Suivi des consommations - Fonctionnement en mode manuel

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Le suivi des consommations vous permet de suivre et d'évaluer la consommation effective sur vos chantiers en articles de type fourniture et divers (en quantités) ainsi qu'en matériel (en heures d'utilisation). Le suivi peut être basé sur un ou plusieurs devis intégrés en organisation.

Les lignes des devis permettront ainsi d'établir les quantités et les montants prévus de chaque article (qu'ils soient référencés dans la bibliothèque ou non).

Sur la base du suivi des consommations, les analyses de chantier compareront ce que vous aviez prévu dans le cadre de la réalisation du chantier (dans les devis) et ce que vous avez réellement consommé (saisi dans le suivi).

Un suivi peut être réalisé au niveau global d'un chantier ou par rapport aux différentes tâches qui le composent.

ll est possible d'automatiser le suivi de consommation lorsque la fonction Gestion automatique du suivi de consommation est activée dans la fenêtre Initialisation/Préférences/Chantiers/Suivi des consommations.

Date de saisie

Par défaut Batigest propose la date du jour, vous pouvez cependant modifier celle-ci. Cliquez sur l'icône située à droite de la zone de saisie pour faire appel au calendrier et sélectionner une date.

  Jour Précédent et  Jour Suivant : Permettent de parcourir les jours un à un.

Code élément *

Cette colonne affiche la référence des articles contenus dans votre bibliothèque et pour lesquels vous souhaitez suivre la consommation ou l'utilisation. Lorsqu'il s'agit d'articles non référencés, composés d'un simple libellé et d'un prix, Batigest leur affecte un numéro précédé du symbole &.

Par défaut les articles affichés dans le suivi sont issus de l'intégration des devis en organisation. Ils peuvent aussi avoir été saisis manuellement ou suite à l'intégration d'une entrée en stock, d'une commande ou d'une facture fournisseur.

Si vous souhaitez ajouter un article manuellement, saisissez sa référence ou cliquez sur l'icône située à droite de la colonne (F4) afin d'effectuer une sélection dans la liste des articles existants.

Vous pouvez saisir un article non référencé, lequel se verra affecter une référence comme indiqué précédemment.

Libellé

Cette colonne affiche le libellé des articles sur lesquels vous réalisez un suivi : elle n'est modifiable que pour les articles non référencés.

Quantité prévue

Cette colonne, non saisissable affiche la quantité totale de chaque article présent dans l'ensemble des devis intégrés en organisation. Elle reste vide pour les articles ajoutés manuellement au suivi ou issus d'une intégration au suivi.

Exemple

Si un camion doit être utilisé cinq heures dans le cadre d'une tâche de fondations, puis deux heures dans le cadre d'une tâche de terrassement : au niveau du suivi il figurera une seule fois pour un total de sept heures.

Lorsque vous intégrez de nouveaux devis en organisation, Batigest ajoute les nouveaux éléments au suivi. Pour les éléments déjà existants, il remet à jour leur quantité prévue.

Lorsque vous constatez l'absence de certains articles dans le suivi ou pour une quantité prévue insuffisante, assurez-vous de contrôler les points suivants :

  • la gestion du suivi a été indiquée à Non sur la fiche de ces articles,

  • les articles sont utilisés dans la composition d'un ouvrage sur lequel la gestion du suivi a été indiquée à Non,

  • l'ensemble des devis liés au chantier n'ont pas été intégrés en organisation.

Quantité consommée

Cette colonne, non saisissable, rappelle le cumul des quantités consommées (saisies) pour un article jusqu'à ce jour.

Quantité saisie

Saisissez la quantité consommée au jour demandé. Vous pouvez tout à fait saisir une valeur supérieure à la quantité prévue.

Vous pouvez réaliser la saisie selon les principes suivants :

  • Réaliser le suivi au niveau global du chantier.
  • C'est le cas par défaut. Vous ne distinguez donc pas pour quelle partie des travaux les consommations se destinent.
  • Réaliser le suivi au niveau global du chantier puis procéder à une répartition sur les différentes tâches qui le composent.

La répartition d'un suivi par tâche vous permet de suivre l'utilisation de vos consommables et de vos engins au niveau des différentes parties des travaux d'un chantier. Elle nécessite au préalable la mise en place une organisation de chantier à l'aide de l' intégration d'un ou plusieurs devis.

Une fois la quantité renseignée pour un article, cliquez sur la flèche de recherche située à droite de la zone de saisie (F4) afin d'afficher une fenêtre présentant le détail des tâches composant le chantier. Vous pouvez alors procéder à la répartition intégrale ou partielle des quantités.

La tâche intitulée Global correspond au niveau le plus haut du chantier, celui qui ne fait pas référence à une partie des travaux en particulier.

Réaliser le suivi au niveau d'une tâche puis effectuer une répartition sur les différentes sous-tâches qu'elle contient.

Le bouton Visualisation (F11) vous permet de vous positionner directement sur une tâche pour effectuer un suivi. Le principe reste le même que celui indiqué précédemment.

Réaliser le suivi au niveau même de la répartition des tâches du chantier.

