Créer ou modifier un représentant

(Menu Fichiers \ Représentants  clic bouton Créer/Modifier)

La création de fiches représentants vous permettra d'associer à chaque client un représentant habituel, ainsi qu'à chaque affaire ( devis et facture) ou chaque secteur géographique.

Lorsqu'un représentant est attribué à un client, celui-ci est automatiquement repris dans les affaires conclues avec ce client. De la même manière lorsqu'un secteur géographique est précisé sur la fiche d'un client, son représentant éventuel lui est aussitôt affecté.

Chaque devis et chaque facture peut se voir rattaché à un représentant différent de celui éventuellement indiqué sur la fiche du client.

Cette information permet de réaliser des filtres, des tris, des sélections et facilite ainsi vos recherches dans de nombreuses listes.

Exemple

N'afficher dans la liste des devis que ceux liés à un représentant donné.

La liste des représentants offre en outre la possibilité de consulter l'ensemble des chantiers et documents commerciaux dans lesquels un représentant est intervenu.

La fiche d'un représentant se compose des informations suivantes :

Code

Saisissez le code du représentant (3 caractères alphanumériques).

Chaque code représentant est unique.

Dans certains cas, Batigest propose automatiquement un code : chaque fois que le dernier code connu (dans l'ordre alphabétique) se termine par des chiffres, il est capable de proposer la codification suivante, en ajoutant 1 à la partie numérique.

Exemple

Le dernier code est 12 : à la création d'un représentant, Batigest proposera 13.

Le dernier code est R01 : le logiciel proposera R02.

Chaque fois que vous voudrez appeler un représentant, vous devrez spécifier son code. Dans tous les cas, vous pourrez rechercher un représentant dans une liste, car il est rarement possible de se souvenir de tous les codes créés, surtout si votre bibliothèque comporte de nombreux représentants.

Nom

Saisissez ou modifiez le nom du représentant (maximum 30 caractères).

Adresse/Adresse (suite)

Saisissez ou modifiez l'adresse du représentant, celle-ci se compose de deux champs acceptant jusqu'à 50 caractères chacun.
L'évolution de Batigest au niveau des fiches des tiers consiste dans la possibilité d’accéder à la liste des adresses multiples connues pour le tiers et choisir d’en afficher une spécifique en tant qu'adresse par défaut.

Tous les champs associés à la nouvelle adresse choisie (libellé adresse, adresse par défaut (case à cocher), adresse, code postal/ville, pays, téléphone, portable, télécopie) seront récupérés et remplaceront les champs associés à l'adresse de départ.

Vous avez la possibilité de créer plusieurs adresses distinctes pour un même représentant. Pour obtenir d'avantages d'informations dirigez vous vers la page Adresses supplémentaires.

CP

Saisissez ou modifiez le code postal de l'adresse du représentant.

Ville

Lorsque vous avez saisi le code postal du représentant, la ville se renseigne automatiquement. Si vous avez saisi un code postal inexistant, ou si vous modifiez le nom de la ville, Batigest vous propose de remettre à jour la base des codes postaux.

Vous pouvez consulter ou supprimer les codes postaux depuis le menu Initialisation \ Options \ Gestion des codes postaux.

Téléphone, Portable

Saisissez ou modifiez les numéros de téléphones de l'adresse courante du représentant.

Les champs Téléphone et Portable intègrent l'icône , qui vous permet de démarrer une conversation téléphonique (si vous êtes équipé d'une solution de Couplage Téléphonie Informatique), d'accéder directement à une interface intuitive de rédaction de S.M.S. et de les envoyer instantanément depuis votre ordinateur.
Pour obtenir de plus amples informations sur la configuration de la téléphonie, cliquez ici.
Pour obtenir de plus amples informations sur la saisie des S.M.S., cliquez ici.
Pour obtenir de plus amples informations sur la configuration liée à l'envoi de S.M.S., cliquez ici.

Groupe 1/Groupe 2

Indiquez les groupes éventuels auxquels rattacher le représentant.

En complément des regroupements proposés par Batigest (familles des éléments, secteurs géographiques des clients, états des devis...), vous avez la possibilité de mettre en place vos propres notions de groupes depuis le menu Initialisation \ Groupes.

Lorsque vous saisissez un code de groupe inexistant, Batigest vous propose de le créer.

Cliquez sur la flèche de recherche située à droite de la zone de saisie (F4) pour accéder à la liste des groupes existants et effectuer une sélection.

Un représentant peut être rattaché jusqu'à deux groupes simultanément.

La notion de groupe facilite les tris, recherches, classements et filtres sur les informations, permet de mettre en place des notions de statistiques, de listes personnalisées...

Vous disposez en outre des boutons suivants

Quitter (Echap) : Vous quittez la fiche sans mémoriser la saisie et revenez sur la liste.

Valider (F2) : Vous validez votre saisie et revenez sur la liste.

Historique (F7) : Permet de consulter la liste des devis, factures et chantiers liés au représentant.

Onglet Documents Externes : Permet de lier des documents de tous types à la fiche

Supplément (F3) : Vous accédez à la saisie des suppléments, dans la mesure où vous avez défini des suppléments généraux pour les représentants.

Note (F12) : Donne accès à un mémo au format RTF (texte enrichi). Vous pouvez y saisir vos commentaires, vos annotations, appliquer une mise en forme, insérer des images...

Fiche précédente et Fiche suivante : Permettent de parcourir les différentes fiches représentants existantes.

La mise à jour des représentants n'entraîne aucune modification des affaires les concernant, cependant si le nom d'un représentant était amené à changer, c'est ce nouveau nom qui serait alors utilisé.