Import de commandes clients

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Il est de plus en plus courant que vous réalisiez des chiffrages durant vos déplacements, dans d'autres locaux ou d'autres agences, notamment à l'aide d'un portable... Ce chiffrage doit pouvoir être interrompu et repris à tout moment, transmis à d'autres utilisateurs de Batigest par modem, liaison Internet...

La fonction de transfert de commandes répond à ces besoins.

L'import de commandes permet de reprendre dans un dossier société Batigest, le contenu d'un fichier d'export de commandes.

Les fichiers importés peuvent être de type xml, .mdb (Microsoft Access), ou .bcd (Sage Bâtiment).

Batigest vous permet de définir des méthodes de transfert.
Une méthode correspond à un ensemble de réglages que vous définissez dans la fenêtre d'export de commandes. Par défaut aucune n'est encore mémorisée. Lorsque vous souhaitez enregistrer une méthode de manière à la réutiliser plus tard, saisissez un nom dans la zone Méthode : Batigest vous proposera de la créer.
Pour la rappeler, il vous suffira ensuite de la sélectionner à l'aide de la flèche de recherche (F4).
Chaque fois que vous saisissez un nom de méthode inexistante, les réglages actuels sont enregistrés sous le nom saisi.
Lorsque vous appelez une méthode et que vous en modifiez les paramètres, ils sont enregistrés après validation de la procédure d'import.
Le cheminement est donc inverse aux autres fonctions de Batigest car vous identifiez une méthode après l'avoir définie et non l'inverse.

Différentes méthodes d'import peuvent être mémorisées, comportant plus ou moins d'informations à intégrer à un dossier cible.

Cette option copie ou extrait une ou plusieurs commandes en vue de les intégrer au dossier.

Pour cela vous devez :

• Indiquer le répertoire où est stocké le fichier à importer, en cliquant sur le bouton de la zone Fichier.

Dans la fenêtre Recherche fichier d'import qui s'affiche, sélectionnez le fichier à importer.

Dans la fenêtre Recherche fichier d'import, pour que le fichier de votre choix s'affiche, n'oubliez pas d'indiquer son format (.bcd, .xml, ou .mdb) en utilisant la liste déroulante.

• Sélectionner les commandes à importer, parmis les commandes du fichier sélectionné dans la zone Fichier. Pour cela, cliquez sur le bouton de la zone Commande. Si aucune sélection n'est réalisée, toutes les commandes sont importées.

Définir les options de l'import

Renuméroter les commandes

Si nécessaire : Les commandes seront renumérotées seulement s'il existe une commande de même code dans le dossier d'accueil.

Toujours : Les numéros de commandes seront toujours modifiés lors de l'import. Cette option est liée au mode de renumérotation expliqué ci-dessous.

Mode

Automatique :  La renumérotation des commandes se réalise automatiquement avec un incrément de 1 pour chaque commande.

Manuel : Lors de la renumérotation, Batigest demande à l'utilisateur un nouveau code pour chaque commande à renuméroter.

Suppression de la commande archivé

Cette option permet d'indiquer si vous souhaitez conserver ou non les commandes importées dans le fichier de transfert.

Une suppression est une opération irréversible !
Nous vous invitons à ne réaliser une suppression de vos documents commerciaux qu'après avoir réalisé une copie du fichier de transfert et après confirmation que l'import a été effectué en ayant utilisé la méthode adéquate (voir les options suivantes).

Import du client associé

Cette option importe ou non les informations clients en même temps que les commandes.

Si le format du fichier à importer est .bcd ou .xml., les clients sont obligatoirement importés. Cette option est donc inaccessible.

Créer les éléments du document importé

Cette option importe ou non les informations des éléments utilisés dans les commandes.

Plusieurs traitements sont envisageables lors de l'import, notamment lorsqu'un des éléments importés possède la même codification que l'un des éléments déjà présents dans le dossier d'accueil. Il est important de bien prendre connaissance des cas de figure que vous pouvez être amené à rencontrer. Veuillez consulter la partie relative à la gestion des doublons lors de l'import.