L'objet de cette page est de vous présenter les méthodes de travail à adopter et les fonctionnalités de Batigest permettant de respecter les instructions de la D.G.I.
Options concernées par les instructions de la D.G.I. :
Les pièces commerciales,
Le transfert comptable,
L'archivage des données,
Liste des fichiers d'archivage,
Les champs ajoutés pour la mise en conformité.
Les exigences de la D.G.I. liées à la traçabilité des documents impliquent une certaine rigueur dans la gestion des pièces commerciales et de leur contenu :
Interdiction de supprimer, de modifier ou de re-transférer des documents déjà transférés.
Par souci de traçabilité, il n'est plus possible de supprimer, modifier ou de re-transférer une pièce commerciale ayant fait l'objet d'un transfert vers un autre type de document.
Interdiction de supprimer ou de modifier une facture client ayant été éditée de manière définitive.
Ainsi, une facture client éditée de façon définitive ne pourra pas être supprimée ou modifiée.
Lors du transfert comptable, si des factures non définitives sont détectées sur la période sélectionnée, il sera proposé de les rendre définitives pour autoriser leur transfert.
Pour obtenir de plus amples informations sur l'incidence du transfert comptable sur les pièces commerciales, reportez-vous au paragraphe ci-dessous.
L'option d'édition définitive se présente sous la forme d'une case à cocher dans la fenêtre d'édition des factures clients, accessible :
par le bouton Imprimer dans le corps du document,
à la validation du pied,
par le bouton Imprimer de la liste des factures,
par le menu Ventes \ Edition de documents \ Factures clients et Statistiques \ Synthèse de l'activité.
Interdiction de supprimer des éléments ou des tiers utilisés dans des pièces commerciales
Les éléments (articles et ouvrages) et tiers utilisés dans des pièces commerciales ne sont pas supprimables afin de conserver une traçabilité des informations constitutives de ces documents.
La D.G.I. a également plusieurs incidences au niveau du transfert ou de l'intégration comptable.
On retiendra que les remarques suivantes sont valables que Batigest soit lié à la Comptabilité ou non :
La première tient au fait que la D.G.I. interdit tout dé-transfert comptable
Il convient donc de vous assurer avant tout transfert comptable que tous les documents transférés sont réellement définitifs (factures et avoirs clients/fournisseurs notamment). Plus aucune modification ne pourra en effet être apportée sur ces documents une fois le transfert comptable réalisé car les documents seront figés.
Assurez-vous que tous les documents pris en compte par le transfert comptables sont définitifs. Aucun dé-transfert comptable n'étant possible, tout document transféré ne sera plus modifiable ou supprimable.
Si le progiciel détecte des factures non transférées sur un exercice déjà clôturé alors il modifie lors du transfert comptable la date de ces factures au premier jour du premier mois non clôturé. Une note (commentaire) sur la pièce comptable précise alors la date d'origine de la pièce.
La deuxième est justifiée par l'obligation de traçabilité sur les données transférées en comptabilité
Identifiant DGIORIGINE
L’une des obligations introduite par l’instruction de la D.G.I. tient à l’identification et à la traçabilité sur les données transférées en comptabilité.
Conformément aux exigences fiscales, un code identifiant unique DGIORIGINE respectant une séquence ininterrompue est associé à chaque facture transférée en comptabilité (et par extension à tout document contribuant directement ou indirectement à l’établissement des documents légaux). Cette information sera utilisée dans l’archivage réalisé en Comptabilité.
Identifiant IDENTDGI
Un code unique IDENTDGI respectant une séquence ininterrompue est quant à lui associé à chaque facture client et fournisseur transférée ou intégrée en comptabilité.
Ces séquences ininterrompues viennent répondre à une exigence de traçabilité voulant qu’il n'existe pas de "vide" dans la numérotation de toutes les données produisant une écriture comptable.
Les fichiers ECRxxxxx.dat générés lors du transfert comptable intègrent donc ces informations de traçabilité. Celles-ci servent uniquement au contrôle fiscal afin de contrôler l’origine des documents (factures et avoirs clients/fournisseurs notamment).
Conformément aux exigences fiscales, un code identifiant unique est associé à chaque facture client ou fournisseur transférée en comptabilité. Les factures sont ainsi identifiées d'après une séquence de codes ininterrompue.
La troisième est liée au statut d'édition définitive
Lors du transfert comptable, si des factures clients non définitives sont détectées sur la période sélectionnée, il sera proposé de les rendre définitives pour autoriser leur transfert.
