Caractéristiques d'un champ supplémentaire

(Menu Initialisation \ Options \ Suppléments généraux  clic bouton Modifier)

Batigest vous propose de gérer des informations qui ne sont pas prévues en standard.

Vous pouvez donc créer très facilement des suppléments généraux (ou champs supplémentaires).

Exemple

Numéro de sécurité sociale d'un salarié, date de mise en service d'un matériel...

La saisie des suppléments de fiche concerne l'ensemble des fichiers de votre bibliothèque, de vos tiers et de vos documents commerciaux.

Ces champs pourront faire l'objet de saisies au même titre que les autres champs. Ils seront donc exploitables dans les listes, dans vos modèles d'édition, au cours des procédures d'export, d'import et de modifications globales.

La mise en place d'un supplément suppose que vous renseignez les zones suivantes :

Nom

Saisissez le nom du champ à créer (20 caractères alphanumériques).

Ce nom doit être unique, il ne peut donc pas être identique à celui d'un autre champ supplémentaire ou d'un autre champ géré implicitement par Batigest.

Dans le fichier Client, les différents champs qui constituent la fiche portent déjà les noms Code, Nom, Civilite... Les champs supplémentaires que vous créerez devront donc porter d'autres noms.

Libellé

Indiquez le nom en clair qui désignera le supplément dans vos modèles d'édition.

Exemple

Vous créez un supplément RespComm au niveau de votre fichier client destiné à gérer le nom du responsable commercial des sociétés avec lesquelles vous travaillez. Vous pouvez indiquer Responsable Commercial en tant que libellé. Lorsque vous réaliserez un modèle d'édition, il vous sera possible de rechercher ce supplément à l'aide de son nom ou de son libellé, lequel sera plus parlant.

Type

Choisissez la nature des informations à saisir dans le supplément.

Quatre choix vous sont proposés :

  • Texte : Permet la saisie de n'importe quel caractère (lettres, chiffres, signes...).
  • Numérique : Limite la saisie aux valeurs numériques (chiffres, séparateur décimal, signe négatif).
  • Choix multiple : Impose une saisie parmi des valeurs prédéfinies (pour un client cela pourrait être : particulier, professionnel, association...).
  • Date : Impose une date dans un format valide.

En fonction de votre choix, la rubrique Définir le type de saisie vous propose différents champs de saisie.

Texte

Nombre de caractères

Indiquez le nombre maximum de caractères saisissables, compris entre 1 et 255.

Majuscules

Sélectionnez l'un des trois modes suivants :

  • 1ère lettre : Force la première lettre saisie en majuscule.

  • Toutes les lettres : Force la totalité de la saisie en majuscules.

  • Libre : Vous définissez librement quelles lettres seront en majuscules.

Obligatoire

Cochez cette case si vous souhaitez que la saisie d'un texte soit obligatoire.

Exemple

Vous définissez un supplément de type texte pour les fiches de vos salariés contenant leur numéro de sécurité sociale et indiquez que celui-ci est obligatoire. Si vous ne saisissez aucune valeur pour ce supplément, Batigest vous en avertira aussitôt.

Nombre

Chiffres avant la virgule

Saisissez le nombre de chiffres à utiliser avant la virgule, soit correspondant à la partie entière du supplément.

Chiffres après la virgule

Saisissez le nombre de chiffres à utiliser après la virgule, soit correspondant à la partie décimale du supplément.

Valeur minimum

Indiquez la valeur minimum saisissable pour le nombre. Il ne sera donc pas possible de saisir un nombre inférieur.

Valeur maximum

Indiquez la valeur maximale saisissable pour le nombre. Il ne sera donc pas possible de saisir un nombre supérieur.

Séparateur de milliers

Affiche un blanc pour séparer les milliers.

Exemple

1500000 sera affiché 1 500 000.

Blanc si égal à zéro

Lorsque la valeur nombre est égale à zéro, elle n'est pas affichée.

Cadrer à gauche

Cochez cette case pour que le nombre saisi soit aligné à gauche plutôt qu'à droite.

Obligatoire

Cochez cette case si vous souhaitez que la saisie d'un nombre soit obligatoire.

Exemple

Vous définissez un supplément de type nombre pour les fiches de vos représentants contenant le nombre de secteurs qu'ils couvrent et indiquez que celui-ci est obligatoire. Si vous ne saisissez aucune valeur pour ce supplément, Batigest vous en avertira aussitôt.

Choix multiple

Choix multiples

Indiquez dans le champ de saisie les différentes valeurs qui feront l'objet d'un choix à raison d'un par ligne.

Chaque choix sera désigné par une lettre de raccourci qui sera signalée par le symbole &. Placez celui-ci devant la lettre destinée à faire office de raccourci.

Exemple

Pour un client vous définissez le supplément statut contenant les valeurs suivantes :

&Particulier

&Association

Pro&fessionnel

A&dministration

&Etat

Lorsque vous modifierez ou saisirez une fiche client, vous pourrez donc sélectionner son statut parmi les cinq choix proposés : en les faisant défiler à l'aide de la barre espace, en cliquant sur la flèche de recherche située à droite de la zone de saisie (F4) pour en afficher la liste et faire une sélection, ou en tapant la lettre qui en désigne le raccourci.

Lorsque vous effectuez un choix, celui-ci n'est pas enregistré dans sa totalité mais uniquement sa lettre de raccourci : pour cette raison il n'est pas conseillé d'utiliser plusieurs fois la même lettre car seul le premier choix sera alors pris en compte.

Exemple

&Particulier ne peut être utilisé en conjonction avec &Professionnel. Si c'est le cas Batigest interprétera les deux choix comme correspondant à Particulier.

Date

Type

Définissez le format à appliquer à la date lors de la saisie :

  • JMA : le format appliqué est de type JJ/MM/AA. Par exemple : 25/12/05.

  • MA : le format appliqué est de type MM/AA. Par exemple : 12/05.

Obligatoire

Cochez cette case si vous souhaitez que la saisie d'une date soit obligatoire.

Exemple

Vous définissez un supplément de type date pour les fiches de vos salariés contenant leur date d'arrivée dans la société et indiquez que celui-ci est obligatoire. Si vous ne saisissez aucune date, c'est la date du jour qui sera utilisée.

Vous disposez en outre des boutons suivants

Quitter (Alt Q) : Permet de quitter la fenêtre des caractéristiques du supplément en cours et de revenir à la liste des suppléments définis pour la catégorie de fichier préalablement sélectionnée.

Valider (F2) : Permet de valider les caractéristiques du supplément en cours et  de revenir à liste des suppléments définis pour la catégorie de fichier préalablement sélectionnée.

Test (Alt T) : Permet d'apprécier le comportement du supplément en cours de création dans le champ de saisie Test. N'hésitez pas à utiliser celui-ci afin de vous familiariser avec les différentes caractéristiques définissables sur un supplément. Vous pourrez ainsi effectuer les ajustements nécessaires sans quitter la fenêtre en cours.