la zone de saisie (F4).

Lorsqu'un représentant est rattaché à la fiche d'un client, celui-ci est automatiquement repris dans l'entête de la facture.

Cette information permet de réaliser des filtres, des tris, des sélections et facilite ainsi vos recherches dans de nombreuses listes.

Exemple

N'afficher dans la liste des factures que celles liées à un représentant donné.

La liste des représentants offre en outre la possibilité de consulter l'ensemble des chantiers et documents commerciaux dans lesquels un représentant est intervenu.

Informations

Vous disposez de deux champs dans lesquels vous pouvez saisir un texte d'information.

Historique

Cette partie de l'entête n'est visible que pour les factures de situation ou issues du transfert d'un devis.

Devis

Ce champ rappelle le code du devis à l'origine de la chaîne des factures de situation.

N° d'ordre

Il s'agit du numéro d'ordre de la facture au sein de la chaîne de situations à laquelle elle appartient. La première facture porte logiquement le numéro d'ordre 1.

Fac. préc.

C'est le numéro de la facture de situation qui précède celle en cours dans la même chaîne. La numérotation n'est pas nécessairement consécutive dans la mesure où chaque facture de situation est une facture à part entière : elles peuvent donc faire l'objet d'une numérotation totalement indépendante.

Exemple

Au mois de juillet 2003 vous établissez les factures 20030701 qui est la première facture d'une chaîne de situations et la facture 20030702 est une facture directe.

Au mois d'août vous établissez une seconde situation pour faire suite à la facture 20030701, il s'agit de la facture 20030801.

La première facture d'une chaîne de situations ne mentionne pas de code de facture précédente.

Fac. suiv.

C'est le numéro de la facture qui suit la facture en cours dans la chaîne.

Exemple

La facture 20030701 est suivie par la facture 20030801 dans la chaîne de situations et non pas par la facture 20030702 qui est totalement indépendante.

La dernière facture établie au sein d'une chaîne de situations ne fait pas mention d'un code de facture suivante.

Vous disposez en outre des boutons suivants

Quitter (Echap) : Permet de quitter l'en-tête de la facture, sans enregistrer les saisies effectuées.

Valider (F2) : Permet d'enregistrer les saisies effectuées, et de quitter la fenêtre en cours.

Enregistrer (CTRL + S) : Permet d'enregistrer les saisies effectuées sans quitter la fenêtre en cours.

Imprimer (F3) : Permet d'imprimer le document.

Taux de TVA (F5) : Vous pouvez spécifier un taux de TVA à appliquer sur les articles de type fourniture, main d'œuvre, matériel, divers et sous-traitance dans la facture. Vous pouvez aussi préciser le taux de TVA à appliquer aux ouvrages : si vous avez opté pour le transfert en comptabilité des ouvrages et non de leurs composantes* .

Veuillez-vous reporter à l'aide relative au paramétrage comptable pour de plus amples renseignements.

Lettre d'entête (F6) : Vous pouvez saisir ou modifier une lettre d'accompagnement qui sera éditée avant l'entête de la facture. Celle-ci pourra être rédigée de manière ponctuelle ou sur la base d'une lettre-type préparée dans le menu Initialisation \ Lettres-types. Les lettres-types peuvent faire l'objet d'une mise en forme, de l'insertion d'images...

Pour plus d'informations, voir Lettre d'en-tête de la facture.

Lors du transfert d'un devis en facture il est possible d'en reprendre la lettre-type.

Lettre de pied : Vous pouvez saisir ou modifier une lettre d'accompagnement qui sera éditée dans le pied de la facture. Pour plus d'informations, voir Lettre de pied de la facture.

Note (F12) : Donne accès à un mémo au format RTF (texte enrichi). Vous pouvez y saisir vos commentaires, vos annotations, appliquer une mise en forme, insérer des images...

Facture précédente et Facture suivante : Permettent de parcourir les différentes factures existantes.

Vous ne pouvez modifier une facture si :

• elle est cochée acceptée,

• elle a fait l'objet d'un transfert en comptabilité,

• **un règlement saisi dans le Financier pointe l'une ou l'autre de ses échéances,**

  ** Ce paragraphe concerne uniquement les utilisateurs de Batigest i7

• une ou plusieurs échéances ont été modifiées ou supprimées dans le logiciel.

Batigest vous en informe toujours dans le coin inférieur gauche de la fenêtre de l'application.

Raccourcis clavier

Les raccourcis clavier suivant permettent de naviguer dans le document :

• ALT-L : permet d’accéder aux lignes du document

• ALT-P : permet d’accéder au pied du document

• ALT-S : permet d’accéder aux suppléments du document

* Option soumise à la souscription du module nécessaire