Fiche chantier - Onglet Documents

(Menu Chantiers \Liste des chantiers  clic bouton Créer/Modifier  onglet Documents)

Option soumise à la souscription du module nécessaire

Cet onglet vous permet de consulter, éditer et accéder à toutes les pièces commerciales relatives au chantier :

* La liaison avec le Module COMPTOIR concerne uniquement les utilisateurs de Batigest i7

Il vous permet aussi de procéder à la création de nouveaux documents ou l'association de documents existants.

Le chantier représente par, le biais de cet onglet, un classeur d'affaire qui vous permet de centraliser la gestion des différents documents liés à votre chantier.

Exemple

Lors de sa création, aucun document ne lui est encore rattaché.

Vous avez accès, sous forme d'une liste, à l'ensemble des documents liés au chantier. Cependant, cet accès est défini par l'intermédiaire de coches pour permettre de choisir le type de documents à afficher.

Le bouton permet d'accéder à la liste des documents dont on peut activer ou non l'affichage.

Exemple

Dans la capture ci-dessus, nous avons choisi d'afficher uniquement les documents de la chaîne des Ventes (devis, commandes, bons de livraison et factures), ainsi que certains documents de la chaîne des achats (commandes, bons de réception et factures).

Chaque document peut être activé ou désactivé. Par exemple, vous pouvez très bien envisager d'afficher les factures de ventes tout en masquant les devis. Dans la capture ci-dessus, il suffirait de décocher "Devis". De ce fait, la coche présente au niveau du libellé "Ventes" sera conservée tout en étant légèrement grisée indiquant que tous les documents de Ventes ne sont pas affichés.

Le bouton permet de masquer les détails des documents. De ce fait, cette action permet d'agrandir l'espace de la liste des documents dont on a choisi l'affichage.

Exemple

Dans la capture ci-dessus, on accède à la liste des documents sélectionnés dans un espace développé.

Par défaut les documents d'un chantier sont classés par ordre chronologique, mais vous pouvez modifier ce classement : pour cela cliquez avec le bouton gauche de la souris sur l'en-tête de la colonne de votre choix.

Le colonage de la liste des documents reste bien entendu modifiable, veuillez-vous reporter à la section relative au colonage pour de plus amples informations.

Type de document

Ce filtre vous permet de sélectionner quels documents seront affichés au niveau de la liste.

Ventes

Devis

  • créés depuis le chantier,

  • associés au chantier,

  • pour lesquels le code du chantier a été saisi en en-tête.

Commandes

  • créées depuis le chantier,

  • associées au chantier,

  • pour lesquelles le code du chantier a été saisi en en-tête,

  • issues du transfert d'un devis lié au chantier.

Bons de livraison

  • créés depuis le chantier,

  • associées au chantier,

  • pour lesquelles le code du chantier a été saisi en en-tête,

  • issues du transfert d'un devis lié au chantier

  • issues du transfert d'une commande liée au chantier.

Factures

  • créées depuis le chantier,

  • associées au chantier,

  • pour lesquelles le code du chantier a été saisi en en-tête,

  • issues du transfert d'un devis lié au chantier,

  • issues du transfert d'une commande liée au chantier,

  • issues du transfert d'un bon de livraison lié au chantier.

Fournisseurs

Commandes fournisseurs

  • créées depuis le chantier,

  • associées au chantier,

  • issues du transfert d'un devis lié au chantier ou d'une étude des déboursés

  • pour lesquelles le code du chantier a été saisi en en-tête,

  • destinées partiellement (ou totalement) au chantier,

  • issues d'un réapprovisionnement de chantier,

  • issues d'une étude de déboursés et destinées au chantier.

Bons de réceptions fournisseurs

  • créés depuis le chantier,

  • associés au chantier,

  • pour lesquels le code du chantier a été saisi en en-tête,

  • destinés partiellement (ou totalement) au chantier,

  • issues du transfert de commandes fournisseurs liées au chantier.

Bons de retour fournisseurs

  • créés depuis le chantier,

  • associés au chantier,

  • pour lesquels le code du chantier a été saisi en en-tête,

  • destinés partiellement (ou totalement) au chantier,

  • issues du transfert de bons de réceptions fournisseurs liées au chantier

Factures fournisseurs

  • créées depuis le chantier,

  • associées au chantier,

  • pour lesquelles le code du chantier a été saisi en en-tête,

  • destinées partiellement (ou totalement) au chantier,

  • issues du transfert de commandes ou de bons de réception fournisseurs (ou de bons de retours pour générer des avoirs fournisseurs) liées au chantier.

Le montant des commandes, bons de réception/retour et des factures fournisseurs destinés partiellement à un chantier est calculé au prorata des quantités des articles.

