Lancement de l'archivage

(Utilitaires \ Archivage des données \ Lancement)

L'archivage périodique des données (menu Utilitaires / Archivage des données / Lancement) est une exigence fiscale imposée par la D.G.I. Elle permet d'archiver toutes les données qui concourent directement ou indirectement à la formation des résultats comptables ou fiscaux et à l'élaboration des déclarations rendues obligatoires par le code général des impôts.

L’archivage annuel implique la clôture de la période archivée et implicitement des périodes antérieures.

Les factures clients, Comptoir et d’acomptes datées de l’année archivée qui n’ont pas été éditées définitivement le sont à l’issue de la procédure et font l’objet d’un scellement.

Les règlements dont la date d’encaissement datée de l’année archivée sont scellés.

Dans tous les cas l’utilisateur est informé et peut reporter la procédure d’archivage.

Batigest vous permet de respecter les instructions de la D.G.I. au travers de cet archivage qui générera :

  • des fichiers  PDF pour tous les documents légaux (factures clients, factures fournisseurs, ..) et les journaux comptables (Achat, Vente,...). *

Pour plus d'informations sur les éditions des archivages mensuels et annuels, cliquez ici.

  • des  fichiers TEXTES (fichiers TXT et DAT)

  •  un fichier  XML contenant des informations comme la période, le type d'archivage mensuel ou annuel et le contenu fichier..

L’ensemble de ces fichiers sera compressé dans un fichier .zip.

Vous avez l'obligation de réaliser un archivage mensuel avant la fin du mois suivant la période à archiver.
Un archivage annuel est également obligatoire.

Un rapport en fin de traitement vous renseigne sur l'auteur et la date de l'archivage et vous présente la liste des fichiers générés à cette occasion.
Bien que Batigest vous laisse libre de déclencher ou non cet archivage, sachez que vous avez cependant l'obligation légale de le faire.

N’oubliez pas d'archiver également les données des logiciels générateurs d'écritures comptables (Comptabilité, Paye, etc.). Une fonction d'archivage dédiée est proposée à cette fin dans les dernières versions de nos progiciels.
Les fichiers archivés pourront vous être réclamés en cas de contrôle fiscal. Veillez par conséquent à les sauvegarder sur un support fiable (CD-Rom, DVD, disque dur externe…) que vous placerez en sûreté dans un endroit approprié.
Sachez que les archives ne sont pas sauvegardées dans le progiciel et qu’elles ne peuvent y être restaurées.

Concernant le déclenchement de l'archivage, il convient de distinguer deux cas :  

Batigest i7 est liée à la Comptabilité (1)

Si la Comptabilité est liée à Batigest i7, ce dernier vous invitera à procéder à l'archivage suite à la clôture et l'archivage en Comptabilité i7.

Vous pourrez ainsi accéder directement à cet assistant à l'ouverture du dossier. Cet assistant vous proposera par défaut les périodes à archiver (archivage mensuel ou annuel).

Cette fonction d'archivage demeure néanmoins accessible à tout moment.

Lorsque les deux applicatifs i7 sont liés, l'archivage d'une période doit être réalisé en Comptabilité pour pouvoir être réalisé dans Batigest.

Batigest n'est pas liée à la Comptabilité (2)

Dans cette configuration, l'archivage devra être déclenché manuellement. Vous sélectionnerez alors manuellement la période à archiver (période du... au), de même pour l'archivage annuel.

Dans la pratique, il est recommandé de réaliser l'archivage en Comptabilité i7 suite à la déclaration de T.V.A. et de réaliser l'archivage en Batigest immédiatement après.

Etape 1 : choix de la période et de l'unité d'archivage

Période
Sélectionnez via cette liste déroulante la période à archiver parmi celles proposées par le logiciel.
Batigest i7 vous propose par défaut toutes les périodes clôturées et encore non archivées.
Vous ne pouvez pas archiver sur une période différente de celles proposées par le logiciel.

La période d'archivage proposée par défaut est la plus ancienne parmi toutes celles à archiver.

Unité d'archivage :
Sélectionnez dans cette liste l'emplacement de destination de l'archivage :
Différents emplacements vous sont proposés par défaut.
Sélectionnez Autre chemin si vous souhaitez sélectionner vous-même le dossier de destination.

Le chemin du dossier à archiver est construit à partir des éléments suivants : Unité d'archivage sélectionnée dans ce champ \ Dossier d'archivage \ Session d'archivage \ Logiciel d'origine \ Société.

Cliquez sur le bouton pour accéder à l'étape suivante de l'assistant.

Sachez que l’archive n’est pas sauvegardée dans le progiciel et qu’elle ne peut y être restaurée.
Veillez par conséquent à les sauvegarder sur un support fiable (CD-Rom, DVD, disque dur externe…) que vous placerez en sûreté dans un endroit approprié.

Etape 2 : Avertissement et lancement de l'archivage

J'ai pris connaissance des informations liées à l'archivage :
Cochez cette case après avoir pris connaissance de toutes les informations présentées dans la page Mise en conformité D.G.I. de cette aide.

Nous vous rappelons que l'archivage est une exigence légale de la Direction Générale des Impôts.

Cliquez sur le bouton démarrer l'archivage des données.
Ce bouton est accessible uniquement sur la dernière étape de l'assistant, et à la condition que la case J'ai pris connaissance des informations liées à l'archivage soit cochée.

L'archivage des données, tout comme la clôture, est une opération irréversible.
Assurez-vous que toutes écritures prises en compte par ces deux traitements sont valides. Rappelons que les écritures clôturées ne sont plus modifiables, ni supprimables.
En cas de doute, demandez conseil auprès de votre expert-comptable.

Les Boutons

Cliquez sur ce bouton pour quitter la session d'archivage.
Cliquez sur ce bouton pour revenir à l'étape précédente de l'assistant.
Ce bouton n'est pas accessible depuis la première étape.
Cliquez sur ce bouton pour accéder à l'étape suivante de l'assistant.
Ce bouton, n'est pas accessible sur la dernière étape de l'assistant, où il est remplacé par le bouton Terminer (voir ci-dessous).
Cliquez sur ce bouton pour démarrer l'archivage de la période demandée, à l'emplacement désigné lors de la première étape.
Ce bouton est accessible uniquement sur la dernière étape de l'assistant, et à la condition que la case J'ai pris connaissance des informations liées à l'archivage soit cochée.
Ce bouton, n'est pas accessible sur la première étape de l'assistant, où il est remplacé par le bouton Continuer (voir ci-dessus).

Pour plus de sécurité, un message vous demandant de confirmer le traitement est affiché à l'écran lorsque vous cliquez sur ce bouton.

Cliquez sur ce bouton pour accéder à la page d'aide consacrée à la mise en conformité de Batigest avec les exigences de la D.G.I.
Cette page est également accessible par ce lien.

Les fichiers archivés pourront vous être réclamés en cas de contrôle fiscal. Veillez par conséquent à les sauvegarder sur un support fiable (CD-Rom, DVD, disque dur externe…) que vous placerez en sûreté dans un endroit approprié.

* Option soumise à la souscription du module nécessaire