Même si vous n'avez pas saisi de quantité pour un article, vous pouvez appeler la fenêtre présentant le détail des tâches composant le chantier. Vous pouvez alors réaliser la saisie de vos quantités au niveau de chaque tâche, le total sera ensuite reporté dans le suivi.

Veuillez-vous reporter à la partie relative à la répartition d'un suivi par tâche pour de plus amples renseignements.

Prix *

Lorsqu'un élément est repris dans un suivi de consommations, le prix proposé par Batigest peut différer selon les situations. Plusieurs critères peuvent être déterminants :

  • Si l'élément est présent en stock chantier : le prix moyen pondéré du stock chantier est utilisé,

  • Si l'élément n'est pas présent en stock chantier : le prix moyen pondéré du stock entreprise est alors proposé,

  • Si l'élément n'est pas présent en stock entreprise ou ne fait pas l'objet d'une gestion de stock : le prix sera alors égal au déboursé de sa fiche.

Les suivis de consommations sont exprimés en unités de vente, par conséquent si un coefficient stock-vente a été saisi sur la fiche d'un élément, il interviendra dans le calcul du prix. Veuillez-vous reporter à la partie relative aux coefficients des fiches articles pour de plus amples renseignements.

Exemple

Le PMP de l'élément CA3610 est de 25 euros. Son coefficient stock-vente est de 2. Le prix qui sera proposé dans le suivi sera de 12.50 (25 / 2).

Afin de faciliter la démarche de saisie des suivis, l'utilisateur dispose de la possibilité d'intégrer des commandes, des bons de réception fournisseurs, des bons de retour fournisseurs et factures fournisseurs ainsi que des entrées en stock.

Le suivi se renseigne alors automatiquement des quantités et des prix issus des intégrations réalisées.

Si vous réalisez l'intégration de plusieurs commandes d'un même élément dont les tarifs sont différents, une moyenne sera alors aussitôt calculée de manière à en préserver le montant total. Il en est de même pour les factures fournisseurs et les entrées en stock.

Vous pouvez saisir ou modifier le prix proposé par Batigest.

Unité

Il s'agit de l' unité de vente spécifiée sur la fiche de l'article lorsqu'il est présent en bibliothèque. Cette colonne n'est pas modifiable sauf dans le cas des articles non référencés.

L'unité n'exerce aucune influence sur le nombre de décimales des quantités saisissables dans le suivi.

Montant

Cette colonne affiche le résultat de la quantité par le prix. Elle est cependant modifiable.

Lorsque vous forcez le montant des consommations pour un article, la quantité est réévaluée en tenant compte du prix.

Commentaire

Vous pouvez saisir un texte de commentaire à rattacher à la saisie d'une consommation.
Cliquez sur la flèche de recherche située à droite la colonne (F4) afin d'accéder à une fenêtre de saisie pouvant comporter plusieurs lignes. Cliquez sur le bouton Valider (F2) pour enregistrer votre commentaire ou Quitter (Echap) pour refermer la fenêtre sans le prendre en compte.

Vous disposez en outre des boutons suivants

Valider (F2) : Permet de valider les consommations saisies pour le jour sélectionné et quitter le suivi.

Récapitulatif (F5) : Sélectionnez une ligne d'article dans le suivi et cliquez sur ce bouton afin de visualiser un comparatif entre le prévu (issu des devis) et le réalisé (saisi dans le suivi) en quantité et en montant. Batigest affiche en outre les écarts constatés en chiffres et en pourcentages.

Historique (F8) : Ce bouton permet de connaître pour chaque article du suivi le détail des consommations réalisées jusqu'à ce jour et éventuellement apporter des corrections au niveau des quantités ou des prix, voire effectuer des suppressions.

Intégrer (F6) : Ce bouton permet de réaliser des intégrations dans le suivi des consommations afin d'en faciliter la saisie. Vous avez la possibilité d'intégrer des entrées en stock, des commandes fournisseurs, des bons de réception fournisseurs, des bons de retour fournisseurs ou des factures fournisseurs. La quantité et le prix des consommables sont alors automatiquement renseignés en fonction de l'intégration réalisée. *

Exemple

Ceci est notamment utile lorsque vous considérez par exemple que ce qui a été commandé correspond à ce qui a été consommé sur le chantier.

Visualisation (F11) : Ce bouton permet de vous positionner directement sur une tâche pour effectuer un suivi. L'affichage se limite alors aux articles prévus dans la tâche sélectionnée, vous pouvez ainsi réaliser la saisie des consommations pour une partie des travaux du chantier en particulier.

Fiche (F7) : Permet d'accéder à la fiche de l'article sélectionné dans le suivi.

Insérer une ligne (Ctrl Ins ou F9)d'éditer ultérieurement de nouveaux appels d'offre,

Supprimer une ligne (Ctrl Suppr ou F10) : Permet de supprimer une ligne de suivi pour un article.

Ré-initialiser les quantités saisies (F12) : Permet de remettre à zéro la colonne Quantité saisie pour l'ensemble du suivi.

La combinaison de touches Ctrl R vous permet d'effectuer une recherche sur un article lorsque leur nombre est trop important dans le suivi.

* Option soumise à la souscription du module nécessaire