Intégration de documents (devis, commandes)

(Menu Chantiers \ Organisation des chantiers clic bouton Integr. documents(F12))

Option soumise à la souscription du module nécessaire

L'intégration d'un devis ou d'une commande en organisation initialise l'organisation avec toutes les données contenues dans ces documents. Vous pouvez gérer l'organisation du chantier (affectation des ressources, saisie d'avancement des tâches...) par rapport à l'ensemble des documents qui ont été intégrés.

Nous vous conseillons de vérifier avant l'intégration d'une commande, que le devis précédant cette commande n'a pas déjà été intégré, car ses données s'additionneraient à celles de la commande.

Cette intégration permet l'initialisation de fonctionnalités subordonnées au chantier : suivi de main d'oeuvre et de fournitures, pour voir apparaître le prévu des devis ou commandes, et l'activation de la possibilité de générer un réapprovisionnement chantier.

Comme les devis/commandes sont amenés à s'enrichir lors du déroulement du chantier, une nouvelle intégration d'un même devis ou commande sait prendre en compte ces changements.

Exemple

Si durant votre chantier, vous emportez une nouvelle tranche de travaux, ou si une variante est acceptée, faites les modifications dans le corps du devis ou de la commande concerné, puis réalisez une nouvelle intégration de ce devis ou commande en organisation.

Tous les ajouts apportés à ce devis ou commande seront pris en compte et viendront s'ajouter en organisation.

Les nouvelles références, dans l'exemple précédent, sont automatiquement accessibles dans le suivi.

La fenêtre Intégration affiche tous les commandes et devis rattachés au chantier pour lequel vous pouvez gérer une organisation, et vous permet de les intégrer :

Liste des documents

Batigest affiche dans cette liste tous les documents (devis et commandes) rattachés au chantier sélectionné.

Vous pouvez intégrer les données d'un seul document ou de plusieurs (sélectionnez dans ce cas ceux que vous souhaitez récupérer).

Niveau d'intégration

Vous pouvez réaliser un filtre à l'intégration des données des documents, en déterminant à partir de quel niveau de tranche (les niveaux vont de 1 à 6) Batigest doit incorporer les données, et jusqu'à quel niveau.

Exemple

Ce filtre permet par exemple de n'intégrer que les tâches de plus haut niveau (correspondant au tranches principales) et de ne pas générer une tâche pour chacun des ouvrages présents dans un document.

A l'inverse, vous pouvez décider de ne pas intégrer les tâches de plus haut niveau (correspondant peut-être à des ensembles trop importants à suivre) et de ne tenir compte que des tâches plus élémentaires de niveau inférieur (les ouvrages par exemple).

Saisissez le plus haut niveau à prendre en compte (de 1 à 6) et le niveau le plus bas.

Le niveau le plus bas est intitulé Ouvrage mais il désigne également les éléments indépendants (n'appartenant pas à des ouvrages) de type fourniture, main d'oeuvre ou divers pour lesquels un temps à été défini.

Les tranches de type Variantes ne seront pas intégrées dans le planning d'organisation. Ces tranches sont définies dans le document en leur affectant l'attribut Non compris.

Durée minimale

Indiquez éventuellement la durée minimale des tâches à prendre en compte. Ce filtre supplémentaire permet de ne pas intégrer des tâches (tranches, sous-tranches ou ouvrages) dont le temps associé serait négligeable.

Organisation initiale

Vous avez la possibilité d'intégrer vos documents séquentiellement ou simultanément.

La différence tient en fait aux niveaux d' antériorités entre les tâches qui seront définis par défaut dans l'organisation (ces choix seront modifiables à tout moment).

L'organisation séquentielle propose une antériorité de 100 % entre les tâches de même niveau. C'est à dire que chaque tâche ne pourra commencer que lorsque la tâche supérieure sera finie (vous ne pourrez saisir l'avancement d'ouvrages appartenant à une même tranche que lorsque les ouvrages supérieure -dans l'ordre du devis- seront terminés).

L'organisation simultanée, quant à elle, considère que l'ensemble des tâches de même niveau sont faites en même temps (la durée de la tâche principale sera alors égale à la durée de la sous-tâche la plus longue).

Vous pouvez validez l'intégration en sélectionnant un ou plusieurs documents et en cliquant sur le bouton Valider (F2), ou annuler l'intégration des données des documents en cliquant sur le bouton Quitter (Echap).

La procédure d'intégration est capable de créer automatiquement des tâches (travaux à réaliser) dans le planning d'organisation, en examinant la structure de vos documents: tranches, sous-tranches, ouvrages, etc... Chaque tranche peut être convertie en tâche, chaque sous-tranche en sous-tâche, jusqu'à l'ouvrage.

Seuls les ouvrages pour lesquels l'option Suivi de chantier a été cochée (voir la fiche des éléments) seront intégrés dans le planning d'organisation.

Si vous souhaitez réaliser une nouvelle intégration de données des documents, alors que vous en avez déjà réalisé une, vous ne pourrez pas modifier le niveau de début d'intégration ni la durée minimale des tâches à générer.