Exemple

Vous commandez 10 unités d'un Accès laiton poli pour portes. Le prix d'achat unitaire de cet article est 130.58 euros. Votre fournisseur vous accorde un escompte de 2 %. Le total de la commande est de 1530.51.
Vous en destinez 5 à votre dépôt, 2 au chantier PUISAT et 3 au chantier DEJEANS.
La commande apparaîtra sur le chantier DEJEANS pour un total de 1530.51 * 3 / 10 soit 459.15 euros.

Sous-traitants

Commandes sous-traitants

  • créées depuis le chantier,

  • associées au chantier,

  • pour lesquelles le code du chantier a été saisi en en-tête,

  • issues du transfert de devis liés au chantier

Factures sous-traitants

  • créées depuis le chantier,
  • associées au chantier,
  • pour lesquelles le code du chantier a été saisi en en-tête,
  • issues du transfert de commandes liées au chantier.

Documents comptoir *

Lorsque vous indiquez un code chantier dans l'en-tête d'un document rédigé à l'aide du module Comptoir, celui-ci est lié au chantier. Sélectionnez cette option si vous ne souhaitez voir que les documents comptoir liés au chantier.*

* La liaison avec le Module COMPTOIR concerne uniquement les utilisateurs de Batigest i7

Financiers *

  • Echéances : Les échéances des factures sont affichées,

  • Règlements : Les règlements venant pointer les échéances des factures sont affichés,

La gestion des règlements s'effectue à l'aide du logiciel Sage Financier i7 *.

* La liaison avec le Module FINANCIER concerne uniquement les utilisateurs de Batigest i7

L'onglet Documents met à votre disposition de nombreux boutons destinés à faciliter la gestion de vos pièces commerciales.

Créer (Alt C)

Ce bouton vous permet de créer un document commercial qui sera automatiquement lié au chantier (devis, commande, bon de livraison, facture, commande fournisseur, bon de réception/retour, facture fournisseur, commande sous-traitant et facture sous-traitant).

L'en-tête d'un devis, d'une commande, d'un bon de livraison ou d'une facture reprendra par défaut les informations saisies dans l'onglet Client ainsi que le code du chantier. L'adresse de livraison des commandes et factures fournisseurs ainsi que l'adresse de réalisation des commandes et factures sous-traitants sera renseignée automatiquement à partir de celle du chantier.

Lorsque vous créez une commande ou une facture fournisseur à l'aide de ce bouton, elle est entièrement dévolue au chantier : vous ne pourrez donc pas la destiner partiellement (ou totalement) à un autre chantier ou au stock entreprise, à moins de ne supprimer cette association au préalable.

Modifier (Alt M)

Permet de modifier le document sélectionné dans la liste.

Pour sélectionner une pièce, cliquez sur celle-ci de manière à ce qu'elle apparaisse surlignée en bleu. Les flèches de déplacement vous permettent éventuellement de parcourir la liste des pièces.

Vous pouvez aussi effectuer un double clic afin de provoquer l'ouverture du document.

Associer (Alt A)

Permet de sélectionner un document commercial et de l'associer au chantier.

Vous ne pouvez sélectionner un document déjà lié à un autre chantier.

Exemple

Une commande dont une partie des articles est destinée à un chantier différent du chantier courant. Un devis créé à partir d'un autre chantier...

Désassocier (Alt D ou Suppr)

Permet de supprimer l'association entre un document et un chantier. Le document devient alors indépendant du chantier courant.

Une commande ou une facture fournisseur peut être liée à un chantier par le biais des quantités des articles qui lui sont destinées : lorsque vous supprimez l'association avec ce dernier, les quantités sont alors aussitôt réorientées vers le stock entreprise.

Exemple

Vous commandez 10 unités d'un Accès laiton poli pour portes. Vous en destinez 5 à votre dépôt, 2 au chantier PUISAT et 3 au chantier DEJEANS.

Si vous supprimez l'association entre le chantier DEJEANS et la commande, elle sera destinée pour 8 unités au stock entreprise et 2 au chantier PUISAT.

Imprimer (Alt P)

Permet de procéder à l'édition du document sélectionné.

Transfert (Alt T)

Ce bouton permet de réaliser des transferts du document sélectionné vers un ou plusieurs documents de la chaîne des ventes ou de la chaîne des achats.

Pour cela sélectionnez d'abord le document puis cliquez sur le bouton Transférer.

En fonction des pièces choisies, certains boutons ne seront pas accessibles. Par exemple les échéances et les règlements étant des informations de nature financière, elles ne vous permettront pas d'effectuer d'action particulière.