L'archivage des données (menu Utilitaires / Archivage des données / Lancement) imposé par la D.G.I. permet d'archiver toutes les données contribuant directement ou indirectement à l'établissement des documents légaux : factures et avoirs bien sûr, mais également les pièces commerciales d'origine ainsi que les informations nécessaires à l'établissement de ces documents (informations clients, éléments, tarifs, taxes, etc.).
Batigest vous permet de respecter les instructions de la D.G.I. au travers d'un archivage qui générera des fichiers MDB (Access), fichiers TEXTES (fichiers TXT et DAT) et XML.
L’ensemble de ces fichiers sera compressé dans un fichier .zip protégé par mot de passe.
Vous avez l'obligation de réaliser un archivage mensuel avant la fin du mois suivant la période à archiver.
Un archivage annuel est également obligatoire.
Pour obtenir de plus amples informations sur l'assistant d'archivage périodique des données, cliquez ici.
Bien que Batigest vous laisse libre de déclencher ou non cet archivage, sachez que vous avez cependant l'obligation légale de le faire.
Concernant le déclenchement de l'archivage, il convient de distinguer deux cas :
Batigest est lié à la Comptabilité
Si la Comptabilité est liée à Batigest, cette dernière vous invite automatiquement à procéder à l'archivage lors de l'ouverture du dossier de Batigest, dès lors que la clôture et l'archivage ont été réalisés en Comptabilité.
Concernant l'archivage annuel, notez qu'une clôture annuelle et archivage annuel doivent être réalisés en Comptabilité pour pouvoir être réalisé dans Batigest.
Il est impossible d'effectuer un archivage dans Batigest sur une période donnée, dès lors que des documents sur cette période n'ont pas été transférés en Comptabilité. On en déduit par conséquent que l'intégration en Comptabilité est impérative avant de pouvoir archiver la période correspondante.
Il est en revanche toujours possible de créer des documents sur une période déjà archivée. Notez cependant que cette démarche n'est pas cohérente au niveau des principes de gestion mais qu'elle est surtout illégale. Vous devrez pouvoir justifier en cas de contrôle fiscal de l'absence dans l'archivage de documents transférés en comptabilité.
Lorsque les deux applicatifs sont liés, l'archivage d'une période doit être réalisé en Comptabilité pour pouvoir être réalisé dans Batigest.
Batigest n'est pas lié à la Comptabilité
Dans cette configuration, l'archivage devra être déclenché manuellement via le menu Utilitaires / Archivage des données / Lancement.
Vous sélectionnerez alors manuellement la période à archiver (période du... au), de même pour l'archivage annuel.
Il est impossible d'effectuer un archivage dans Batigest sur une période donnée, dès lors que des documents sur cette période n'ont pas été transférés via l'option Financier / Transfert comptable. On en déduit par conséquent que le transfert comptable est impératif avant de pouvoir archiver la période correspondante.
Il est en revanche toujours possible de créer des documents sur une période déjà archivée. Notez cependant que cette démarche n'est pas cohérente au niveau des principes de gestion mais qu'elle est surtout illégale. Vous devrez pouvoir justifier en cas de contrôle fiscal de l'absence dans l'archivage de documents transférés en comptabilité.
Dans la pratique, il est recommandé de réaliser l'archivage en Comptabilité suite à la déclaration de T.V.A. et de réaliser l'archivage dans Batigest immédiatement après.
La liste ci-dessous vous donne un aperçu du contenu du fichier d'archivage :
Archive.xml : Fichier de description des fichiers archivés
Entrep.mdb : "Instantané" de la base de données du dossier au format Access au moment de l'archivage
Date.mdb : Informations du calendrier (jours fériés, alarmes, etc.)
PrmEdt.mdb : Paramétrages d'éditions du dossier
Ste.ini.TXT : Informations de configuration du dossier
Ste.Dat : Informations de configuration du dossier
StePref.Dat : Réglages des préférences du dossier
Svg.dat : Date de la dernière sauvegarde réalisée.
Aucune modification et aucune altération ne doivent être apportées sur ces fichiers, toute incohérence pourra donner lieu à des poursuites en cas de contrôle fiscal.
Un certain nombre de champs de la base de données assurent la mise en conformité avec l'instruction de la D.G.I. (tables des en-têtes de factures clients et fournisseurs).
Ces champs sont alimentés à la création de la pièce commerciale et concernent des informations de création (date, utilisateur, etc ...).
Ils seront transférés en Comptabilité lors du transfert comptable.